Wie Sie Ihre Services erfolgreich outsourcen

„Services outzusourcen kann Kosten sparen“ ist ein weit verbreitetes Argument, aber stimmt es auch? Die Realität sieht oft anders aus: Es kann immer noch viele versteckte Kosten geben und Sie könnten dabei sogar neue Probleme für Ihr Unternehmen erzeugen. Trotzdem gibt es viele gute Gründe, Vorgänge outzusourcen. Als Projektleiterin bei TOPdesk berichte ich in diesem Blogartikel über die Vor- und Nachteile, Ihr Unternehmen mithilfe von Drittanbietern am Laufen zu halten.

Es ist egal, wer es macht

Outsourcen ist ein Trend. Es ist allerdings nicht immer die beste Entscheidung. Services, die für Ihr Kerngeschäft unerlässlich sind, sollten lieber intern bleiben. Wenn Kosteneinsparungen ein Argument für das Outsourcen Ihrer Services sind, sollten Sie sich dabei immer fragen, inwieweit das Ergebnis Ihres eigenen Produkts davon geschädigt werden könnte. Schließlich sind Ihre eigenen Angestellten im Unternehmen involviert und das Unternehmen liegt ihnen am Herzen. Es gibt allerdings auch viele Argumente dafür, bestimmte Vorgänge aus Ihrem Unternehmen outzusourcen, was dann in diesen Fällen die beste Option darstellt.

Services oder Produkte, die standardisiert werden können und für die Sie klare Vereinbarungen hinsichtlich der benötigten Qualität abschließen können, können leicht outgesourced werden. Das sind oft Tätigkeiten, die keinen direkten Einfluss auf Ihr Kerngeschäft haben. Denken Sie beispielsweise an die Sicherheitsmaßnahmen Ihrer Gebäude oder den monatlichen Besuch der Fensterputzer. Diese Tätigkeiten müssen natürlich richtig ausgeführt werden, aber nicht zwangsweise von Personen, die eng mit Ihrem Unternehmen verbunden sind.

In diesen Fällen ist es wahrscheinlich sogar am besten, wenn die Person nicht zu sehr mit dem Unternehmen verbunden ist, um sich voll auf ihre Aufgabe konzentrieren zu können. Das Empfangspersonal fühlt sich oft besonders ins Unternehmen eingebunden und nimmt sich deshalb mehr Aufgaben an. Zu diesen Aufgaben können das Aufzeichnen von Störfällen oder das Ausführen von Bestellungen für Kollegen gehören. Das kann zwar sehr hilfreich sein, ist aber nicht immer wünschenswert. Ein Drittanbieter ist wahrscheinlich in der Ausführung dieser Aufgaben effizienter.

Es ist wichtig, sowohl die Ziele des Unternehmens im Kopf zu behalten, als auch, was dazu beiträgt, diese zu erreichen. Wenn Ihr Unternehmen sich mithilfe sehr guter Services abheben möchte und gute Kundenbeziehungen anstrebt, spielt Ihr Servicedesk eine wichtige Rolle. In diesem Fall wäre ein Outsourcing unlogisch.

Externe Fachkräfte anwerben

Wenn Sie – in der Regel technisches – Fachwissen für eine Tätigkeit benötigen, kann das Anwerben externer Fachkräfte empfehlenswert sein. Diese Fachkräfte sind auf dem aktuellsten Wissensstand Ihres Fachgebiets und treffen deshalb meist bessere Entscheidungen. Manchmal können kleine Änderungen unerwartet große Auswirkungen haben. Mit einer kleinen Anpassung der Einstellungen Ihrer Klimaanlage können Sie beispielsweise den Energieverbrauch drastisch reduzieren. Ebenfalls brauchen Sie derart tiefergehendes und aktuelles Fachwissen, wenn es darum geht, Dinge wie Oracle-Datenbanken zu verwalten. Ein darauf spezialisierter Drittanbieter kann dafür sorgen, dass sich die Auswirkungen von Störfällen und Changes in Grenzen halten.

Manchmal braucht Ihr Unternehmen das Fachwissen auch nur kurzfristig, z. B. wenn es darum geht, Exchange-Accounts zu migrieren. In solchen Fällen lohnt es sich nicht, extra jemanden für die Tätigkeit einzustellen. Ein interner Spezialist für Exchange müsste immer über jegliche neuen Entwicklungen in seinem Fachgebiet im Bilde sein, damit er seine Arbeit weiterhin intuitiv verrichten kann. Das ließe ihm aber wenig Zeit für andere Entwicklungen. Wenn Sie hingegen nur bei Bedarf einen Exchange-Spezialisten anwerben, finden Sie jemanden, der sich voll auf die Aktualisierung seines Exchange-Wissens konzentrieren kann.

Die Arbeitskraft Ihrer Mitarbeiter effektiv einteilen

Wenn bei Ihrem Unternehmen große Schwankungen hinsichtlich der benötigten Kapazitäten auftreten, kann eine Zusammenarbeit mit Drittanbietern sinnvoll sein. Hier ein Beispiel: Die IT-Abteilung eines Gymnasiums ist im September meistens sehr beschäftigt. Alle fangen das neue Schuljahr an und viele verlieren ihr (neues) Passwort und es kann eine ganze Weile dauern, bis alles wieder reibungslos läuft. Die Hauptsaison in der Hotelbranche und der sich ständig ändernde Bedarf an Leihwagen sind ebenfalls gute Beispiele für schwankende Nachfragen. Ein Drittanbieter kann Sie bei Bedarf mit diesen zusätzlichen Ressourcen unterstützen.

Wenn Ihre HR-Abteilung eine offene Stelle nicht besetzen kann, kann ein Drittanbieter eine gute (hoffentlich) temporäre Lösung für zusätzliche Arbeitskraft sein. Dabei muss Ihnen natürlich klar sein, dass diese Zeitarbeitskräfte nicht sofort Ihre Unternehmenskultur und die damit verbundenen Werte verstehen werden. Ein Gespür dafür muss sich über einen längeren Zeitraum entwickeln.

Eine größere Flexibilität hinsichtlich Ihrer Arbeitskräfte sorgt dafür, dass Krankheitsfälle und Mitarbeiter im Urlaub zu weniger Problemen führen. Ihr Anbieter wird dafür sorgen, dass genug Personal vorhanden ist und macht Ihr Unternehmen somit weniger abhängig von internen Mitarbeitern.

Drittanbieter und ihre Bedürfnisse

Die Sache mit der Kostenersparnis ist aber nur die halbe Wahrheit. Drittanbieter, an die Sie etwas outsourcen, müssen sich in der Materie ihres Fachgebiets bestens auskennen und obendrein müssen Sie noch eine gute Geschäftsbeziehung mit ihnen pflegen. Alles soll so reibungslos wie möglich ablaufen.

Keine Beziehung funktioniert jedoch gut ohne Kommunikation. Deshalb würden wir ein Tool empfehlen, das für diesen Zweck entwickelt wurde und von denen es bereits einige auf dem Markt gibt.