Schulz Farben- und Lackfabrik GmbH

Ausgangssituation: Unübersichtliche Prozesse und Doppelarbeit

Die Schulz Farben- und Lackfabrik GmbH stand 2017 vor der Herausforderung, ihre internen Prozesse effizienter zu gestalten. Vor der Einführung von TOPdesk war der Arbeitsalltag von uneinheitlichen Abläufen und einer unübersichtlichen Aufgabenverteilung geprägt.

Ein zentrales Problem bestand darin, dass mehrere IT-Mitarbeiter häufig parallel an denselben Aufgaben arbeiteten, ohne voneinander zu wissen. Dadurch kam es zu Doppelarbeiten, die nicht nur Zeit und Ressourcen verschwendeten, sondern auch zu Verwirrung und Verzögerungen in der Bearbeitung führten. Verantwortlichkeiten waren unklar, und es fehlte eine zentrale Plattform, um den aktuellen Bearbeitungsstand einzelner Vorgänge nachzuverfolgen.

Zusätzlich war die Kommunikation stark E-Mail-basiert. Wichtige Informationen wurden in langen E-Mail-Ketten verstreut, was es schwierig machte, den Überblick zu behalten. Mitarbeiter mussten häufig mühsam nach relevanten Informationen suchen, was zu Verzögerungen und ineffizienten Abläufen führte. Die mangelnde Transparenz sorgte zudem dafür, dass Aufgaben übersehen oder falsch priorisiert wurden, was die Arbeitsbelastung zusätzlich erhöhte.

Insgesamt war der Bedarf nach einer strukturierten, zentralen Lösung, die Transparenz, Nachverfolgbarkeit und eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht, deutlich erkennbar. Diese Ausgangslage führte zur Entscheidung, sich auf die Suche nach einer ITSM-Lösung zu begeben. In diesem Auswahlprozess wurde sich letzendes für TOPdesk als zentrale Plattform zur Optimierung der Prozesse entschieden.

Die Lösung: Mehr Struktur und Transparenz dank TOPdesk

Mit der Implementierung von TOPdesk konnte das Unternehmen seine Arbeitsabläufe grundlegend verbessern. Aufgaben werden nun zentral erfasst und den IT-Mitarbeitern zugewiesen, wodurch der Arbeitsaufwand optimiert wurde. „Mit TOPdesk haben wir den doppelten Aufwand deutlich reduzieren können“, berichtet Thorsten Wallbaum, IT-Leiter bei der Schulz Farben- und Lackfabrik GmbH. Jeder im Team weiß genau, wer für welche Aufgabe zuständig ist und in welchem Bearbeitungsstand sich diese befindet.

Weniger E-Mails, mehr Effizienz

Durch den Einsatz von TOPdesk konnte die E-Mail-Flut spürbar reduziert werden. Anstatt verstreuter Informationen in verschiedenen Postfächern sind nun alle relevanten Daten zentral verfügbar. Das sorgt nicht nur für Zeitersparnis, sondern auch für eine bessere Übersichtlichkeit und Nachverfolgbarkeit der Prozesse.

Schulungen und Best Practices für eine erfolgreiche Implementierung

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die intensive Schulung der IT-Mitarbeiter. Durch regelmäßige Schulungen und Tipps wurde sichergestellt, dass TOPdesk konsequent und effektiv genutzt wird. Besonders die durchgehende Erstellung von Tickets sorgt für eine konsistente Arbeitsweise und langfristige Prozessoptimierung.

Fazit: Transparenz und Effizienz für nachhaltigen Erfolg

Die Einführung von TOPdesk hat der Schulz Farben- und Lackfabrik GmbH geholfen, ihre internen Abläufe nachhaltig zu optimieren. Weniger Doppelarbeiten, eine klar strukturierte Aufgabenverteilung und die deutliche Reduzierung der E-Mail-Kommunikation sind nur einige der Vorteile. Unternehmen, die auf transparente und effiziente Prozesse setzen, profitieren langfristig von der Einführung von TOPdesk – insbesondere im industriellen Mittelstand. „Ich würde es im Prinzip jedem empfehlen, jedem Unternehmen“, erklärt Stefan Hoffmann, Manager IT-Logistik.