Legacy ITSM-Tool: Ist es an der Zeit, sie hinter sich zu lassen?

Ob es die Stützräder am Fahrrad sind, das Haus, das nicht zur wachsenden Familie passt, oder das Auto, das keinen Tempomat hat. Aus manchen Dingen im Leben wächst man einfach raus - und das ist gut so. Sie verändern sich, und Ihre Bedürfnisse ebenso.

Wie steht es um die Beziehung zu Ihrem IT-Servicemanagement-Tool (ITSM)? ITSM-Tools sind in vielen Organisationen seit langem das Rückgrat des IT-Betriebs. Sie erleichtern die Verwaltung von Anfragen, die Bereitstellung besserer IT-Services und die Optimierung des allgemeinen Benutzersupports. Da sich die Technologie jedoch ständig weiterentwickelt, sind viele Organisationen mit veralteten ITSM-Lösungen konfrontiert - Tools, die früher den Goldstandard darstellten, sie jetzt aber eher zurückhalten. Wenn Sie jemals das Gefühl hatten, dass Ihr Servicemanagement-Tool das geschäftliche Äquivalent zu dem alten, rostigen Fahrrad in Ihrer Garage ist, dann ist dieser Artikel genau das Richtige für Sie.

Was sind Legacy ITSM-Lösungen?

Legacy ITSM-Lösungen sind die Software-Systeme der alten Schule, die einst die IT-Welt beherrschten. Diese Tools wurden auf der Grundlage von Technologien entwickelt, die in ihrer Blütezeit auf dem neuesten Stand waren, heute aber nicht mehr mit den modernen Geschäftsanforderungen mithalten können.

Merkmale bestehender Legacy ITSM-Lösungen

• On-Premises-Infrastruktur: Diese Systeme werden oft auf lokalen Servern installiert und sind mit erheblichen Wartungsaufgaben verbunden.
• Veraltete Technologie: Sie basieren auf älteren Frameworks, die möglicherweise nicht die neuesten Integrationen oder Updates unterstützen.
• Starre Architektur: Begrenzte Anpassbarkeit und Flexibilität, was die Anpassung an aktuelle Arbeitsabläufe erschwert.

Herausforderungen beim Einsatz von Legacy ITSM-Lösungen

Das Festhalten an einer alten ITSM-Lösung mag sich bequem anfühlen - wie ein alter, kuscheliger Pullover, der nicht mehr ganz passt, von dem man sich aber nur schwer trennen kann. Hier sind einige der wichtigsten Herausforderungen:

Eingeschränkte Funktionalität

Haben Sie schon einmal versucht, eine langweilige, sich wiederholende Aufgabe in einem Altsystem zu automatisieren? Das ist so, als würde man versuchen, mit einem alten Klapphandy eine E-Mail zu versenden. Moderne ITSM-Lösungen verfügen über integrierte Automatisierungstools und Integrationsmöglichkeiten, die in Altsystemen einfach fehlen. Wenn Ihr System nicht mithalten kann, muss Ihr Team mühsame, manuelle Arbeit verrichten, die sowohl frustrierend als auch zeitraubend ist.

Hohe Wartungskosten

Ältere Systeme bringen ihre eigenen Probleme mit sich - die Wartung. Diese Lösungen erfordern oft regelmäßige Patches und Updates, die sehr teuer sein können, vor allem wenn Sie einen Berater bezahlen müssen, um selbst die kleinsten Änderungen zu implementieren. Und es geht nicht nur um finanzielle Kosten: Die Zeit Ihres IT-Teams ist wertvoll, und ständig ein sperriges System zu betreuen, stellt keine effiziente Nutzung ihrer Fähigkeiten dar.

Schlechte Nutzererfahrung

Erinnern Sie sich an das Gefühl, wenn Sie einen Computer mit einer veralteten Version von Windows hochfahren? Veraltete ITSM-Lösungen haben oft überholte Schnittstellen, die alltägliche Aufgaben unnötig kompliziert und mühsam machen. Ihr Team hat etwas Besseres verdient als eine Oberfläche, die aus der Zeit stammt, als Klapphandys noch neu waren.

