Szerezze vissza az irányítást az ügyfélszolgálaton
Ismerje meg Andrást. Mielőtt okosabb munkamódszerekre váltott, belefáradt abba, hogy túlterheltnek érzi magát, hogy az incidensek felhalmozódnak, és nem tudja, hogyan feleljen meg ügyfelei növekvő elvárásainak.
Azonban ő már megnyugodhat – függetlenül attól, hogy mik várhatnak még rá.
Más informatikai osztályok azonban még mindig érezhetik a nyomást. Mivel a végfelhasználók 55%-a évről évre magasabb szintű ügyfélszolgálatot vár el, ez nem csoda.
Ahhoz, hogy lépést tudjanak tartani ezekkel az igényekkel, a Lizáéhoz hasonló csapatoknak okosabban kell dolgozniuk. De tűzoltás közben az első lépés megtalálása kihívást jelenthet.
Íme 8 tipp, amit hétfő reggel alkalmazhat, hogy minimalizálja a nyomást és maximalizálja az idejét.
8 tipp az okosabb munkavégzéshez
Sorrend létrehozása
Amikor ki se lát a munkából, nehéz számon tartani, hogy mit kell tenni - nem is beszélve arról, hogy hol kezdje el. Ezért akár egy táblára írva vezeti a dolgokat, akár feladatkezelő alkalmazást használ, tegye vizuálisan láthatóvá a munkáját.
Priorizálás
Miután áttekintette, hogy mit kell tennie, ideje elkezdeni a prioritások felállítását. Mérje fel a munkaterhelését, döntse el, mely feladatok teremtik a legnagyobb ügyfélértéket, és szervezze az idejét ezek köré. Először a nap három legfontosabb eredményére összpontosítson.
Ne hagyatkozzon az e-mailekre
Most, hogy már tudja, milyen munkára kell összpontosítania, ne essen abba a csapdába, hogy az e-maileket használja a fejlődés nyomon követésére. Írja le máshova a feladatait, vagy kövesse őket egy alkalmazással, hogy ne vesszenek el a postaládájában.
Használjon tiltólistát
Ahelyett, hogy egy véget nem érő teendőlistán dolgozna, próbálja ki a "mit nem szabad" listát. Ha listát készít azokról a dolgokról, amelyeket nem szabadna megtennie, az segít azonosítani a nem létfontosságú, vagy könnyen elhalasztható feladatokat.
Kerülje a multitaskingot
Egyesek büszkék arra, hogy képesek több feladatot is elvégezni. De két - vagy több! - feladat párhuzamos elvégzése csak azt jelenti, hogy nagyobb valószínűséggel követ el hibákat. Próbáljon meg egy feladatra koncentrálni, és azt teljesen befejezni, mielőtt a következőre lépne.
Ne törekedjen a tökéletességre
A perfekcionizmus miatt általában csak keményebben dolgozunk, nem okosabban. Ha tudásbázist használ, ne töltsön órákat azzal, hogy minden információt elérhetővé tesz, amikor az ügyfelei csak a 10%-át fogják azoknak használni. Ehelyett frissítse ezeket, amikor azt veszi észre, hogy bizonyos kérdések gyakrabban érkeznek.
Készüljön fel a következő napra
Aki nem felkészült, arra kudarcok várhatnak. Használja a munkanap végét arra, hogy felkészüljön a következőre. Takarítsa ki a munkaterületét, ellenőrizze a naptárát, készítsen egy tennivalólistát a következő napra, vagy győződjön meg róla, hogy a hardver fel van töltve.
Ne féljen a másolástól
Az okosabb munkavégzés lényege, hogy olyan apró változtatásokat hajtsunk végre, amelyek nagy (és tartós) hatással bírnak. Keressen tehát olyan tippeket, rövidítéseket és legjobb gyakorlatokat a szakterületének vezetőitől, amelyek működnek az önök számára - és hagyja figyelmen kívül azokat, amelyek nem.
Sorrend létrehozása
Amikor ki se lát a munkából, nehéz számon tartani, hogy mit kell tenni - nem is beszélve arról, hogy hol kezdje el. Ezért akár egy táblára írva vezeti a dolgokat, akár feladatkezelő alkalmazást használ, tegye vizuálisan láthatóvá a munkáját.
Priorizálás
Miután áttekintette, hogy mit kell tennie, ideje elkezdeni a prioritások felállítását. Mérje fel a munkaterhelését, döntse el, mely feladatok teremtik a legnagyobb ügyfélértéket, és szervezze az idejét ezek köré. Először a nap három legfontosabb eredményére összpontosítson.
Ne hagyatkozzon az e-mailekre
Most, hogy már tudja, milyen munkára kell összpontosítania, ne essen abba a csapdába, hogy az e-maileket használja a fejlődés nyomon követésére. Írja le máshova a feladatait, vagy kövesse őket egy alkalmazással, hogy ne vesszenek el a postaládájában.
Használjon tiltólistát
Ahelyett, hogy egy véget nem érő teendőlistán dolgozna, próbálja ki a "mit nem szabad" listát. Ha listát készít azokról a dolgokról, amelyeket nem szabadna megtennie, az segít azonosítani a nem létfontosságú, vagy könnyen elhalasztható feladatokat.
Kerülje a multitaskingot
Egyesek büszkék arra, hogy képesek több feladatot is elvégezni. De két - vagy több! - feladat párhuzamos elvégzése csak azt jelenti, hogy nagyobb valószínűséggel követ el hibákat. Próbáljon meg egy feladatra koncentrálni, és azt teljesen befejezni, mielőtt a következőre lépne.
Ne törekedjen a tökéletességre
A perfekcionizmus miatt általában csak keményebben dolgozunk, nem okosabban. Ha tudásbázist használ, ne töltsön órákat azzal, hogy minden információt elérhetővé tesz, amikor az ügyfelei csak a 10%-át fogják azoknak használni. Ehelyett frissítse ezeket, amikor azt veszi észre, hogy bizonyos kérdések gyakrabban érkeznek.
Készüljön fel a következő napra
Aki nem felkészült, arra kudarcok várhatnak. Használja a munkanap végét arra, hogy felkészüljön a következőre. Takarítsa ki a munkaterületét, ellenőrizze a naptárát, készítsen egy tennivalólistát a következő napra, vagy győződjön meg róla, hogy a hardver fel van töltve.
Ne féljen a másolástól
Az okosabb munkavégzés lényege, hogy olyan apró változtatásokat hajtsunk végre, amelyek nagy (és tartós) hatással bírnak. Keressen tehát olyan tippeket, rövidítéseket és legjobb gyakorlatokat a szakterületének vezetőitől, amelyek működnek az önök számára - és hagyja figyelmen kívül azokat, amelyek nem.
Készen áll a következő lépésre?
Ez a nyolc tipp remek kezdet, de csak az első lépést adja meg. A hosszútávú eredmények érdekében váltson okosabb munkamódszerre. Fedezze fel a TOPdesk három alapelvét ehhez, és azt, hogy hogyan érdemes alkalmazni őket.
Váltson okosabb munkamódszerre