ITSM vs. IT-Projektmanagement: Welche Lösung passt besser?

Manchmal ist es nicht ganz einfach den Unterschied zwischen IT-Servicemanagement (ITSM) und IT-Projektmanagement (PM) zu erkennen, da es viele Überschneidungen gibt. Durch welche Faktoren und Merkmale unterscheiden sie sich also voneinander? Und wie können Sie herausfinden, welches Framework und welches Tool für Sie und Ihr Unternehmen besser geeignet ist? Wir haben alles für Sie! Doch bevor wir die beiden miteinander vergleichen, sollten wir uns die beiden Frameworks und Tools einzeln ansehen.

IT-Projektmanagement: der Taskmaster

Betrachten Sie das IT-Projektmanagement als Ihre Anlaufstelle für die Erledigung bestimmter Aufgaben innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens. Sie haben ein Startdatum, ein Enddatum und ein klares Ziel. Ganz gleich, ob Sie eine neue Software implementieren, IT-Systeme auf neue Server migrieren oder Datenbanksysteme aktualisieren, das IT-Projektmanagement bietet eine Struktur, die den reibungslosen Ablauf eines Projekts sicherstellt. IT-Projektmanager kümmern sich nicht nur um die Planung der Aufgabe selbst, sondern koordinieren auch die Kommunikation zwischen dem Projektteam und den Beteiligten. Dieser Rahmen ist für definierte Zeitpläne und klare und schnelle Zwischenziele ausgelegt, die auf ein großes Gesamtziel ausgerichtet sind, oft mit einer kurzen Durchlaufzeit.

Was ist die Aufgabe eines IT-Projektmanagement-Tools?

Ein IT-Projektmanagement-Tool soll Organisationen dabei helfen, IT-Projekte effizient zu planen, durchzuführen und zu überwachen. Diese Tools bieten zum Beispiel Funktionen wie:

• Eine Aufgabenplanung, die es den Projektmanagern ermöglicht, bestimmte Aufgaben zu definieren, sie den Teammitgliedern zuzuweisen und Fristen festzulegen. Diese Tools enthalten häufig Gantt-Diagramme zur visuellen Darstellung von Projektzeitplänen, was die Verfolgung des Projektfortschritts und die Anpassung der Pläne bei Bedarf erleichtert.
• Die Ressourcenverwaltung ist eine weitere wichtige Funktion, die es den Managern ermöglicht, Ressourcen wie Teammitglieder, Betriebsmittel und Budget zuzuweisen und auszubalancieren, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Darüber hinaus bieten diese Tools in der Regel Funktionen für die Zusammenarbeit wie File Sharing, Echtzeitkommunikation und die Anbindung anderer Tools, was eine nahtlose Teamarbeit erleichtert.
• Mit Hilfe von Reporting- und Analysefunktionen können Manager Berichte über den Projektstatus, die Budgetauslastung und die Teamleistung erstellen und so wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die ihnen helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen. So kann beispielsweise ein Unternehmen, das eine neue Softwareanwendung entwickelt, ein IT-Projektmanagement-Tool verwenden, um das Projekt in Phasen zu unterteilen, den Entwicklern Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

ITSM: das Multitalent

IT-Servicemanagement (ITSM) ist ein Leitfaden, bei dem es darum geht, durch effektives Management von IT-Services einen kontinuierlichen Mehrwert zu schaffen. Im Gegensatz zum traditionellen IT-Projektmanagement, das sich auf die Erledigung bestimmter Aufgaben konzentriert, geht es beim ITSM um die kontinuierliche Weiterentwicklung von IT-Services, um den Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Durch die Anwendung bewährter ITSM-Best Practices können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Services nicht nur zuverlässig sind, sondern auch ständig auf dem neuesten Stand gehalten werden, um den sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht zu werden.

Was macht ein ITSM-Tool?