Herausforderungen der Integration

In der heutigen Technologielandschaft ist alles miteinander verbunden - außer, so scheint es, Ihre alte ITSM-Lösung. Moderne Unternehmen arbeiten mit einer Reihe von miteinander verbundenen Tools, von CRM-Systemen bis hin zu HR-Plattformen. Bei älteren ITSM-Tools ist die Zusammenarbeit oft eingeschränkt, was zu Datensilos und umständlichen Workarounds führt.

Moderne ITSM-Lösungen: ein Vergleich

Was haben Sie also davon, wenn Sie Ihr Altsystem gegen ein modernes ITSM-Tool austauschen? Es ist, als würde man von einem alten, rostigen Fahrrad auf einen Elektroroller umsteigen - der Unterschied ist wie Tag und Nacht.

Features und Fähigkeiten

Moderne ITSM-Lösungen sind mit Funktionen wie cloudbasiertem Zugriff, mobiler Kompatibilität und KI-gestützten Möglichkeiten ausgestattet. Stellen Sie sich vor, Sie könnten Serviceanfragen von Ihrem Smartphone aus verwalten oder Tickets automatisch an das richtige Team weiterleiten, ohne einen Finger zu rühren.

Flexibilität und Skalierbarkeit

So wie Ihr Unternehmen wächst, sollte auch Ihr ITSM-Tool mitwachsen können. Moderne Lösungen sind oft cloudbasiert und auf Flexibilität ausgelegt. Benötigen Sie mehr Benutzer oder zusätzliche Funktionen? Moderne Systeme lassen sich einfach nach oben oder unten skalieren, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.

User Experience

Benutzerfreundliche Oberflächen sind kein Luxus mehr, sondern werden standardmäßig erwartet. Moderne ITSM-Lösungen sind mit Blick auf die Benutzerfreundlichkeit entwickelt worden und bieten intuitive Dashboards, einfache Navigation und Anpassungsoptionen, die das Leben für jeden in Ihrem Team einfacher machen.

Vorteile der Umstellung auf eine neue ITSM-Plattform

Sie haben bereits so viel in Ihr aktuelles Tool investiert, dass es Ihnen schwer fallen kann, es loszulassen. Aber denken Sie nur an all die Vorteile, die ein neues Tool mit sich bringen kann:

Verbesserte Effizienz

"Ich habe mein Passwort vergessen." "Das WLAN funktioniert nicht." "Ich kann nicht auf meine E-Mails zugreifen." Wie oft pro Woche erhalten Sie diese Fragen? Wir vermuten, dass es sehr häufig ist. Moderne ITSM-Tools sind mit Standardlösungen und Automatisierungen ausgestattet, die sich wiederholende Aufgaben erledigen, Tickets intelligent weiterleiten und sogar Self-Service-Optionen für Benutzer bereitstellen können. Das bedeutet weniger manuelle Aufgaben und mehr Zeit für Ihr Team, sich auf die wirklich wichtigen Dinge zu konzentrieren.

Kosteneinsparungen

Sicher, eine Migration mag sich wie eine große Anfangsinvestition anfühlen, aber denken Sie an die Kosten, die Sie aktuell bereits haben. Die Pflege von Altsystemen, die Kosten für Berater und die Durchführung manueller, sich wiederholender Aufgaben summieren sich. Moderne Lösungen senken die Gesamtkosten oft durch Cloud-Hosting, Automatisierung und geringeren Wartungsbedarf.

Erhöhte Sicherheit

Die Cybersicherheit sollte für jedes Unternehmen oberste Priorität haben, und ältere Systeme können da eine Belastung darstellen. Ihr ITSM sollte mit Ihren Sicherheitspraktiken in Einklang stehen. Moderne ITSM-Lösungen verfügen über erweiterte Sicherheitsmaßnahmen, wie z. B. fortschrittliche Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und regelmäßige Updates, die Ihre Daten sicherer machen als je zuvor.

