Swoboda Technology

TOPdesk ist mehr als nur ein Ticketsystem

Swoboda zählt zu den führenden Entwicklern von hochkomplexen Metall-Kunststoff-Komponenten, Sensoren und Aktuatoren für die Automobilindustrie. Seit über 75 Jahren liegt der Fokus des Unternehmens auf Innovation und Präzision.

Die hohen Anforderungen, die das Unternehmen an seine eigenen Produkte und Lösungen stellt, gelten auch für die internen Services. Dafür sorgt Sonja Angele, Teamleitung IT-Servicedesk bei Swoboda Technology, und setzt dabei auf ihre 30-jährige Erfahrung im Servicemanagement. Als sie 2024 ins Unternehmen einstieg, hat sie mit TOPdesk nicht nur eine professionelle Softwarelösung, sondern vor allem auch einen zuverlässigen Partner rund um das IT-Servicemanagement gefunden.

Komplexe Prozesse effizient gestalten

TOPdesk wurde 2022 eingeführt, da das Unternehmen mit der vorherigen Lösung nicht zufrieden war. Während sie zuvor weitestgehend nur mit Service Requests arbeiteten, ermöglicht TOPdesk die Abbildung von Workflow-Prozessen.

Somit konnten sie auch komplexere Aufgaben mit Abhängigkeiten und Genehmigungen effizient verwalten. Wo früher bei einer Personalanforderung mehrere separate Tickets für verschiedene Administratoren nötig waren, wird heute der gesamte Onboarding-Prozess zentral gesteuert und überwacht. Dadurch können alle notwendigen Schritte automatisch initiiert und koordiniert werden. Das vereinfacht die gesamte Kommunikation und steigert die Effizienz.

In-house sorgen bei Swoboda Technology im schwäbischen Wiggensbach heute weltweit 60 Bearbeiter für die effiziente Beantwortung der IT-Anfragen von rund 4.500 Mitarbeitern weltweit. Mit dem Incidentmanagement von TOPdesk wird sichergestellt, dass die Tickets schnell, transparent und von den richtigen Experten gelöst werden. „Früher hat die Eskalation von Tickets immer ewig gedauert“, hebt Sonja Angele eine besonders überzeugende Verbesserung hervor. „Jetzt läuft das fast sofort.“

Ein Ticketsystem ist nicht genug

„Nur“ ein praxiserprobtes und gut funktionierendes Ticketsystem ist der ITSM-Expertin Sonja Angele aber nicht genug: „TOPdesk ist heute ein zentraler Bestandteil unserer IT-Services. Aber wir sehen auch viel Potenzial, die Plattform noch breiter einzusetzen – zum Beispiel im Facilitymanagement oder die Hausmeisterei.“ Mit TOPdesk sollen bei Swoboda Technology künftig die verschiedenen Abteilungen noch besser miteinander vernetzt und weitere Synergien geschaffen werden.

Für Sonja Angele ist es dabei immer auch entscheidend, die Mitarbeiter frühzeitig einzubinden. „Ein Tool ist immer nur so gut, wie es genutzt wird. Deshalb ist es uns wichtig, TOPdesk Funktionen nicht einfach nur einzuführen, sondern die ITSM-Lösung aktiv zu pflegen und kontinuierlich zu verbessern.“

Gelungener Erfahrungsaustausch bei TOPdesk on Tour

Ein Highlight des Jahres 2024 war für Sonja Angele die Teilnahme an der Kundenveranstaltung „TOPdesk on Tour“ in Köln . Diese bot nicht nur spannende Einblicke in neue Entwicklungen, sondern vor allem auch vielfältige Gelegenheiten zum Networking – mit anderen Kunden, aber auch mit Experten vom Softwarehersteller selbst.

Der Austausch eröffnete neue Perspektiven: „Eine der besten Erfahrungen war die Möglichkeit, Einblicke in die Praxis anderer Unternehmen zu gewinnen.“, so Sonja Angele weiter. „TOPdesk bietet noch so viele weitere Möglichkeiten, die wir erst Schritt für Schritt kennenlernen. Es ist ein Prozess, der Zeit und Engagement erfordert – aber es lohnt sich.“

Ein starkes Fundament für die Zukunft

Für Sonja Angele ist die Zusammenarbeit mit TOPdesk ein zentraler Baustein für den zukünftigen Erfolg: „Die Unterstützung durch TOPdesk und die Möglichkeit, von anderen Anwendern zu lernen, geben uns die Mittel, um nachhaltig erfolgreich zu sein.“

Mit klaren Zielen und einer aktiven ITSM-Community im Rücken plant Swoboda Technology weitere Optimierungen und Innovationen, um sich als führender Anbieter in der Automobilbranche weiter zu etablieren.