Ein ITSM-Tool ist für die Verwaltung laufender IT-Services konzipiert. Es bietet robuste Reporting-Optionen, so dass Sie in der Lage sind, KPIs und Metriken zu verfolgen, um Ihre Arbeitsweise kontinuierlich zu verbessern. Einige der wichtigsten ITSM-Prozesse sind:

• Incidentmanagement: Sorgt dafür, dass IT-Probleme schnell gelöst werden, um Unterbrechungen zu minimieren und den Betrieb schnellstmöglich fortzuführen.
• Assetmanagement: Verfolgt und verwaltet den Lebenszyklus und das Inventar der IT-Assets Ihres Unternehmens, einschließlich aller Hardware und Software.
• Wissensmanagement: Erzeugt, teilt und verwaltet Wissen innerhalb Ihres Unternehmens und hilft dabei, zukünftige Probleme ohne doppelten Aufwand zu lösen.
• Changemanagement: Ermöglicht die reibungslose Umsetzung von Change Requests an Ihrer IT-Infrastruktur.
• Problemmanagement: Identifiziert die Ursachen wiederkehrender Vorfälle, um zukünftige Probleme zu vermeiden.

Changemanagement: ein wesentlicher Bestandteil des ITSM

Eine wichtige Frage, die Sie sich stellen müssen, wenn Sie sich zwischen einem ITSM-Tool und einem IT-Projektmanagement-Tool entscheiden wollen, ist: "Wie definiere ich ein Projekt? In der IT-Welt bedeutet ein Projekt häufig eine Veränderung. Systeme werden aktualisiert, neue Funktionen kommen hinzu und Services werden weiterentwickelt. Das Changemanagement sorgt dafür, dass diese Übergänge reibungslos und mit minimalen Unterbrechungen für die bestehenden Prozesse und die daran beteiligten Personen vonstatten gehen.

Durch die Integration von Changemanagement in ITSM sind Sie immer bereit, die unvermeidlichen Änderungen in IT-Projekten zu bewältigen. Diese Funktion allein kann oft ein separates Projektmanagement ersetzen, insbesondere in Verbindung mit dem Wissensmanagement, bei dem Sie Lösungen dokumentieren können, um wiederkehrende Anfragen zu vermeiden.

Warum Changemanagement wichtig ist:

• Proaktiver Ansatz: ITSM antizipiert und plant Veränderungen und verringert so das Risiko von Unterbrechungen.

• Serviceorientiert: Änderungen werden so verwaltet, dass die Servicequalität erhalten bleibt oder verbessert wird.

• Fortlaufender Prozess: Im Gegensatz zum zeitlich begrenzten Charakter von Projekten ist das Changemanagement im ITSM ein kontinuierlicher Prozess, der im Laufe der Zeit Stabilität und Verbesserung gewährleistet.

Wann sollte ein IT-Projektmanagement-Tool eingesetzt werden?

Ein IT-Projektmanagement-Tool ist ideal für kleine, weniger ausgereifte Unternehmen oder Start-Ups, für die die Komplexität eines vollständigen IT-Servicemanagement-Tools unnötig oder überwältigend sein könnte. Diese Unternehmen räumen der projektbasierten Arbeit oft Vorrang vor dem fortlaufendem Servicemanagement ein und benötigen möglicherweise nicht die umfassenden Funktionen eines ITSM-Systems. Ein IT-Projektmanagement-Tool kann Sie bei der effizienten Planung, Durchführung und Verfolgung von IT-Projekten unterstützen, ohne dass ein Overhead durch ITSM-Prozessen entsteht.

Unternehmen, die es vorziehen, ihre Abteilungen getrennt zu halten, sind mit einem IT-Projektmanagement-Tool besser beraten, da es verschiedenen Teams ermöglicht, ihre Projekte unabhängig voneinander zu verwalten. Dieser fokussierte Ansatz stellt sicher, dass die Teams ihre Flexibilität und Reaktionsfähigkeit beibehalten können, während sie ihren Betrieb skalieren.

Wann ist eine ITSM-Lösung besser geeignet?

