Datenschutzrichtlinie

Ihre Privatsphäre ist uns wichtig. Deshalb möchten wir transparent darlegen, was, wie und warum wir Ihre personenbezogenen Daten gemäß DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) erfassen, verarbeiten und weitergeben. Wir würden uns freuen, wenn Sie sich die Zeit nehmen diese Seite zu lesen.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze, insbesondere der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), ist:

TOPdesk Deutschland GmbH

Carl-Euler-Straße 8
67657 Kaiserslautern
Deutschland

+49 (0)631 624 00-0
[email protected]

Kontaktperson für Datenschutzfragen

TOPdesk Deutschland GmbH

Felix Heintz, Datenschutzbeauftragter
Carl-Euler-Straße 8
67657 Kaiserslautern
Deutschland

+49 (0)631 624 00-0
[email protected]

 

In aller Kürze

Bevor wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, legen wir in dieser Datenschutzerklärung unsere Zwecke klar dar.

  • Wir speichern und verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit dem Gesetz.
  • Wir holen zunächst Ihre ausdrückliche Erlaubnis zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, wenn eine solche Erlaubnis gesetzlich vorgeschrieben ist.
  • Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur für Zwecke, für die wir sie gesetzlich verwenden dürfen.
  • Wir arbeiten mit einigen Drittanbietern zusammen, die möglicherweise Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten benötigen, um uns Ihre Dienstleistung zur Verfügung stellen können. Diese Drittanbieter erhalten von uns jedoch nur unter strengen Voraussetzungen und in Übereinstimmung mit der DS-GVO (Datenschutz-Grundverordnung) Zugang auf Ihre personenbezogenen Daten.
  • Wir ergreifen angemessene Maßnahmen zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und verlangen das Gleiche von den Drittanbietern, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten.
  • Wir respektieren Ihre Rechte, z. B. das Recht auf Zugang, Korrektur oder Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten. Sie können eine Kopie der personenbezogenen Daten anfordern, die wir über Sie gespeichert haben. Beachten Sie dabei, dass wir Ihrer Bitte um Löschung Ihrer personenbezogenen Daten aus rechtlichen Gründen oder weil die Erfüllung Ihrer Bitte die Offenlegung oder Löschung anderer Informationen bedeuten würde, möglicherweise nicht vollständig nachkommen können. Wenn Sie unseren E-Mail-Newsletter abbestellen möchten, klicken Sie auf den Link in einem unserer E-Mail-Newsletter.

Datenschutz und Sicherheit

Die TOPdesk Deutschland GmbH kommuniziert mit zahlreichen Personen. Kunden, Kollegen und Auftraggeber, die sich für unsere Services interessieren. Wir speichern die Daten, die wir zur Pflege dieser Beziehungen benötigen. Einige dieser Daten enthalten persönliche Informationen. Transparenz und Ehrlichkeit sind uns sehr wichtig. Aus diesem Grund möchten wir Ihnen erläutern, welche Informationen wir speichern und wie wir diese verwenden. Wenn Sie dieses Dokument gelesen und noch Fragen haben, wenden Sie sich gerne an unsere Support-Abteilung. Diese erreichen Sie über My TOPdesk, per Telefon (+49 (0)631 624 00-112) oder E-Mail ([email protected]).

Wir sorgen dafür, dass uns anvertraute Informationen geschützt werden. Unsere aktuellen Technologien und Prozesse konzentrieren sich darauf, Informationen vor ungewolltem Zugriff zu schützen und natürlich entsprechen sie der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO). Wenn an der Verarbeitung von Daten eine weitere Partei außer der TOPdesk Deutschland GmbH beteiligt ist, verpflichten wir diese dazu, die gleichen Vereinbarungen und Vorschriften einzuhalten.

Was unsere Datenschutzrichtlinie abdeckt

Unsere Datenschutzrichtlinie gibt Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten die TOPdesk Deutschland GmbH und die mit ihr verbundenen Unternehmen (im Folgenden: “TOPdesk”, “wir” und “unser”) von Ihnen erheben und für welche Zwecke diese personenbezogenen Daten durch uns verwendet werden. Wenn Sie unsere Angebote nutzen, wenn Sie sich mit uns im Austausch (bspw. via Telefon oder E-Mail) oder wenn andere Quellen uns diese Daten zur Verfügung stellen, erheben wir personenbezogene Daten von Ihnen. In dieser Richtlinie wird für jeden Zweck erläutert, welche personenbezogenen Daten wir von Ihnen erheben, für welche Zwecke wir diese personenbezogenen Daten verarbeiten und wie lange wir sie aufbewahren. Wir erläutern in dieser Datenschutzrichtlinie auch, wie wir Ihre personenbezogenen Daten schützen und wie Sie auf sie zugreifen und sie überprüfen können.

