Hörmann

Hogyan sikerült a Hörmann (UK) Kft.-nek tökéletesíteni létesítményüzemeltetési szolgáltatásait

Hörmann, Európa vezető gyártója a garázsajtók, bejárati ajtók és irányítók piacán, 2018-ban kereste fel a TOPdesket, segítséget kérve professzionális létesítményüzemeltetési szolgáltatások bevezetéséhez.

Eliot Buckby-t, a vállalat létesítmény-, és karbantartásmenedzserét kérdeztük arról, hogyan sikerült a TOPdesket létesítményüzemeltető (CAFM) eszközként bevezetniük, és ez milyen hatással volt az üzletre.

A káosztól a CAFM-ig

Kaotikus munkamennyiség. Egyre bonyolultabb problémák. Összefüggéstelen kommunikáció. Ha párhuzamosan több feladat fut és nincs egy jól használható CAFM-eszköz, a létesítményüzemeltetés rendkívüli kihívást jelenthet.

A Hörmann (UK) felismerte ezt, és elsősorban emiatt volt szükségük egy CAFM-megoldásra. Körbenéztek a piacon és a TOPdesk bizonyult a tökéletes választásnak. Egy, a személyes igényeikre alakított eszközt tudunk nekik biztosítani, melynek használatába minden alkalmazottuk beleegyezett.

“A TOPdesk bevezetése előtt leterhelt minket a munka mennyisége. Egy olyan megoldást kerestünk, ahol minden követhető és számonkérhető” – meséli Eliot.

A TOPdesk bemutatóját követő egy héten belül a Hörmann már el is döntötte, hogy megvásárolja a terméket,  és elindult az eljárások és folyamatok tökéletesítése felé vezető úton.

Az FM nehézségei

Az ismétlődő feladatok kezelése segített a technikusoknak a időbeosztásban, a feladatok ütemezésében és rangsorolásában. Ha az operátorok által elért eredményeket teljesítmény szempontjából elemezni szeretnénk, az ilyen jellegű adatok begyűjtése felbecsülhetetlen jelentőséggel bír.

Az önkiszolgáló portál olyan munkafolyamatokat és űrlapokat biztosít a személyzetnek, ahol információkhoz és segítséghez egyaránt hozzáférhetnek. A portálon keresztül a személyzet tagjai nyomon követhetik a bejelentést és a hozzá kapcsolódó, elvégzett feladatokat.

“Amikor egy munkatársunk felhívja a csapatot, azonnal a TOPdesk önkiszolgáló portál felületére irányítjuk – mondván, ha nincs TOPdesk, nincs hibajegy! Ez azt eredményezte, hogy mielőtt felvennék a telefont, megnézik, nincs-e megoldás a problémára az önkiszolgáló portálon, és gyakran maguk megtalálják a választ a kérdésre. Ezzel nagyban tudtuk növelni a hatékonyságot.”

Az FM nem irodai munka. Eliot és csapata a TOPdesk mobil változatát használja, hiszen útközben kezelik és oldják meg a problémákat. Ez rávilágít arra is, mennyire fontos, hogy a személyzet személyre szabott űrlapokkal dolgozhasson.

Targoncák és hulladék: lerövidített megoldások

A Hörmann a beszállítókkal végzett közös munkafolyamatoknál már számos eljárást vezetett be a közvetítők kihagyására. A targoncák javítása, az extra szolgáltatások közvetlen foglalása és a hulladékkezelés csak néhány példa ezekre a munkafolyamatokra.

“Ahelyett, hogy mi vennénk fel a kapcsolatot a beszállítókkal, egy olyan űrlapot hoztunk létre, amit a személyzet közvetlenül elküldhet nekik. Amikor szükségünk van rájuk, a szolgáltatóink automatikusan megkapják az információkat, és válaszuk minden egyes érintetthez megérkezik.”

“Targoncák meghibásodása esetére két különböző beszállítónak számos munkafolyamatot alakítottunk ki. Az eszközkezelés annyit jelent, hogy a rendszer azonosítja melyik gépet kell javítani, és erről a beszállítót is értesíti. Az eljárás annyira gördülékeny, hogy a javítást végző szakember még aznap megérkezik – ez mindenki számára egyszerűbb. A rendszerrel telefonhívások nélkül rögzíthetők a bejelentések.”

“Ezekkel az űrlapokkal sokkal jobban be tudjuk osztani az időnket és a személyzet is jobban bízik a problémák jelentéseiben, hiszen tudják, hogy belátható időn belül megoldást találunk rájuk, sőt az egész folyamatot átláthatják.”

Átalakulás a TOPdeskkel

Mivel a TOPdesk a Hörmann első CAFM eszköze, a tanácsadás alapvető fontossággal bírt a tökéletes eljárás kialakítása során: “Kezdetben a projekt ijesztőnek tűnt, de mivel a bevezetést lépésről lépesre hajtottuk végre, kezelhetővé vált. A TOPdesk bevonása nélkül biztos nem tudtuk volna ugyanezt az eredményt elérni.”

Az alapok tökéletesítése után, a csapat most már magabiztosan áll készen a környezet fejlesztésére és a teljes folyamatrendszer vizsgálatára, például a fő teljesítménymutatók javítására, illetve az erőforrástervezők és vezérlőpultok ismeretének tökéletesítésére.

“Arra törekszünk, hogy a TOPdesket a vállalat minden területén integráljuk, és így a Hörmann alkalmazottak elsőszámú információforrásává válhasson.”