Was einen perfekten Shared-Services-Manager ausmacht – Teil 2

Ein Shared-Services-Manager ist verantwortlich für die Koordination und Verwaltung von zentralisierten Funktionen innerhalb einer Organisation, die von mehreren Abteilungen genutzt werden. Diese Funktionen können beispielsweise die IT, das Personalwesen, die Buchhaltung oder den Kundenservice umfassen. Im ersten Teil dieses Blogartikels hat Branchenexperte Stephen Mann bereits vier Verantwortungsbereiche eines Shared-Services-Managers dargestellt.

Wie sehen die Verantwortungsbereiche eines Shared-Services-Managers aus?

hier ist eine kurze Zusammenfassung über die ersten vier Aufgaben eines Shared-Services-Managers. Diese sind:

1. Gestaltung und Umsetzung der Shared-Services-Vision
2. Erfüllung der Erwartungen wichtiger Interessenvertreter
3. Gewährleistung einer effektiven Governance
4. Personalführung und -verwaltung

Jedoch hat ein Shared-Services-Manager weitere Verantwortungsbereiche inne. Im heutigen Artikel stellen wir Ihnen deshalb drei weitere Aufgaben genauer vor.

5. Sicherstellung der Effektivität alltäglicher Arbeitsabläufe

Was ist das Ziel, wenn man verschiedene organisatorische Supportfunktionen in ein Shared-Services-Modell zusammenfasst? Qualitativ hochwertigere Services mit größerem Mehrwert zu erbringen. Deshalb brauchen Sie einen Shared-Services-Manager, der kompetente Mitarbeiter, die besten Praxismethoden und grundlegende Technologien dergestalt miteinander verbindet, dass die Bedürfnisse der unterschiedlichen Interessenvertreter erfüllt werden. Damit sich der Übergang zu einem Shared-Services-Modell wirklich lohnt, müssen die neuen alltäglichen Arbeitsabläufe und Ergebnisse den vorherigen Status-Quo übertreffen.

6. Sicherstellung einer effektiven Finanzverwaltung und Demonstration von Wertschöpfung

Das mag als „langweiliger“ Verantwortungsbereich erscheinen, welcher der Finanzabteilung überlassen werden sollte. Aber wir alle sind für eine effektive Finanzverwaltung verantwortlich - unabhängig von unserer Rolle oder davon, ob wir direkte Kontrolle über ein Budget haben oder dafür Verantwortung tragen oder nicht.

Ein Shared-Service-Manager trägt tatsächlich in gewisser Weise Verantwortung für Budgets. Aber in modernen Organisationen muss man auch über den Tellerrand der Kosten hinausschauen, um eine Wertschöpfungsperspektive zu erkennen. Die günstigste Option ist nicht immer die beste und der Return on Investment ist für jegliche Ausgabenentscheidungen wichtig, nicht nur für CAPEX-Projekte.

7. Förderung kontinuierlicher Weiterentwicklung

Das Tolle an kontinuierlicher Weiterentwicklung im Shared-Services-Modell ist, dass jede Weiterentwicklung dank einheitlicher Abläufe und Skalierung eine größere Auswirkung erzielen wird. Ein Shared-Services-Manager muss daher ständig darauf bedacht sein, die vorhandenen Kapazitäten dergestalt zu optimieren, dass Geschäftsabläufe und -ergebnisse verbessert werden können, vor allem wenn es darum geht, sicherzustellen, dass die Bedürfnisse wichtiger Interessenvertreter durchweg erfüllt werden.

Es ist wichtig, dass diese kontinuierliche Weiterentwicklung nicht nur die eingesetzten Prozesse, sondern auch eine Reihe von Attributen der geteilten Services umfasst, wie beispielsweise Fähigkeiten der Mitarbeiter, Servicelevel, Serviceangebote und Nutzung von Technologie. In einigen Organisationen spielt das Team rund um Shared Services eine wichtige Rolle bei den Bemühungen um die Digitalisierung, indem es die „Kunst des digital Möglichen“ in Szene setzt und die damit verbundenen Vorteile aufzeigt.

Im dritten Teil unserer Serie geht Stephen Mann auf die persönlichen Eigenschaften ein, die einen erfolgreichen Shared-Services-Manager ausmachen. Auf welche Merkmale sollte Ihre Organisation bei potenziellen Kandidaten achten? Abonnieren Sie unseren Blog und bleiben Sie up to date.