Die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten

I. Die Erbringung von Dienstleistungen

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden Daten, die zum Teil personenbezogene Daten darstellen:

  • Name des Ansprechpartners
  • Telefonnummer (geschäftlich)
  • E-Mail-Adresse (geschäftlich)
  • Geschlecht des Ansprechpartners (optional)
  • LinkedIn (optional)
  • Name der Organisation
  • Details zur Zahlung
  • Details zur Rechnung
  • Jeglicher Inhalt der Korrespondenz

Wir benötigen Daten und Informationen, um den Vertrag ordnungsgemäß ausführen zu können und unseren Kontakt zu Ihnen zu pflegen. Wir können diese personenbezogenen Daten auch verwenden, um Sie über unsere anderen Produkte oder Dienstleistungen zu informieren. Diese personenbezogenen Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Aus zwingen rechtlich erforderlichen Gründen (z. B. aus steuerrechtlichen Gründen) können einige personenbezogene Daten für einen längeren Zeitraum aufbewahrt werden.

II. Kontakt- oder Anfrage zur Erstellung eines Demo-Zugangs (Online-Testaccount)

Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Name und Funktion des Antragstellers
  • Telefonnummer (geschäftlich)
  • E-Mail-Adresse (geschäftlich)
  • Geschlecht des Antragsstellers (optional)
  • Name Organisation

Wir benötigen diese personenbezogenen Daten von Ihnen, einen Demozugang zu erstellen, der auf Ihre Anforderungen angepasst ist und um Ihnen Ihre Anmeldedaten zur Verfügung zu stellen. Des Weiteren dienen Sie der Nachverfolgung unserer Demo-Zugänge. Wir löschen die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten beendet ist.

III. Teilnahme an einem Webinar oder einer Veranstaltung

Wenn Sie sich für ein TOPdesk Webinar oder eine Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Name und Funktion Teilnehmer
  • Name Organisation
  • Telefonnummer (geschäftlich)
  • E-Mail-Adresse (geschäftlich)
  • Adressdaten (geschäftlich)
  • (Organisations-) Rechnungsdaten (falls zutreffend)
  • (Organisations-) Zahlungsdetails (falls zutreffend)
  • Jeglicher Inhalt der Korrespondenz

Wir benötigen diese personenbezogenen Daten unter Umständen auch, um Ihnen das Angebot, die Schulungsunterlagen oder praktische Tipps und Tricks zuzusenden und um Ihnen eine Rechnung zu stellen (falls und soweit zutreffend). Wir löschen die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person innerhalb einer angemessenen Frist, nachdem der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten beendet ist.

IV. Weitergabe an Dritte

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten nur dann an Dritte weitergeben, wenn wir gesetzlich dazu berechtigt sind. Es gibt verschiedene Gründe, warum wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben können:

  • wir haben Dritte mit der Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten beauftragt, z. B. um Ihnen Informationsmaterialien zuzusenden
  • es ist für die Erbringung unserer Dienstleistungen erforderlich
  • Es ist für die Entwicklung von Websites und Anwendungen erforderlich
  • wir haben ein berechtigtes Interesse daran, dies zu tun
  • wir haben Ihre Erlaubnis, dies zu tun
  • wir sind gesetzlich dazu verpflichtet

Beispiele für Dritte, die in unserem oder Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten (könnten):

  • IT-Lieferanten und -Dienstleister
  • Online-Tools zur Auswertung von Fragebögen
  • Liefer- oder Postdienste
  • Veranstaltungsorganisationen und -orte
  • Sponsoren
  • Cookie-Dienstleister (siehe Cookie-Richtlinie)
V. Webseite

Wir können personenbezogene Daten speichern und verarbeiten, die wir durch Ihre Nutzung unserer Webseite erhalten. Mehr dazu können Sie in unserer Cookie-Richtlinie nachlesen.

VI. Kontakt

Sie können uns über unsere Webseite, per E-Mail und telefonisch kontaktieren. Zu diesem Zweck verarbeiten wir die folgenden personenbezogenen Daten:

  • Name
  • E-Mail-Adresse (geschäftlich)
  • Telefonnummer (geschäftlich)
  • Name der Organisation (optional)
  • Beliebiger Inhalt der Korrespondenz

Wir verwenden diese personenbezogenen Daten, um Ihre Frage oder Anfrage ordnungsgemäß zu bearbeiten. Wir löschen die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person innerhalb eines angemessenen Zeitraums, nachdem der Zweck der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nicht mehr notwendig ist.

Gewinnspiele

Die während einem Gewinnspiel erhobenen Daten werden von der TOPdesk Deutschland GmbH für 6 Monate gespeichert. Im Rahmen vertrieblicher Aktivitäten werden die Daten für die Kontaktpflege per E-Mail oder Telefon genutzt. Sie können jederzeit Ihre Zustimmung der Kontaktaufnahme durch uns widerrufen. Die Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Die Teilnahmebedingungen sind auf der jeweiligen Gewinnspielseite hinterlegt. TOPdesk Mitarbeiter sind von der Teilnahme an Gewinnspielen ausgeschlossen.

