Kereby

TOPdesk hjælper Kereby med at holde styr på alle opgaver

Ejendomsselskabet Kereby havde brug for et nyt opgavesystem til deres facility management, som tilbød multifaktorgodkendelse samt gav dem mulighed for at lave rapportering og statistikker. De undersøgte derfor markedet efter mulige løsninger – og her blev TOPdesk en interessant spiller, fortæller Stephen Mortensen, konsulent hos Kereby: ”Efter vi fik en demonstration af system, kunne vi se, at TOPdesk var den rette løsning for os. Vi troede faktisk så meget på det, at vi bare gerne ville i gang med det samme.” Og der gik derfor ikke lang tid fra kontrakten blev underskrevet til de trak i arbejdstøjet: ”Under implementeringsprocessen begyndte vi, sammen med TOPdesks konsulenter, at vride, dreje og vende systemet på hovedet, så det blev tilpasset vores behov. I den forbindelse fandt vi ud af, at TOPdesk kan meget mere, end vi troede til at starte med.”

Opgavehåndteringen er blevet standardiseret

Efter Kereby gik live med TOPdesk i efteråret 2022, har de fået opbygget nogle effektive processer, som gør samarbejdet lettere for deres mange medarbejdere.

Når en lejer f.eks. indsender en opsigelse, igangsættes en proces i ERP-systemet. Her kan ejendomsadministratoren trykke på en knap, hvorefter der bliver udsendt en e-mail til nogle udvalgte medarbejdere med alle de relevante informationer. I den forbindelse bliver der også oprettet en ny sag i TOPdesk – hvor alle lejerens kontaktinformationer automatisk tilknyttes – der udløser nogle bestemte opgaver: førsyn, istandsættelse, fraflytningssyn m.m.

I takt med at disse processer er blevet sat i system – og ikke mindst automatiseret, er det blevet lettere at få et overblik over de forskellige opgaver, fortæller Stephen Mortensen: ”Vi har fået endnu mere styr på vores processer samt hvilke kollegaer, der skal gøre hvad, hvornår og i hvilken rækkefølge, ved at bruge TOPdesk på den måde, som vi gør. Det gør, at vi kan sikre, at alting kører så gnidningsfrit som muligt.”

Opgavehåndtering 2.0

I dag er det blevet lettere for viceværterne at holde styr på deres opgaver. Hvis servicecenteret f.eks. sender en vicevært en sag med en dryppende vandhane, kan viceværten tage ud til lejeren for at se på problemet. Hvis det er noget, som han ikke selv kan fikse, så går han ind i TOPdesk og tildeler sagen til en VVS’er. Herefter får VVS’eren en e-mail med alle de relevante informationer. Samtidigt går TOPdesk over i ERP-systemet og beder om at få reserveret et beløb i økonomisystemet til udførelsen af dette arbejde. Så snart opgaven er udført, kan VVS’eren trykke på et link i den modtagende e-mail og selv lukke sagen.

Derudover anvender viceværterne også TOPdesk til at holde styr på tilbagevendende opgaver, som skal udføres hver måned – f.eks. tjek af brandanlæg. Det betyder, at de hurtigt kan få et overblik over to-do-listen. Og hvis en medarbejder er syg eller har ferie, kan opgaven tildeles til en anden kollega.

Alt dette er en klar opgradering ift. det gamle system, forklarer Stephen Mortensen: ”Før rev viceværterne sig i håret og tæskede rundt i Outlook, hvor de nemt kunne glemme noget – og så blev informationerne væk for dem. Så TOPdesk har virkelig været en stor fremgang for dem, da de bedre kan styre – og få et overblik over – deres opgaver.”

Og det er ikke kun blandt viceværterne, at det nye system skaber begejstring: ”Servicecenteret er simpelthen også så glade for TOPdesk. De synes, systemet er smart og gør arbejdet nemmere, da de ved hjælp af de forskellige integrationer har al information ét sted,” fortæller han.

Dokumentation og statistik

Med TOPdesk har Kereby mulighed for at dykke ned i deres data og udarbejde rapporter, der giver dem et klart billede af deres processer samt kundehenvendelser. Hvis de f.eks. kan se, at de modtager mange henvendelser om utætte vandrør, så kan de overveje, om de i, stedet for en reparation, skulle igangsætte et projekt, hvor alle vandrør bliver udskiftet: ”Vi er begyndt at lave noget statistik på, hvad vi har af driftsomkostninger på vores ejendomme. Det betyder, at vores driftsfolk kan blive skarpere på deres budgetter ift. hvad de skal bruge penge på, for at holde ejendommene i en god velholdt stand. Så det er en af de ting, vi er rigtig glade for.” uddyber Stephen Mortensen.

Gode muligheder for videre udvidelse

Efter at have arbejdet i TOPdesk i et stykke tid, kan Kereby se flere muligheder for at udnytte systemet til fulde. De er bl.a. begyndt at anvende deres løsning til intern it-support, hvor brugerne kan henvende sig, hvis de har små eller store it-problemer.

Én af de ting, som de har på tegnebrættet, er en undersøgelse af deres kundetilfredshed: ”Vi har en ambition om, at vi skal anvende TOPdesk til at skrive ud til vores beboere, når de har været i kontakt med vores servicecenter, for at undersøge om de er tilfredse med vores serviceydelse,” fortæller Stephen Mortensen afslutningsvis.