Wie Sie einen Onboarding-Workflow in 2 Stunden einrichten

Sie möchten Ihren Onboarding-Prozess verbessern? Heute erkläre ich Ihnen, wie Sie in Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen einen Onboarding-Workflow in nur zwei Stunden erstellen können.

Warum ein gemeinsamer Onboarding-Workflow Sinn macht

Als Beraterin habe ich oft Gelegenheit, Unternehmen bei der Verbesserung ihrer Onboarding-Prozesse zu unterstützen. Mir ist aufgefallen, dass der Eintritt eines neuen Mitarbeiters in vielen Fällen von jeder Abteilung separat organisiert wird. Oftmals haben die IT-, Facility- und HR-Abteilungen jeweils eigene Prozesse und Checklisten. Das ist bedauerlich. Ein gemeinsamer Workflow erspart viel Arbeit und benötigt wenig Einrichtungszeit. Viele meiner Kunden können in einer zweistündige Besprechung bereits einen ersten Entwurf erstellen.

Vorbereitung

Der erste Schritt sollte immer die Vorbereitung sein. Bei der Planung einer Onboarding-Besprechung gibt es zwei Dinge, die Sie bedenken sollten:

• Die richtigen Mitarbeiter einbeziehen. Laden Sie Mitarbeiter ein, die sich mit dem aktuellen Onboarding-Prozess auskennen und Entscheidungsbefugnis haben. Mit den richtigen Kollegen vermeiden Sie Sätze wie „muss ich nachfragen“ oder „ich darf das nicht entscheiden“.
• Sammeln Sie die benötigten Informationen. Fragen Sie die eingeladenen Mitarbeiter schon im Vorfeld, welche Aufgaben bei ihnen hinsichtlich des Onboardings anfallen. Fragen Sie auch ab, welche Informationen sie für diese Aufgaben brauchen. Beispiele hierfür sind: Was für eine Zugriffskarte soll jemand bekommen? Mietwagen: ja oder nein? Welche Größe an Arbeitsbekleidung wird benötigt?

Während der Besprechung

So plane ich die Besprechung:

Frage 1: Welche Aufgaben müssen ausgeführt werden?

Zu Beginn der Besprechung machen wir eine Aufstellung aller Aufgaben der jeweiligen Abteilung. Zunächst präsentiere ich den untenstehenden Standard-Workflow und frage: Ist das korrekt?

Beispiel eines Onboarding-Workflows in TOPdesk

Dieser Beispiel-Workflow basiert auf unserer Erfahrung mit verschiedenen Unternehmen und vermittelt einen guten Überblick über den Onboarding-Prozess eines Unternehmens. Es handelt sich um keinen Musterplan für alle Unternehmen, sondern eher um einen Startpunkt. Er soll helfen einen kritischen Blick auf das aktuelle Setup zu werfen. Wir diskutieren: Welche dieser Onboarding-Aufgaben fallen bei Ihnen nicht an? Und welche Aufgaben fallen bei Ihnen an, sind aber nicht im Beispiel aufgeführt?

Frage 2: Wie lange dauert jede einzelne Aufgabe?

Sobald wir alle Aufgaben identifiziert haben, frage ich: Wie lange dauert es, die jeweilige Aufgabe durchzuführen? Dabei geht es nicht um die Zeit, die Sie für Ihre eigene Aufgabe benötigen. Es geht um die Zeit, um den ganzen Prozess abzuschließen. Einen Mietwagen anzufragen mag nur fünf Minuten dauern. Wenn Sie aber wissen, dass es eine Woche dauert, bis Sie eine Antwort bekommen, dann sollten Sie die benötigte Zeit auch mit einer Woche beziffern.

Frage 3: Wer führt welche Aufgabe aus?

Wir machen dann eine Aufstellung, wer welche Aufgabe auszuführen hat. In manchen Fällen reicht es aus, nur die Abteilung zu nennen. In anderen Fällen müssen Sie schon konkreter sein. Ein paar Beispiele: Einen neuen Account zu erstellen ist etwas, das jeder in der IT-Abteilung machen kann. Jedoch können nur wenige Mitarbeiter Berechtigungen für vertrauliche Ordner vergeben und nur der Application Manager kann Anwendung X konfigurieren.

Frage 4: Welche Wechselwirkungen gibt es?

Der nächste Schritt besteht darin, sich die Reihenfolge und die Wechselwirkungen der Aufgaben genauer zu anzuschauen. Es kommt beispielsweise vor, dass die HR-Abteilung zunächst eine Personalakte anlegen muss, bevor mit anderen Aufgaben begonnen werden kann. Genau diese Art von Wechselwirkungen machen es wichtig, im Rahmen von Frage 2 realistische Zeiten anzugeben. Wenn Sie einen sehr engen Zeitplan erstellen und eine Aufgabe zu Beginn des Prozesses zu lange dauert, ist der gesamte Zeitplan zunichte gemacht.

Frage 5: Welche Aufgaben sind notwendig und welche sind optional?

Zuletzt entscheiden wir, welche Aufgaben immer im Rahmen des Prozesses anfallen und welche optional sind. Beispiel: Jeder neue Mitarbeiter braucht einen AD-Account, aber nicht jeder bekommt einen Mietwagen. Diese Liste mit optionalen Aufgaben wird zu Beginn des Onboarding-Prozesses verwendet. Stellen Sie fest, was genau gemacht werden muss, damit später im Prozess keine Überraschungen auftauchen.

Der Onboarding-Workflow ist fertig. Was jetzt?

Wenn alles nach Plan läuft, liegt Ihr Workflow jetzt ausgedruckt vor Ihnen. Jetzt müssen nur noch wenige Sachen erledigt werden, damit Sie ihn benutzen können.

• Stellen Sie den Workflow an einer zentralen Stelle zur Verfügung, beispielsweise in Form einer Excel-Tabelle oder in einem Servicemanagement-Tool.
• Legen Sie fest, wann Sie mit der neuen Arbeitsweise beginnen. Es ist nicht wirklich wichtig, wann Sie beginnen, sofern Ihre Mitarbeiter genug Zeit zur Vorbereitung und die Möglichkeit haben, Fragen dazu zu stellen.
• Kommunizieren Sie den neuen Workflow an Ihre Teams. Informieren Sie die HR-, Facility- und IT-Kollegen über den neuen Workflow. Sagen Sie ihnen, wo sie den neuen Workflow finden, wie sie ihn benutzen, wann Sie beginnen möchten, damit zu arbeiten und an wen Fragen dazu gestellt werden können.

Wie Sie sehen, ist die Erstellung eines Workflows nicht so schwierig. Sie brauchen nur etwas Zeit um festzulegen, wie er aussehen soll. Haben Sie Anregungen zum Thema? Teilen Sie es uns gerne in den Kommentaren mit!

Für weitere Anregungen zu einem besseren Onboarding-Prozess können Sie den Leitfaden unseres Beraters Wes Heemskerk lesen. Er hilft bei der Gestaltung und Verbesserung der Customer Journeys Ihres Servicedesk.