Optimer dit Change Advisory Board og få et hurtigere IT Change Management

Et Change Advisory Board (CAB) er nøglen til at styre it changes, men lad os se det i øjnene: De kan gøre din IT Change Management proces meget langsommere. Dette blogindlæg forklarer, hvordan du ved at genopfinde dit Change Advisory Board kan fremskynde din IT Change Management proces uden at miste kontrollen.

Forståelse af Change Advisory Board

Change Advisory Board, der normalt består af repræsentanter fra it og den øvrige forretning, understøtter processen for IT Change Management ved omhyggeligt at gennemgå, godkende og overvåge alle ikke-standardiserede it changes. Hovedformålet er at sikre, at disse it changes er i overensstemmelse med de strategiske mål og samtidig minimerer potentielle risici. CAB fungerer typisk som gatekeeper og undersøger foreslåede ændringer for at vurdere deres prioritet, gennemførlighed og potentielle indvirkning på eksisterende systemer.

Hvorfor dit Change Advisory Board ikke fungerer

Traditionelle Change Advisory Boards kan være lidt af et tveægget sværd. I teorien er det en god måde at kontrollere ændringer i din organisation på. I praksis forsinker det godkendelsesprocessen for it changes.

Der er masser af organisationer, hvor det tager uger eller endda måneder at behandle it changes. I en verden, hvor agilitet og tilpasningsevne er blevet afgørende for it-organisationer, er det uacceptabelt. Men hvordan kan du fremskynde change godkendelsesprocessen uden at miste kontrollen?

Skift mindset: revurdering af dit Change Advisory Boards rolle

En modernisering af dit Change Advisory Boards rolle vil gøre din IT Change Management proces hurtigere og mere agil. Men for at det skal lykkes, er du nødt til at ændre din tankegang:

Ikke alle changes kræver CAB-evaluering

Det er ikke alle changes, der skal granskes af et Change Advisory Board. Hvis du opstiller klare kriterier for, hvilke changes der kræver en CAB-evaluering, kan du allerede forbedre effektiviteten betydeligt. Typisk bør dit Change Advisory Board fokusere på changes med stor effekt og høj risiko, som potentielt kan forstyrre kritiske systemer eller services. På den anden side kan og bør mere almindelige changes - dem med minimal risiko og indvirkning - evalueres uden dit Change Advisory Board. Ved at kategorisere changes i høj, mellem og lav indflydelse kan organisationer skille skidt fra kanel og afgøre, hvilke changes der er værd at bruge CAB'ens tid og kræfter på - og hvilke der ikke er.

Uddelegering af changes med lav og mellemstor effekt

Uddelegering af changes med lav og mellemstor effekt til de relevante personer eller teams kan reducere flaskehalse dramatisk og fremme agilitet. Denne tilgang fremskynder din IT Change Management proces, opbygger ansvarlighed og hjælper teams med at vokse. Det giver dem, der er tættest på ændringerne, mulighed for at handle hurtigt ved hjælp af deres ekspertise, mens Change Advisory Board fokuserer på changes med høj prioritet.

Introduktion til Quick Impact Score

Quick Impact Score er en struktureret tilgang til at vurdere konsekvenserne af foreslåede ændringer. Ved at kategorisere changes som lav, mellem eller høj indvirkning - baseret på foruddefinerede kriterier - kan organisationer strømline beslutningsprocessen og sikre, at kun de mest kritiske changes bliver evalueret af Change Advisory Board.

Quick Impact Score er en reduceret version af en konsekvensanalyse for ikke-standardiserede changes og har til formål at afgøre, om en change anmodning overhovedet skal godkendes, og i så fald af hvem.

Sådan implementerer du Quick Impact Score

Trin 1: Vælg dine effektkriterier

Lad os starte med at finde ud af, hvad der tæller, når vi skal evaluere effekten af en ændring. Disse kriterier vil give dig et klart billede af denne changes omfang og mulige afledte effekter.