Informationen, die wir während unserer Arbeit für Sie einsehen

Während wir für Sie arbeiten, z. B. als Berater oder im Support, können wir Informationen über Sie und Ihre Organisation einsehen, wie z. B. die Daten, die Sie in TOPdesk eingeben. Wir verwenden diese Informationen ausschließlich zu den mit Ihnen vereinbarten Zwecken und behandeln sie mit größter Sorgfalt. Unsere Kollegen wurden im Umgang mit vertraulichen Daten geschult.

Sicherheit und Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

In Übereinstimmung mit der DS-GVO setzen wir branchenübliche technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um die personenbezogenen Daten, die wir von Ihnen erheben, vor Missbrauch, Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.

Je nach Art der personenbezogenen Daten, dem Zweck und den geltenden rechtlichen Gründen oder erhaltenen Erlaubnissen für die Speicherung sowie Verarbeitung werden wir die personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren, jedoch nicht länger als notwendig oder erlaubt. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden wir Ihre personenbezogenen Daten entweder löschen oder anonymisieren oder, falls dies nicht möglich ist, Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren und von jeder weiteren Verwendung ausschließen, bis die Löschung möglich ist. Beispiele und weitere Einzelheiten finden Sie in unseren Technischen und Organisatorischen Maßnahmen (TOMs).

Zugriff auf Ihre Daten und das Korrigieren und Löschen von Daten

Auf viele Daten, die wir über Sie speichern, haben Sie über My TOPdesk Zugriff. Dazu gehören u. a. die uns bekannten Kontaktpersonen, der Prozess und die Kommunikation von Support-Incidents sowie verschiedene Angaben zu den Services, die Sie gekauft haben.

Haben Sie fehlerhafte Informationen gefunden? Möchten Sie Zugriff auf mehr Informationen haben? Oder möchten Sie, dass bestimmte Daten gelöscht werden? Sie können selbst Informationen anpassen oder in My TOPdesk eine Anfrage einreichen.

Sie sind kein Kunde? Dann haben Sie keinen Zugriff auf My TOPdesk. Sie können dennoch postalisch, über E-Mail oder telefonisch eine Anfrage bei unserer Support-Abteilung einreichen.

Nicht mehr verwendete Informationen werden von unseren Systemen entsprechend der DS-GVO-Richtlinien gelöscht.

Um bestimmte Anfragen verarbeiten zu können, müssen wir von einer befugten Person innerhalb Ihrer Organisation die Erlaubnis dazu erhalten. Beispiele für Anfragen, die eine offizielle Genehmigung benötigen, sind Anträge zu Änderungen von Services oder registrierten Daten sowie der Zugang zu gewissen Daten. Solche Anfragen lassen wir immer von einer Person Ihrer Organisation, die dazu befugt ist, genehmigen. Wenn Sie überprüfen möchten, wer diese Person in Ihrem Unternehmen ist, finden Sie diese Information in My TOPdesk.

Kundenzufriedenheitsumfragen bei der TOPdesk Deutschland GmbH

Mit dem Ausfüllen der Kundenzufriedenheitsumfrage erklären Sie sich damit einverstanden, dass folgende Daten online auf einem Server der TOPdesk Nederland B.V. gespeichert werden:

Ihr Vor- & Nachname inkl. der bei uns hinterlegten Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Mobilnummer, etc.) und Ihre Angaben laut Formular.

Sämtliche gespeicherten Daten werden nicht vom Server gelöscht. Im Falle, dass Sie beim Ausfüllen eine Unzufriedenheit angegeben haben, werden wir Sie diesbezüglich kontaktieren. Die Daten werden genutzt, um sowohl Vergleiche zwischen den TOPdesk Niederlassungen zu ziehen als auch unsere Servicequalität zu verbessern. Zugriff auf sämtliche im Formular gespeicherten Daten haben die Mitarbeiter aller Niederlassungen der TOP Informatie Systemen B.V.

Wir interessieren uns sehr dafür, wie Sie unsere Services bewerten. Darum sammeln wir auf verschiedenen Wegen Feedback, z. B. über Kundenumfragen, Interviews, Bewertungen und direktes Feedback zu Incidents. Die gesammelten Daten nutzen wir, um in Erfahrung zu bringen, wie wir unsere Services verbessern können.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Bewerbungen bei der TOPdesk Deutschland GmbH

Sollten Sie sich auf eine Stelle bei der TOPdesk Deutschland GmbH bewerben, erklären Sie sich damit einverstanden, dass alle per E-Mail oder Formular versendeten Daten auf einem Server bei der TOPdesk Deutschland GmbH in Kaiserslautern gespeichert werden. Die angegebene E-Mail-Adresse bzw. Telefon-/Faxnummer dient als Kontaktmöglichkeit für die TOPdesk Deutschland GmbH. Ihre Bewerbungsdaten werden nur für die Dauer Ihres Bewerbungsverfahrens bei uns gespeichert und spätestens 6 Monate nach Ende des Verfahrens dauerhaft gelöscht.

