Intsen búcsút az ügyfélszolgálati stressznek

Az ügyfélszolgálaton dolgozni sokszor stresszes lehet: a munkatársak nagy nyomás alatt próbálják megoldani az összes beérkező incidenst rövid idő alatt. Néhány változtatással jelentősen megkönnyítheted az ügyfélszolgálaton dolgozók mindennapjait, miközben további értéket is adhatsz a szervezethez.

Mielőtt belevágnánk, nézzük meg, mikor érdemes ezeket a változtatásokat bevezetni. Ha magas a fluktuáció a stressz miatt, az növeli a toborzás és betanítás költségeit, és visszaveti a hatékonyságot is. Ezek mind negatívan hatnak az alkalmazotti- és ügyfélélményre.

A GFI IT stressz kérdőíve szerint a hiányos költségkeret, kevés munkatárs és irreális időkorlátok a fő okai az ügyfélszolgálati stressznek. A jó hír az, hogy ezen lehet javítani. Olvasd el 5 tippünket, és ints búcsút az ügyfélszolgálati stressznek!

1. Hozz létre tudásbázist

Az ügyfélszolgálat közös tudásának tárolása sok előnnyel jár. Elsősorban azért, mert tehermentesíti a munkatársakat, akik így kevesebb időt töltenek a visszatérő problémák megoldásával. A tudásbázis növekedésével az ügyfélszolgálatosok képesek lesznek önállóan megoldani komplexebb bejelentéseket is. Ezáltal a munka változatosabbá és kevésbé stresszessé válik.

2. Használj chatbotot az egyszerűbb incidensekhez

Ahogy a tudásbázis segítségével a munkatársak a bonyolultabb problémákra koncentrálhatnak, az egyszerűbb esetek kezelésében a chatbot léphet be a képbe. A chatbotok nagyban megkönnyíthetik a mindennapokat az ügyfélszolgálaton, hiszen képesek kezelni az egyszerű kéréseket, mint például a jelszó visszaállítását. Ez leveszi a terhet a kollégákról, így több idejük marad a fontosabb feladatokra.

3. Biztasd ügyfeleidet az önkiszolgáló portál használatára

Szabadíts fel még több időt az ügyfélszolgálatosoknak egy önkiszolgáló portál létrehozásával. Az ügyfelek így saját maguk is megválaszolhatják kérdéseiket, amikor szükségük van rá. Ez nemcsak az ügyfelek életét könnyíti meg, hanem a munkatársakét is, akik az így felszabadult időt nagyobb jelentőségű feladatokra fordíthatják. Ne feledd, hogy boldog alkalmazottak boldog ügyfeleket eredményeznek.

4. Implementálj problémamenedzsmentet

Az ügyfélszolgálat gyakran "tűzoltásra" van berendezkedve, és kevés idejük marad a nagyobb problémák feltárására. Fontos, hogy a csapatod a problémák gyökereinek megoldására koncentráljon, hogy csökkentse a hirtelen jelentkező problémák okozta stresszt. Olvasd el Stephen Mann megközelítését a problémamenedzsment témájában!

5. Fektess be a munkatársak jóllétébe

Ha követed a fenti tippeket, kollégáid nem lesznek túlterheltek. Az ügyfélszolgálat azonban sosem lesz stresszmentes, ezért fontos a kollégák jóllétére is odafigyelni. A munkatársak jólléte növeli a hatékonyságot. Fektess be például masszázsszékekbe vagy álló asztalokba, szervezz sétáló meetingeket, és ne feledkezz meg a nassolnivalóról sem!

Stressz nélkül...

A fenti tippek segítenek az ügyfélszolgálat gördülékeny működésében. Ha mégis nehézzé válik a helyzet, próbálj meg relaxálni és lazán kezelni a dolgokat. Neked milyen tippjeid vannak a stresszkezelésre? Oszd meg kommentben!

Szeretnél elsőként értesülni hasonló tartalmainkról?

Iratkozz fel havi blog hírlevelünkre!