Was ist IT-Assetmanagement?

IT-Assets sind sämtliche Ressourcen, die zur Unterstützung des Geschäftsbetriebs genutzt werden. Dazu zählen sowohl physische Hardware wie PCs, Server und Netzwerkausrüstung als auch digitale Ressourcen wie Software, Lizenzen und Daten. Kurz gesagt: Alle technologischen Mittel, die einen Beitrag zu Ihrem Unternehmen leisten, gelten als IT-Assets.

In modernen Organisationen sind IT-Ressourcen allgegenwärtig – vom Desktop-Computer bis zum Laptop und mobilen Geräten, ergänzt durch eine Vielzahl an Anwendungen. Diese IT-Assets müssen kontinuierlich gewartet, aktualisiert, repariert und regelmäßig ersetzt werden. ITAM unterstützt Sie dabei, einen klaren Überblick über den gesamten Bestand zu behalten und diesen effizient zu verwalten.

Beispiel: Wenn Sie den Überblick über Ihre Laptops und deren Garantieinformationen haben, können Sie zukünftige Investitionen besser planen und Ihre Supportprozesse optimieren. Auch die Verwaltung von Softwarelizenzen ist entscheidend, um Lizenzverletzungen zu vermeiden.

IT-Assetmanagement bringt zahlreiche Vorteile, die Ihre Organisation kostenbewusster und flexibler machen:

• Vermeidung von Strafzahlungen: Durch die lückenlose Verwaltung von Softwarelizenzen und Hardware sparen Sie hohe Strafgebühren und vereinfachen Audits.
• Kostenreduktion: Sie können genau nachverfolgen, welche IT-Assets tatsächlich genutzt werden und welche nicht. So vermeiden Sie unnötige Anschaffungen und reduzieren Wartungs-, Supportkosten und den ökologischen Fußabdruck.
• Sicherheitssteigerung: Durch die gezielte Verwaltung und Überwachung von Assets reduzieren Sie die Anzahl an Sicherheitslücken. Zudem können Sie genau feststellen, wer Zugriff auf sensible Daten hat.
• Erhöhte Agilität: ITAM gibt Ihnen strategische Entscheidungsgrundlagen für zukünftige Investitionen. Mit detaillierten Informationen über den Lebenszyklus von Assets können Sie agil und fundiert auf Markt- und Unternehmensanforderungen reagieren.

Im ITIL-Framework ist Assetmanagement Teil der Phase „Service Transition“, die sich auf die Übergabe und das Management von Services im Lebenszyklus konzentriert. ITAM spielt hier eine Schlüsselrolle, um sicherzustellen, dass alle IT-Ressourcen korrekt verwaltet und die Prozesse effizient abgewickelt werden.

Der Unterschied zwischen IT-Assetmanagement (ITAM) und Service Asset and Configuration Management (SACM) ist wichtig zu verstehen:

• ITAM konzentriert sich ausschließlich auf Hardware, Software und Lizenzen, während SACM ein breiteres Spektrum abdeckt, einschließlich Infrastruktur, Applikationen und Daten.
• SACM sorgt für die ganzheitliche Kontrolle aller Service-Assets, die für die Bereitstellung von IT-Services erforderlich sind.

Eine CMDB (Configuration Management Database) ist ein zentrales Repository, in dem alle Konfigurationselemente Ihrer IT-Infrastruktur verwaltet werden. Sie bietet wertvolle Daten für alle ITIL-Prozesse, einschließlich Incident- und Problemmanagement sowie Assetmanagement. Die CMDB stellt sicher, dass alle IT-Assets, ihre Abhängigkeiten und Beziehungen zu anderen Komponenten klar dokumentiert sind.

Assetmanagement umfasst eine breitere Verwaltung von IT-Assets und nutzt die CMDB zur Verfolgung und Verwaltung von finanziellen Werten. Es konzentriert sich auf den gesamten Lebenszyklus eines IT-Assets – von der Garantie über Verträge bis hin zu Wertberechnungen. Die CMDB hingegen speichert Konfigurationsdatensätze und ist Teil des Konfigurationsmanagements.

Erfolgreiches IT-Assetmanagement setzt auf klare Prozesse und sorgfältige Planung. Hier sind fünf wichtige Best Practices:

1. Wählen Sie gezielt aus: Erfassen Sie nicht jede Hardware und Software. Entscheiden Sie, welche Assets für Ihre Organisation relevant sind.
2. Dokumentieren Sie das Wesentliche: Konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich zählt, und vermeiden Sie unnötige Daten.
3. Halten Sie Ihre Daten aktuell: Veraltete Daten können die Verwaltung erschweren und kosten. Aktualisieren Sie regelmäßig.
4. Verwalten Sie Rechte und Rollen: Wer hat Zugriff auf welche Assets? Wer kann Änderungen vornehmen? Achten Sie auf Transparenz und Kontrolle.
5. Überwachen Sie Ihre Prozesse: Setzen Sie klare KPIs und regelmäßige Kontrollen, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse effizient ablaufen.