Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis

Ausgangssituation: Dezentrale IT-Infrastruktur ohne klare Prozesse

Im Rahmen des Digitalpakts Schule stand die Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis vor der Herausforderung, eine eigenständige IT-Infrastruktur für Schulen aufzubauen. Die dezentralen Strukturen der Schulen machten es unmöglich, auf eine On-Premises Serverlösung zu setzen, weshalb eine cloudbasierte SaaS-Lösung erforderlich war. Bei der Suche nach einem geeigneten Tool fiel die Wahl 2020 auf TOPdesk.

Vor der Einführung von TOPdesk hatte die Schul-IT der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis weder ein Tool im Einsatz, noch gab es Struktur bei der Bearbeitung von IT-Anfragen. Die dezentralen Standorte der Schulen und das Fehlen einer Serverlösung erschwerten die Einführung eines klassischen Ticketsystems.

Besonders wichtig war es, eine Lösung zu finden, die es den Schulen ermöglichte, ihre IT-Probleme strukturiert zu melden, ohne auf eine eigene Infrastruktur zurückgreifen zu müssen. Johannes Follert, Systemadministrator der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis, beschreibt die Situation vor TOPdesk so: „Bevor wir TOPdesk eingeführt haben, gab es bei uns keine IT-Prozesse. Wir mussten komplett bei null anfangen. TOPdesk bot uns die Möglichkeit, eine strukturierte und transparente IT-Anfragebearbeitung einzuführen.“

Die Lösung: TOPdesk als zentrale Plattform für die Kreisverwaltung

Mit TOPdesk konnte die Schul-IT der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis ein Incidentmanagement aufbauen, das den Anforderungen der Schulen gerecht wurde. Über das Self Service Portal können Schulen nun eigenständig Tickets für IT-Probleme erstellen und direkt an die IT-Abteilung weiterleiten. Das IT-Team wiederum profitiert so von einem strukturierten Eingangskanal und einer effizienten Bearbeitung der Tickets.

Follert lobt die Funktionalität von TOPdesk und hebt hervor, dass die Software insbesondere in öffentlichen Verwaltungen einen wichtigen Beitrag zur Effizienzsteigerung leistet. Ein häufiges Problem ist der Personalmangel, weshalb es umso wichtiger sei, Prozesse durch IT-Lösungen zu automatisieren und zu strukturieren. „Durch die Einführung von TOPdesk können wir Tickets strukturiert bearbeiten und behalten den Überblick über den Bearbeitungsstatus. Die Transparenz für unsere Anmelder hat sich enorm verbessert,“ erklärt Follert.

Neben der Schul-IT profitieren auch die Haus-IT sowie die Hausmeister von der Einführung von TOPdesk. Vorher wurden in der Haus-IT Anfragen per E-Mail bearbeitet, was zu einem hohen Verwaltungsaufwand führte. Mit TOPdesk konnten auch hier die Prozesse optimiert und automatisiert werden. Besonders die Möglichkeit, unterschiedliche Abteilungen in einem System zu integrieren, hat die Arbeit erleichtert.

Exzellenter Support und überzeugendes Preis-Leistungs-Verhältnis

Das IT-Team der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis berichtet außerdem von den positiven Erfahrungen mit dem TOPdesk Support. Anfragen werden schnell und kompetent beantwortet, was besonders bei dringenden IT-Problemen von unschätzbarem Wert ist. „Der Support von TOPdesk ist wirklich herausragend. Egal, welches Anliegen wir hatten, wir haben immer zeitnah eine hilfreiche Antwort bekommen“, lobt Johannes Follert.

Ein weiteres Argument, das er für die Entscheidung zugunsten von TOPdesk nennt, ist das hervorragende Preis-Leistungs-Verhältnis: „Letztlich hat uns TOPdesk durch seine umfassenden Funktionalitäten und die attraktive Preisgestaltung überzeugt. Gerade für öffentliche Verwaltungen, die oft mit begrenzten Budgets arbeiten müssen, ist das ein wichtiger Faktor.“

Zusätzlich nutzen die IT-Abteilungen vorgefertigte Change-Workflows, um wiederkehrende Anfragen effizient zu bearbeiten. Follert hebt die Flexibilität hervor: „Mit TOPdesk konnten wir alle unsere Anforderungen umsetzen. Besonders die Automatisierungsmöglichkeiten sind beeindruckend. Es gibt keine Herausforderung, die wir nicht lösen konnten.“
Aktuell wird die Wissensdatenbank weiter ausgebaut, um den Nutzern bei häufig auftretenden Problemen eine schnelle Lösung zu bieten.

Fazit: TOPdesk als umfassende Lösung für den öffentlichen Sektor

Die Einführung von TOPdesk hat die Arbeitsweise der IT-Abteilungen der Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis grundlegend verändert. Die verbesserte Transparenz und die Möglichkeit, Prozesse zu automatisieren, haben die Effizienz deutlich gesteigert.

Follert empfiehlt TOPdesk vor allem für Organisationen, die Anfragen strukturiert erfassen und bearbeiten möchten: „TOPdesk bietet eine umfangreiche Lösung für jede Art von Servicemanagement. Besonders für den öffentlichen Sektor ist es ideal, da es flexibel und umfassend ist.“

Mit TOPdesk hat die Kreisverwaltung Rhein-Hunsrück-Kreis eine Lösung gefunden, die nicht nur ihre aktuellen Herausforderungen meistert, sondern auch zukünftiges Wachstum und weitere Digitalisierungsschritte unterstützt.