Bessere Datenanalyse

Moderne ITSM-Lösungen bieten die Analysen und Einblicke, die Sie benötigen, um sichere, datengesteuerte Entscheidungen zu treffen. Reports in Echtzeit, Datenvisualisierung und benutzerdefinierte Dashboards bedeuten, dass Sie schneller fundierte Entscheidungen treffen können. Sie müssen keine Berichte mehr von drei verschiedenen Stellen abrufen, nur um einen grundlegenden Überblick zu erhalten.

Der Migrationsprozess

Der Umstieg auf eine moderne ITSM-Lösung muss nicht mit Kopfschmerzen verbunden sein. Hier erfahren Sie, wie Sie den Prozess so reibungslos wie möglich gestalten können:

Bewertung des aktuellen Bedarfs: Beginnen Sie damit, zu beurteilen, was Ihre Organisation tatsächlich von einem ITSM-Tool erwartet. Was fehlt in Ihrer derzeitigen Struktur? Welche neuen Funktionen würden den Unterschied ausmachen? Eine solche Bestandsaufnahme hilft Ihnen bei der Auswahl der richtigen Lösung.

Auswahl der richtigen modernen ITSM-Lösung: Nicht alle modernen ITSM-Tools werden für genau dieselben Zwecke entwickelt. Suchen Sie nach einer Lösung, die Ihren Anforderungen entspricht - sei es eine einfache Integration mit Ihren bestehenden Tools, anpassbare Workflows oder KI, um Ihr Team von bestimmten manuellen Aufgaben zu befreien.

Umsetzungsstrategien: Die Migration muss kein Chaos bedeuten. Eine schrittweise Einführung, eine gründliche Benutzerschulung und laufender Support können den Übergang so schmerzlos wie möglich gestalten. Stellen Sie sich das so vor, als würden Sie Ihrem Team das Fahren des neuesten Hightech-Autos beibringen - beginnen Sie mit Testfahrten, damit es sich gut anfühlt, bevor es in die Vollen geht.

ITSM-Upgrade bei der BayBG Bayerische Beteiligungsgesellschaft mbH

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass ihre alten ITSM-Tools nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprechen – so auch die BayBG Bayerische Beteiligungsgesellschaft mbH.

Die BayBG hatte mit einer veralteten ITSM-Lösung zu kämpfen, die unflexibel war und den Arbeitsalltag eher erschwerte als erleichterte. Eine der größten Hürden war die fehlende Benutzerfreundlichkeit: Das alte System war kompliziert, wenig intuitiv und verlangte viel manuellen Aufwand. Zudem war die Ticketverwaltung umständlich, sodass Anfragen nicht effizient bearbeitet werden konnten.

Der Wechsel zu TOPdesk as a Service (SaaS) brachte die dringend benötigte Erleichterung: Eine moderne, intuitive Plattform, klare Strukturen und eine bessere Übersicht, die die Effizienz und Zusammenarbeit deutlich verbesserte.

Möchten Sie mehr über den Wechsel der BayBG auf TOPdesk SaaS erfahren? Lesen Sie hier mehr darüber.

Mit TOPdesk vorankommen

Ältere ITSM-Lösungen haben ihren Zweck erfüllt, aber die Zeiten haben sich geändert. Hohe Wartungskosten, veraltete Funktionen und Integrationsprobleme sind Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, weiterzumachen. Moderne ITSM-Lösungen bieten eine Vielzahl von Vorteilen, Kosteneinsparungen und erhöhter Sicherheit bis hin zu besseren Benutzererlebnissen. Wenn Ihr aktuelles System Sie also eher hindert, ist es vielleicht an der Zeit, es loszulassen und eine Lösung zu finden, die Ihr Unternehmen voranbringt.

Mit TOPdesk erhalten Sie ein sofort einsatzbereites Tool, das mit Ihrer Organisation wächst, und unser interner Support vor Ort steht Ihnen bei jedem Schritt zur Seite.

Geben Sie sich nicht mit weniger zufrieden. Wagen Sie den Sprung und sehen Sie, wie eine moderne ITSM-Lösung Ihren IT-Betrieb entlasten kann. Ihr Team wird es Ihnen danken.