Während sich Projektmanagement-Tools hervorragend für die Bewältigung spezifischer, zeitgebundener Aufgaben eignen, bieten ITSM-Tools auf lange Sicht mehr. Hier sind die wichtigsten Gründe:

• Ganzheitlicher Ansatz: Beim ITSM geht es nicht nur um die Erledigung von Aufgaben, sondern darum einen kontinuierlichen Mehrwert zu schaffen. Das bedeutet, dass das Gesamtbild betrachtet und somit sichergestellt wird, dass alle IT-Services auf die Unternehmensziele abgestimmt sind und kontinuierlich verbessert werden.
• Flexibilität: Unternehmen verändern sich, und damit auch ihre Bedürfnisse. ITSM ist so konzipiert, dass es flexibel und agil So ist es leichter, bei Bedarf umzuschwenken, ohne zu viele Unterbrechungen zu verursachen.
• Kollaboration: ITSM bricht Silos auf und fördert eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und Teams. Dies kann zu innovativeren Lösungen und einem kohärenteren Arbeitsumfeld führen. Erfahren Sie mehr über die Vorteile der Kollaboration von Serviceabteilungen mit Hilfe von Enterprise-Servicemanagement.

• Nachhaltigkeit: Mit ITSM bändigen Sie nicht nur das aktuell herrschende Chaos, sondern verhindern, dass zukünftige Probleme überhaupt erst entstehen. Durch die Konzentration auf kontinuierliche Verbesserung trägt ITSM dazu bei, dass sich die IT-Services ständig weiterentwickeln und verbessern, was zu langfristigem Erfolg führen kann.
• Kundenorientierung: Im Kern geht es beim ITSM darum, dem Kunden einen Mehrwert zu bieten. Das bedeutet, dass jede Änderung, jede Verbesserung und jeder Service mit Blick auf den Melder konzipiert wird, was zu einer höheren Kundenzufriedenheit und -treue führen kann.

Während sich IT-Projektmanagement-Tools hervorragend eignen, um bestimmte, zeitlich begrenzte Projekte über die Ziellinie zu bringen, erweisen sich IT-Servicemanagement-Tools oft als die bessere langfristige Strategie für Unternehmen. Mit seinem Schwerpunkt auf kontinuierlicher Verbesserung, Flexibilität und Zusammenarbeit bietet ITSM einen nachhaltigeren und umfassenderen Ansatz für die Verwaltung von IT-Services. Es ist ein hervorragendes Rahmenwerk für Unternehmen, die wachsen und den Reifegrad ihrer IT-Services erhöhen wollen. Indem Sie Ihre Organisation auf der Grundlage von IT Best Practices aufbauen, hilft ITSM, Probleme an der Basis zu lösen. Mit dem integrierten Changemanagement sind ITSM-Lösungen zudem perfekt für die ständigen Änderungen bei IT-Projekten gerüstet.

Wenn Sie also nach einer Strategie suchen, die noch lange nach Abschluss des ersten Projekts einen Mehrwert bietet, ist ein ITSM-Tool die richtige Wahl.

Die ITSM-Software von TOPdesk

Die ITSM-Software von TOPdesk bietet eine Reihe spezifischer Funktionen zur Verbesserung Ihrer Services. Neben grundlegenden ITSM-Funktionen wie Changemanagement, Assetmanagement und Incidentmanagement bietet TOPdesk auch eine Projektmanagement-Funktion, mit der Sie sowohl laufende IT-Services als auch spezifische Projekte verwalten können. Dies hilft Ihnen bei der Planung, Durchführung und Überwachung von Projekten innerhalb derselben Plattform, die Sie für Ihre täglichen IT-Aufgaben verwenden.

Was TOPdesk so einzigartig macht, ist der unübertroffene interne Support durch unsere Berater und unser Support-Team vor Ort, die dafür sorgen, dass Unternehmen die Möglichkeiten unseres Tools voll ausschöpfen können.  Und das Beste daran? TOPdesk kann mit Ihnen wachsen. Das heißt, Sie können klein anfangen und bei Bedarf weitere Funktionen hinzufügen

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