Eksempler på påvirkningskriterier:

• Antal berørte kunder: Hvor mange mennesker vil blive berørt af ændringen, når noget går galt? Jo højere antal, jo større påvirkning.
• Omkostninger: Hvilke omkostninger vil der være forbundet med at implementere af denne change? Jo højere omkostninger, jo større konsekvenser.
• Antal involverede aktører: Hvor mange aktører vil være involveret i at realisere forandringen? Jo flere operatører og parter, der er involveret, jo større er konsekvenserne.
• Sikkerhed: Hvilke sikkerhedsrisici vil denne change medføre? Hvis ændringen kan udgøre en sikkerhedsrisiko, er det ret sandsynligt, at du har at gøre med en change med stor effekt.
• Love og regler: Vil ændringen på nogen måde påvirke din overholdelse af love og regler? Hvis svaret er ja, er change anmodningen sandsynligvis af stor betydning.

Trin 2: Definer effektniveauer for hvert kriterium

Nu hvor du har dine kriterier, er det tid til at fastsætte indsatsen. Beslut dig for, hvad lav, mellem og høj effekt er for hvert enkelt kriterium. For eksempel kan en change med lav effekt forårsage minimal forstyrrelse og koste næsten ingenting, mens en change med høj effekt kan påvirke en bred kundebase eller udgøre betydelige risici for overholdelse af reglerne. At skelne mellem disse konsekvensniveauer hjælper med at foretage nøjagtige vurderinger og styre ressourcerne effektivt.

Trin 3: Få en ansvarlig for hvert konsekvensniveau

Når konsekvensniveauerne er fastlagt, er det tid til at afgøre, hvem der skal evaluere og godkende ændringer med lav, middel og høj konsekvens. Det står dig selvfølgelig frit for at designe dette, som du vil, men det er vigtigt at afbalancere kvalitetskontrol med hurtig beslutningstagning. Tricket er kun at involvere de nødvendige personer.

For changes med lav effekt behøver du måske ikke formel godkendelse, så holdene hurtigt kan komme videre. Changes med mellemstor betydning kan kræve godkendelse fra en bestemt person, f.eks. en change- eller it-chef, for at få et ekstra gennemgangslag. Changes med stor effekt kræver hjælp fra dit Change Advisory Board.

Quick Impact Score i praksis

Lad os sige, at du vil opdatere en gratis applikation som Notepad++ til hele organisationen. Det kan gøres af en enkelt applikationsadministrator på mindre end en dag og giver ingen problemer med sikkerhed eller overholdelse af regler. Så - hvordan ser dens Quick Impact Score ud?

1. Vurder change anmodningen ud fra dine kriterier

Du vurderer kriterierne som følger:

• Antal berørte kunder: alle medarbejdere => høj effekt
• Omkostninger: gratis => lav effekt
• Antal involverede operatører: 1 => lav påvirkning
• Sikkerhed: ingen sikkerhedsrisici involveret => lav effekt
• Love og regler: ikke relevant

2. Den højeste score er din impact score

Når du gennemgår den samlede Quick Impact Score, bestemmes impact scoren for en change anmodning af den højeste værdi - ikke af et gennemsnit. I dette eksempel er alle impact scores lave, bortset fra »antal berørte kunder«, som er høj. Det betyder, at impact scoren for hele denne change anmodning er høj.

3. Se, om du kan sænke effekten af din change anmodning

Når du har en change anmodning med medium eller høj impact, er spørgsmålet: Er der noget, du kan gøre for at sænke impact scoren?

I tilfældet med opdateringen af Notepad++ skal du se, om du kan mindske antallet af berørte kunder. Måske ved at udføre opdateringerne uden for almindelig arbejdstid. Eller ved først at foretage en udrulning i en lille testgruppe. Hvis det lykkes, sænker du også effekten af at opdatere appen for resten af organisationen.

