FloraHolland

Das HR-Servicezentrum arbeitet effizient und kundenfreundlich

2009 durchlief FloraHolland eine Reorganisation im großen Maßstab. So sollte auch die Personalabteilung die Effizienz steigern – alles musste digitalisiert werden. Gleichzeitig wollte die Abteilung so kundenfreundlich wie möglich bleiben. Mit TOPdesk gelang das. Die Blumenauktion von FloraHolland in Aalsmeer ist das größte Handelsgebäude der Welt. In einem Hallenkomplex von einer Million Quadratmeter (165 Fußballfelder) werden jeden Morgen zwanzig Millionen Blumen und Pflanzen gehandelt.

HR Servicemanagement muss effizienter werden

„Wir mussten anfangen, effizienter zu arbeiten,“ erzählt Bart Wijnen, Projektleiter beim HSC. „Vor zwei Jahren wurden sechs große Blumenauktionen der Niederlande zu FloraHolland zusammengefasst. Es ist viel Arbeit, all diese Niederlassungen zu harmonisieren.“

Vorher hatte jede Niederlassung ein eigenes Personalbüro mit eigenen Mitarbeitern und damit auch einer eigenen Auslegung der Personalpolitik. Nun musste an deren Stelle eine zentrale Personalabteilung treten. „Um alles an einem Ort machen zu können, war eine Servicemanagement-Software nötig,“ so Tim Holtkamp, Applicationmanager der Personalabteilung. „Die Wahl fiel schnell auf TOPdesk. Andere Softwarepakete waren furchtbar groß und teuer. TOPdesk ist ein flexibles Tool mit vielen Möglichkeiten – und es ist gar nicht kompliziert.“

Dadurch, dass beim HSC alle verschiedenen Fragen, Anträge und Bemerkungen an einer Stelle zusammenlaufen, bedeutet das auch für die Personalabteilung mehr Übersicht. Joeri Keevel, Helpdesk-Mitarbeiter: „Wenn aus TOPdesk zum Beispiel hervorgeht, dass es viele Fragen zur Rentenregelung gibt, dann können wir uns diesem Thema in einem Newsletter widmen.“

Ein Single-Point-of-Contact für alle Anfragen

„HR Servicemanagement ist ein weites Feld. Die eingehenden Fragen lassen sich nicht so einfach kategorisieren und viele Fragen lassen sich nicht als Standardfragen behandeln. Das HSC sammelt alle Fragen und leitet sie dann an die richtige Bearbeitergruppe weiter.“

Per Self Service Portal eigene Anfragen jederzeit einsehen

Die Vorgesetzten leiten die Meldungen ihrer Abteilungen weiter. Tim Holtkamp erzählt: „Sie können selbst im Self Service Portal (erreichbar über das HR-Portal) nachverfolgen, wie es mit ihrer Anfrage steht. Wir haben über Rechte und Rollen eingestellt, dass sie Anträge nicht selbst ändern können. Sie haben also nicht auf alles Zugriff, aber bleiben trotzdem auf dem Laufenden.“