Hvad er IT Asset Management?

Et it-asset er enhver form for virksomhedsejet information, system eller hardware, der bruges i din virksomhed. Det omfatter fysiske genstande som computere, servere og netværksudstyr samt digitale assets som software, licenser og data. Hvis det er teknologirelateret og bidrager til din forretningsdrift, betragtes det som et it-asset.

Din organisation har højst sandsynligt et kontor med skriveborde, der er fyldt med stationære og bærbare computere – endda mobile enheder. Og disse it-assets er fyldt med alle mulige applikationer. Disse assets, hardware, software og deres licenser, skal løbende vedligeholdes, opdateres, repareres og udskiftes. Ville det ikke være en stor hjælp, hvis du vidste, hvilke it-assets din organisation har? Og havde en proces på plads til at holde disse oplysninger up-to-date? Det er her, ITAM kommer ind i billedet.

Hvis du f.eks. sporer alle dine bærbare computere og deres garantioplysninger, kan det hjælpe dig med budgettering, planlægning af udskiftninger og support. Og ved at lægge alle dine softwarelicenser i en database kan du holde styr på, hvornår dine licenser udløber.

Der er fire hovedfordele ved at have en IT Asset Management-proces på plads: du undgår sanktioner, øger effektiviteten og reducerer omkostningerne, forbedrer sikkerheden samt din organisations agility. Lad os se nærmere på hver fordel:

Undgå sanktioner. ITAM software hjælper dig med at holde styr på juridiske-, kontraktmæssige- og lovgivningsmæssige forpligtelser. Det kan især være nyttigt, hvis du står over for regelmæssige revisioner. For eksempel, hvis du registrerer alle din softwarelicenser, er det ikke sandsynligt, at du bruger dem for meget. ITSM gør også dine revisioner mere omkostningseffektive. Lad os sige at din virksomhed står for at udføre to revisioner om året. Og det tager to medarbejdere omkring en måneds fuldtidsarbejde. Du kan ende med personaleomkostninger på over 50.000,00 kr. – for en gennemsnitlig løn på 350.000,00 kr. om året. At have en moden ITAM-proces på plads vil spare dine medarbejdere tid og lave et stort indhug i regningen til din revisor.

Reducér omkostningerne. Ved du, hvilken hardware og software dine medarbejdere bruger? Eller vigtigere: ikke bruger? IT Asset Management hjælper dig med at forstå, hvordan og hvor din software bruges. Og hvilken software der ikke bliver brugt. Når du fjerner assets, som ikke anvendes, og samtidig oplagre ekstra udstyr, forhindrer du unødvendige køb. Det sparer ikke kun vedligeholdelsesomkostninger, support og energiforbrug, men reducerer også dit CO2-fodaftryk.

Forbedre sikkerheden. Ved du, at dit it-sikkerhedsteam hærder, lapper, overvåger og reviderer hvert asset? Hvert overflødigt it-asset, du kan fjerne fra din liste, er en applikation mindre at tage sig af, hvilket øger din sikkerhed. Men det er en dobbelt fordel. Takket være ITAM software kan du nemt danne dig et overblik over, hvem der bruger hvad – og du får også viden om, hvem der har adgang til følsomme data. Desuden kan du på en mere logisk måde begrænse brugertilladelserne.

Forbedre agility. Hvordan foretager du dine it køb? Efter din mavefornemmelse? Eller mere efter viden? Med ITAM er viden magt. Du kan følge, hvordan din organisation over tid anvender jeres assets. Dette giver dig data til at træffe beslutninger om operationelt behov såvel som strategisk forretningsforståelse.

I ITIL-frameworket er Asset Management en del af Service Transition livscyklusfasen. Det er ét af de fem livscyklusstadier i ITIL-frameworket. Service Transitions hjælper din organisation med at planlægge og styre ændringen af en services tilstand i dens livscyklus.

IT Asset Management fokuserer på alle aspekter af hardware, software og softwarelicenser. Det omfatter administrering af softwarelicenser, styring af hardware- og softwarelivscyklusser og besparelser ved at standardisere dine it-assets.

SACM, eller Service Asset and Configuration Management, er bredere og hjælper dig med at kontrollere alle de service assets, der er nødvendige for at levere dine services. Hvad er serviceassets? Dybest set betragtes hvert eneste aspekt af en service som et serviceasset. Så det kan være infrastruktur, applikationer og data, men også mennesker, organisation og ledelse.

Kort sagt gør SACM det samme som ITAM. Men for alle serviceassets – ikke kun hardware og software. For eksempel vil en ITAM-database fortælle dig, at du ejer en bestemt printer. SACM giver dig mulighed for at identificere, hvilke personer der er forbundet med printeren.

En CMDB eller Configuration Management Database er en del af både Configuration og IT Asset Management. Det er dybest set det centrale sted for administrering af alle dine konfigurationselementer som it-assets. Tænk på applikationsservere, tastaturer og printere.

CMDB’en er det sted, hvor du registrerer relevante oplysninger om disse elementer, f.eks. type, fabrikat, ejer, version samt deres forhold og afhængighed af andre elementer. Grundlæggende er CMDB’en det knudepunkt, hvor alle dine ITIL-processer henter deres oplysninger fra, uanset om det er Incident Management, Problem Management og selvfølgelig Asset Management.

Asset Management er et bredere koncept end CMDB. Mens CMDB’en gemmer konfigurationsoptegnelser, bruger Asset Management CMDB’en til at kontrollere assets: ting, der har økonomisk værdi for en organisation. Det indebærer sporing af oplysninger gennem alle it-assets livscyklus med fokus på ting som garanti, kontrakter, lagerbeholdning og værdi.

Asset Management har været en vigtig del af TOPdesk i årtier. Baseret på vores mange års erfaring, har vi fundet nogle best practices inden for IT-Asset Management, som gør implementering af ITAM til en leg. Her er fem af de vigtigste:

• Log ikke alt. Takket være ITAM kan du registrere al din hardware og software på én gang. Giv ikke efter for denne trang. I stedet skal du spørge dig selv ved hvert element, hvorfor du skal registrere det, og om det er vigtigt nok.
• Registrer de rigtige aspekter. Vil du registrere dine printere eller bærbare computere? Beslut selv, hvilke aspekter du skal dokumentere ved dine processer. Tommelfingerreglen? Hold dig til et minimum, og tilføj ikke ekstra ting, du aldrig bruger, men alligevel skal opdatere.
• Hold dine assets opdaterede. Registrering af assets er kun en lille del af Asset Management. For hvert asset, du registrerer, har du brug for en proces til at oprette, ændre og fjerne det. Hvis du ikke kan forpligte dig til dette som en del af dit ITAM, skal du ikke gøre det.
• Glem ikke rettigheder og roller. Det kræver mere at vedligeholde en perfekt database end dine processer. Hvem har adgang til dine assets? Kan de foretage changes? Er disse changes logført? Sørg for, at du ved det, så får du ikke nogle overraskelser.
• Overvåg alt, hvad du gør. Gik du med til at registrere en bestemt hardware eller software? Sørg for, at din proces manager kan bevise det over for procesejeren. Sæt de rigtige KPI’er og hav rapporterne på plads.