Was einen perfekten Shared-Services-Manager ausmacht – Teil 1

Branchenexperte Stephen Mann geht heute auf die Position des Shared-Services-Manager ein. Insgesamt zeigt er die sieben wichtigsten Verantwortungsbereiche im Arbeitsalltag eines solchen Managers auf. Im heutigen Artikel gehen wir auf die ersten vier Bereiche genauer ein.

Die Rolle des Shared-Services-Managers

Wenn Ihre Organisation zu einem Shared-Services-Modell übergeht, d. h. verschiedene Supportfunktionen in einer einzigen Einheit zusammenfasst, die für die gesamte Organisation zuständig ist, benötigen Sie einen Shared-Services-Manager. Aber was bedeutet das? Wie gestalten sich seine alltäglichen Verantwortungsbereiche?

Könnte beispielsweise ein Manager aus einer der Serviceabteilungen, die jetzt Teil der Shared-Services-Organisation sind, diese neue Stelle übernehmen? Dazu könnten Mitarbeiter aus der Personalabteilung, Facilities, Finanzwesen, IT, Beschaffung, Sicherheit und anderen Unternehmensfunktionen gehören, die der gesamten Organisation dienen. Oder umfasst diese Stelle so viele zusätzliche Aufgaben und Verantwortungsbereiche, sodass Sie jemanden mit entsprechenden Erfahrungen, Kompetenzen und Kenntnissen finden müssen?

Die Antwort lautet „Es kommt darauf an“: Die Stelle könnte sich aus verschiedenen Rollen Ihrer Shared-Services-Organisation zusammensetzen. Zum Beispiel eine leitende Funktion, die funktionsübergreifend ist – mit Gesamtverantwortung für Service und Support in den traditionellen Geschäftsbereichen Personal, IT, Facilities usw. In diesem Fall gehen wir davon aus, dass genau diese Definition zutrifft.

Ein Shared-Services-Manager muss ständig darauf bedacht sein, die vorhandenen Kapazitäten so zu optimieren, dass Geschäftsabläufe und -ergebnisse verbessert werden können.

Die 7 Verantwortungsbereiche eines Shared-Services-Manager

Gestaltung und Umsetzung der Shared-Services-Vision

Ein Shared-Services-Manager ist – wahrscheinlich in Zusammenarbeit mit anderen Kollegen des Shared Services – zuständig für die Gestaltung und Umsetzung der Vision der Organisation in Hinblick auf Shared Services. Natürlich ist das keine einmalige Sache – es erfordert ständige Weiterentwicklung. Der Manager ist außerdem dafür verantwortlich, dass diese Vision mithilfe einer langfristigen strategischen Roadmap umgesetzt wird.

2. Erfüllung der Erwartungen wichtiger Interessenvertreter

Ein Shared-Services-Manager muss sicherstellen, dass die von der Shared-Services-Organisation erbrachten Dienstleistungen mit den Erwartungen einer Reihe wichtiger Interessengruppen der Organisation übereinstimmen. Die wichtigen Interessenvertreter sind:

• der Vorstand
• die organisatorischen Führungsteams (z. B. die Leiter der Abteilungen HR, Sicherheit und Recht)
• die Mitarbeiter, für die sie zuständig sind

Dieser Verantwortungsbereich umfasst nicht nur Verpflichtungen bezüglich Service Level Agreements (SLAs) und den damit verbundenen Leistungszielen und Kennzahlen. Faktoren wie die Verfügbarkeit hinreichend qualifizierter Ressourcen, die entsprechend den geschäftlichen Bedürfnissen entweder intern oder extern bezogen werden, spielen ebenfalls eine Rolle. Dies beinhaltet auch eine effektive Kommunikation, auch wenn der ein oder andere das als eigenen Verantwortungsbereich betrachten könnte.

Verwenden Sie diese fünf SLA Best Practices um bessere Geschäftsergebnisse zu erzielen.

3. Gewährleistung einer effektiven Governance

Ein Shared-Services-Manager muss mit seinen jeweiligen Teammitgliedern sicherstellen, dass es passende Governance-Methoden gibt, um den Geschäftsbetrieb zu schützen. Dies reicht von der Sicherstellung der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften bis hin zur zuverlässigen Planung und Verwaltung der Geschäftskontinuität.

4. Personalführung und -verwaltung

Optimierte Prozesse und Technologien allein reichen für eine erfolgreiche Shared-Services-Organisation nicht aus: Ohne fähige und motivierte Mitarbeiter werden die Abläufe nicht reibungslos funktionieren. Mit der richtigen Führung werden Mitarbeiter dabei unterstützt, die beste Version ihrer selbst zu sein – nicht nur hinsichtlich ihrer alltäglichen Produktivität, sondern auch wenn es um die persönliche Weiterentwicklung geht.

Ein Shared-Services-Manager muss seine Teams professionell leiten und managen und ist sowohl für die Mitarbeiterbindung als auch für die Rekrutierung verantwortlich. Er gibt die Richtung für alle Teams vor, indem er eine Arbeitsumgebung schafft, die die kompetentesten Mitarbeiter anzieht und fördert.

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Im zweiten Teil wird Stephen Mann die übrigen drei Verantwortungsbereiche eines Shared-Services-Manager vorstellen. Abonnieren Sie unseren Blog und lernen Sie diese besser kennen.