Trioworld

TOPdesk skulle hjælpe Trioworld med at professionalisere deres it-afdeling

Da Finn Valther Rasmussen tiltrådte stillingen som it-chef hos Trioworld i juni 2021, havde han til opgave at opbygge en helt ny it-afdeling bestående af to nye medarbejdere samt en ekstern konsulent. Én af de første ting, som stod på to-do-listen, var implementeringen af et ITSM-system, som skulle erstatte deres daværende mailløsning. Det nye system skulle derfor være med til at nedbryde siloerne og skabe mere gennemsigtighed i it-afdelingen.

Men hvor starter du, når du skal på jagt efter et ITSM-system? I Finn Valther Rasmussens tilfælde var det en håndsrækning til hans netværk: ”Jeg spurgte mit netværk, hvad der var det bedste, når jeg selv kunne få lov til at vælge. Her pegede alle på TOPdesk, og derfor var det interessant at kigge nærmere på. Jeg kunne efter en dialog med andre TOPdesk-brugere se, at det levede op til vores kriterier. Vi havde bl.a. behov for et system, som kunne anvendes globalt på tværs af lande- og firmagrænser, da vi er fem divisioner i alt.” fortæller han.

It-afdelingen er ved at finde sig selv

Trioworld gik live med deres TOPdesk-løsning den 1. september 2021 efter en hurtig og effektiv implementeringsproces. TOPdesk blev som start rullet ud i Finn Valther Rasmussens egen division, som består af fire fabrikker. Implementeringen har medført, at de har fået ét samlet kontaktpunkt, som gør det lettere at navigere i alle de indkomne sager. I dag modtager it-afdelingen alt fra tekniksager til sager om ødelagt hardware i TOPdesk – og så er de begyndt at registrere assets, så de kan få et bedre overblik over de udleverede enheder. Derudover har de også oprettet formularer til HR-afdelingen, hvori de kan indrapportere nye ansættelser, rettelser og opsigelser.

It-afdelingen er stadig ved at finde sig selv, forklarer Finn Valther Rasmussen. På den lange bane håber han, at TOPdesk kan udbredes til andre divisioner, så de kan skabe ’one Trioworld’. Indtil videre har de fået hægtet en division på oppe i Sverige samt deres hovedkontor, som fra 2022 også er begyndt at sagsbehandle i TOPdesk. Det betyder helt konkret, at de forskellige it-afdelinger, som arbejder i TOPdesk, kan hjælpe hinanden med at supportere deres brugere: ”det er jo virkelig en stor gevinst, da det skaber transparens. Det er alt det, som jeg gerne ville have i den her løsning, så det er rigtig smart,” fortæller han.

TOPdesk har fået en positiv velkomst i Trioworld

Til trods for at brugerne har skullet vænne sig til det nye ITSM-system, så er det Finn Valther Rasmussens indtryk, at feedbacken generelt har været positiv – både på bruger- og operatørsiden: ”Alle har taget godt imod brugen af TOPdesk. Vi er jo kun tre mand i it-afdelingen, og jeg tror, at alle gerne vil arbejde på den måde. De kan godt se værdien af det.” Han lægger dog ikke skjul på, at der skal ske en kulturændring i Trioworld. Ændringerne skal komme lidt ad gangen, så brugerne kan følge med. Én af de ting, som han dog gerne ser ændret hurtigst muligt, er antallet af opkald til it: ”Jeg vil gerne have, at folk ikke ringer til it-afdelingen, da det er en sand tidsrøver. Vi har derfor en større opgave, når det kommer til at få opdraget folk til at forstå, at vi gerne selv vil planlægge vores tid. De skal derfor kunne se, at it-afdelingen kører, og at de nok skal få et svar,” fortæller han.

Bedre overblik og mere gennemsigtighed

Finn Valther Rasmussen kan nævne flere positive faktorer efter it-afdelingen er begyndt at anvende TOPdesk i deres arbejde, herunder et bedre overblik over alle indkomne sager: ”hvis jeg bliver stoppet på gangen med en eller anden sag, som ikke er blevet løst, så har jeg nok set den, for jeg sidder hele tiden og scanner TOPdesk igennem. Det havde jeg jo ikke nogen jordisk chance for før, da det lå i folks mailpostkasser.” Af den grund er det også blevet lettere for medarbejderne i it at supportere hinanden. Derudover har de også mulighed for at få indsigt i al data, forklarer han: ”Vi har al statistikken, som vi skal bruge til at finde ud af, hvor vi skal være mere proaktive. Hvad er det, vi skal gøre bedre én gang for alle? Jeg kan kun gætte på det, men jeg er sikker på, at vi er mere effektive, end vi ville have været, hvis vi stadig havde kørt med de tre mailpostkasser. Der havde det jo sejlet med de over 1700 indkomne sager, som vi har registreret siden september 2021.”

Mulighed for at udbrede TOPdesk til andre afdelinger

Udover et ønske om at udbrede TOPdesk til resten af koncernens it-afdelinger, ser Finn Valther Rasmussen også muligheder i at få andre afdelinger hægtet på deres TOPdesk-løsning, herunder finans: ”Da vi kan adskille det hele på mailadresser og via forms, så har vi potentielt mulighed for at inddrage nogle flere afdelinger. Jeg kan for eksempel se, at finans er et x antal personer, og samarbejdet er ikke altid nemt – for hvem gør hvad? Folk skal kunne forstå, at systemet ikke er en hindring, men en hjælp. Men indtil videre er der ikke så mange, der har set lyset. Desværre. Jeg har ikke helt opgivet tanken om at udbrede det til andre, men det ligger ikke i kortene lige nu. Vigtigst af alt har jeg fået lige nøjagtigt det, som jeg havde håbet og ønsket: at få styr på min egen afdeling samt alle it-sager.”