Eine Weitergabe der Daten an Dritte findet nicht statt.

Mit TOPdesk in Verbindung stehende Unternehmen

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere TOPdesk Unternehmen weitergeben, um unsere Angebote zu betreiben und zu verbessern und um Ihnen andere TOPdesk Dienste anzubieten.

Geschäftsübertragungen

Wir können personenbezogene Daten, die wir von Ihnen gespeichert haben, im Zusammenhang einer Fusion, dem Verkauf von Unternehmensvermögen, einer Finanzierung oder der Übernahme unseres gesamten Unternehmens oder eines Teils davon an ein anderes Unternehmen weitergeben oder übertragen, vorausgesetzt, dass diese personenbezogenen Daten weiterhin in Übereinstimmung mit dem ursprünglichen Zweck, für den sie erhoben, weitergegeben und verarbeitet wurden, erhoben, weitergegeben und verarbeitet werden.

Einhaltung des geltenden Rechts

In Ausnahmefällen können wir personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erfasst haben, an Dritte weitergeben, wenn wir in gutem Glauben davon ausgehen, dass die Weitergabe notwendig ist, um:

  • geltende Gesetze, Vorschriften, Rechtsverfahren oder behördlicher Anordnungen einzuhalten;
  • unsere Vereinbarungen, Richtlinien und Nutzungsbedingungen durchzusetzen;
  • die Sicherheit oder Integrität unserer Angebote zu schützen;
  • TOPdesk, unsere Kunden oder die Öffentlichkeit vor Schaden oder illegalen Aktivitäten zu schützen; oder auf einen Notfall zu reagieren, von dem wir in gutem Glauben annehmen, dass er die Offenlegung Ihrer persönlichen Daten erfordert, um den Tod oder schwere Körperverletzungen einer Person zu verhindern.

Ihre Rechte in Bezug auf Ihre persönlichen Daten

Sie können eine Kopie der von uns erhobenen personenbezogenen Daten anfordern, der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns widersprechen, die Löschung oder Korrektur Ihrer personenbezogenen Daten verlangen oder Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, elektronisch lesbaren Format anfordern, indem Sie uns wie im Abschnitt “Kontakt” unten im Menü beschrieben kontaktieren.

Es kann sein, dass wir in manchen Fällen nicht in der Lage sind, Ihre Anfrage vollständig zu beantworten. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Informationen über eine andere Person offengelegt würden oder wenn die Erfüllung Ihrer Anfrage zur Löschung von Informationen führen würde, die wir nach geltendem Recht aufbewahren dürfen, oder Informationen, die wir aus zwingenden legitimen Gründen aufbewahren.

Abmeldung von Newslettern

Sie können den Erhalt von unseren Newslettern über den Abmeldelink in jeder E-Mail abbestellen.

Hinweis für Endbenutzer

Wenn Ihnen unsere SaaS- und On-Premises-Lösungen über Ihre Organisation (z. B. Ihren Arbeitgeber) zur Verfügung gestellt werden, ist diese Organisation auch für die Administration der Applikation verantwortlich. Ihre Organisation ist zudem verantwortlich für den Zugriff auf die Applikation. In diesem Fall wenden Sie sich bitte mit Ihren Fragen zum Datenschutz an Ihren Administrator, da die Nutzung der Applikation den Richtlinien dieser Organisation unterliegt.

SaaS- und Support-Dienstleistung

Wenn Sie TOPdesk Kunde sind und unsere SaaS- und/oder Support-Dienstleistungen nutzen, richten Sie Ihre Fragen zur Verarbeitung und Weitergabe der in Ihrer TOPdesk Umgebung gespeicherten personenbezogenen Daten bitte an Ihren Account Manager.

Änderungen an unserer Datenschutzrichtlinie

Die TOPdesk Deutschland GmbH behält sich das Recht vor, die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit ohne Vorankündigung zu ändern, um auf Änderungen unserer Dienstleistungen, unseres Geschäfts oder des geltenden Rechts zu reagieren.

Kontaktieren Sie uns

Ihre personenbezogenen Daten, die wir über Sie erheben werden von TOPdesk verarbeitet. Wenn Sie Fragen oder Bedenken bezüglich des Umgangs mit den von uns über Sie erfassten personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager. Hier finden Sie unsere Kontaktdaten.

Zuletzt aktualisiert: 21. Januar 2022

PDF: TOPdesk Datenschutzrichtlinie