8 tipp az ügyfélszolgálat hatékonyabb működéséhez

Ismerd meg Michaelt. Mielőtt megváltoztatta a munkamódszerét, belefáradt abba, hogy állandóan túlterheltnek érzi magát, miközben az incidensek csak gyűltek, és nem tudta, hogyan feleljen meg ügyfelei növekvő elvárásainak.

Most már nyugodt lehet – függetlenül attól, mi vár rá.

Sok más IT-részleg még mindig túlterheltnek érzi magát. Nem csoda, hiszen a végfelhasználók 55%-a évről évre magasabb szintű ügyfélszolgálatot vár el.

Ahhoz, hogy lépést tudj tartani ezekkel az igényekkel, a Michaeléhez hasonló csapatoknak okosabban kell dolgozniuk. De amikor a problémák megoldásával vagy elfoglalva, nehéz lehet megtalálni az első lépést.

Itt van 8 tipp, amikkel minimalizálhatod a nyomást és maximalizálhatod az idődet az ügyfélszolgálati feladatok során.

1. Hozz létre rendszert Amikor el vagy havazva, nehéz nyomon követni, mit kell csinálni – nem is beszélve arról, hol kezdd el. Akár táblát, akár feladatkezelő appot használsz, tedd vizuálisan láthatóvá a munkát.

2. Állíts fel prioritásokat Miután átnézted, mit kell tenned, ideje priorizálni. Értékeld a munkaterhelést, döntsd el, mely feladatok hoznak a legtöbb értéket az ügyfeleknek, és ezek köré szervezd az idődet. Kezdd a napot a három legfontosabb feladatra koncentrálva.

3. Ne támaszkodj az e-mailekre Most, hogy már tudod, mire kell összpontosítanod, ne ess abba a csapdába, hogy az e-maileket használod a haladás nyomon követésére. Írd le a feladatokat máshova, vagy használd egy alkalmazást, hogy ne vesszenek el a postaládában.

4. Készíts tiltólistát Ahelyett, hogy egy véget nem érő teendőlistát írnál, próbálj létrehozni egy "tiltólistát". Ha listát készítesz azokról a dolgokról, amiket nem kéne megtenni, segít azonosítani a nem fontos vagy elhalasztható feladatokat.

5. Kerüld a multitaskingot Néhányan büszkék arra, hogy képesek multitaskingra. De ha egyszerre két – vagy több! – feladatot végzel, könnyen hibákat követhetsz el. Próbálj egy feladatra koncentrálni, és azt teljesen befejezni, mielőtt a következőre lépnél.

6. Ne törekedj a tökéletességre A perfekcionizmus gyakran keményebb munkához vezet, nem hatékonyabbhoz. Ha tudásbázist használsz, ne tölts órákat minden információ elérhetővé tételével, amikor az ügyfelek csak a 10%-át fogják használni. Csak akkor frissítsd, amikor látod, hogy bizonyos kérdések gyakran felmerülnek.

7. Készülj fel a következő napra Használd a nap végét arra, hogy felkészülj a következőre. Rendezd el a munkaterületed, nézd át a naptárad, készíts teendőlistát a következő napra, és ellenőrizd, hogy fel van-e töltve a hardvered.

8. Ne félj másolni! Az okosabb munkavégzés lényege, hogy apró változtatásokat hajts végre, amik nagy hatással vannak. Keress tippeket, rövidítéseket és bevált gyakorlatokat, amik működnek neked – és hagyd figyelmen kívül, amik nem.

Készen állsz a következő lépésre? Ez a nyolc tipp jó kezdet, de csak az első lépéshez elég. A hosszú távú eredményekhez válts okosabb munkamódszerekre! Iratkozz fel blog hírlevelünkre, hogy elsőként értesülj a legújabb tippjeinkről!