Hvordan Quick Impact Score påvirker dit Change Advisory Board

Når du implementerer Quick Impact Score, ender du typisk med, at ca. 80 procent af alle anmodninger vurderes til at have lav impact, og 10 til 15 procent vurderes til at have medium impact. Det betyder, at dit Change Advisory Board kun behøver at behandle 5 til 10 procent af de change anmodninger, de håndterer i øjeblikket. Lad det synke ind et øjeblik: Dit Change Advisory Board ville have 5 til 10 procent af den arbejdsbyrde, de har nu. Hvad siger du til en hurtigere IT Change Management proces?

Overvind modstand med et moderne Change Advisory Board

Når du bevæger dig mod mere agile processer, er det vigtigt at få Change Advisory Board-medlemmerne med ombord. Deres støtte er nøglen til et succesfuldt IT Change Management. Men modstand er naturligt, så hvordan håndterer vi den?

Håndtering af almindelige indvendinger fra Change Advisory Board-medlemmer

Dit Change Advisory Board kan være bekymret for at miste kontrollen, når organisationen går over til at anvende en Quick Impact Score. Det er vigtigt at forsikre dem om, at dette skift blot betyder, at de skal bruge deres tid og energi på de kritiske changes med stor effekt. Denne tilgang øger faktisk effektiviteten ved at holde CAB'ens styring tæt på det, der er vigtigt - samtidig med at du reducerer forsinkelser i behandlingen af changes med lav effekt.

Opfordr til en agil kultur

For virkelig at sælge fordelene ved at arbejde agilt skal du tydeligt kommunikere, hvordan strømlinede processer betyder hurtigere godkendelsestider samt hurtigere svar på forretningskrav. Ved at understrege disse tidsbesparelser kan medlemmerne af dit Change Advisory Board se, hvordan de kan fokusere på at tackle mere strategiske opgaver af høj værdi, hvilket øger deres samlede bidrag til organisationen.

Best practices til et mere agilt Change Advisory Board

For at gøre dit Change Advisory Board endnu mere agilt er det vigtigt at tage et par best practices i brug. At strømline møder, få teknologien til at arbejde for dig samt at opfordre til en kultur med løbende forbedringer er alle vigtige strategier, du bør overveje.

1. Strømligning af effektive CAB møder

Effektive Change Advisory Board møder starter med en gennemtænkt dagsorden. Sørg for at prioritere changes med stor effekt, når du udarbejder dagsordenen, og send den ud på forhånd. Hold diskussionerne i stram snor ved at holde dig til vigtige emner med fastsatte tidsgrænser og fokuser på presserende spørgsmål for at skabe hurtigere og mere afgørende resultater.

2. Udnyt teknologi og værktøjer

Brug teknologiens kraft til at øge dit Change Advisory Boards resultater, f.eks. IT Change Management software, der sporer change anmodninger, automatiserer rutinetrin samt muliggør problemfri kommunikation mellem CAB-medlemmerne.

3. Løbende forbedringer og feedback loops

Forbliv agil ved at foretage løbende forbedringer. Vurder jævnligt dit Change Advisory Boards præstationer, og indsaml feedback fra medlemmerne. Det vil hjælpe med at udpege forbedringsområder og sikre, at ledelsesprocessen forbliver på linje med organisationens mål.

Kort fortalt...

Hvis du genopfinder dit Change Advisory Board, kan du gøre din IT Change Management proces hurtigere og mere smidig. Ved at implementere Quick Impact Score og fremme en kultur, der balancerer kvalitetskontrol med hurtig beslutningstagning, kan din organisation håndtere intern modstand effektivt og reagere hurtigere på forretningens krav.

Hvis du vil dykke dybere ned i Agile Service Management, kan du læse vores Agile Service Management guide, herunder:

• Sådan gør du din serviceleverance hurtigere og mere fleksibel
• Hvad Agile, Scrum og Agile Service Management er
• 6 eksempler fra det virkelige liv på Agile Service Management
• Hvordan du gør din Incident Management og SLA'er mere agile
• 7 almindelige faldgruber i agile overgange