A TOPdesk Bevezetése a Budai Egészségközpontban

Magyarországon az egészségügy helyzete sok szempontból igényli a fejlesztést, éppen ezért fontosak az olyan példák, mint a Budai Egészségközpont Zrt. (későbbiekben BEK) esete. Büszkék vagyunk arra, hogy a szolgáltatásfejlesztési folyamat részesei tudunk lenni, éppen ezért ültünk le beszélgetni az itt dolgozó Oláh Péter IT igazgatóval és Tóth Ferenccel, aki a TOPdesk alkalmazásgazdája a cégnél. Az interjú többek között arra is rávilágít, hogy hogyan segítette a TOPdesk a cég működését és hatékonyságát, különösen az eszközkezelés és változáskezelés terén.

Az interjú elején az aktuálisan zajló változásokat beszéltük át Péterrel:

Szolgáltatásmenedzsment szoftver bevezetése előtt:

Egy szolgáltatásmenedzsment rendszer bevezetése általában akkor indokolt, ha a kezelhetetlen mennyiségű beérkező kérés miatt túlterheltek a munkatársak, így lassan haladnak a folyamatok. Ha ”eltűnnek” az eszközök, ha nem átlátható és zökkenőmentes a telephelyek közötti logisztika és kommunikáció.
A BEK eleinte egy egyszerű helpdesk rendszert használt, amely nem tartalmazott hibajegykezelésen kívül más funkciókat, hiszen a kezdeti kis létszám mellett, könnyedén fel tudták osztani a feladatokat egymás között.

Később a bővüléssel elkezdett szükségessé válni az eszközkezelés lehetősége is, ezért kipróbáltak számos ingyenes programot, azonban ezek nem fedték le az igényeiket. Ekkor döntöttek úgy, hogy beruháznak egy fejlettebb szolgáltatásmenedzsment programba és így esett a választásuk a TOPdeskre. Azóta már 7 éve használják a szoftvert és lelkesen bővítik a szervezeten belül más területekre is.

Sokszor nem csak a választott szoftver a fontos, hanem a szoftvert körülvevő támogatói csapat tapasztalati tudása is, ezt Péter is kiemelte az interjú során:
„[…]az innovatív hozzáállás nagyon fontos számunkra. Ti elég nagy cég vagytok ahhoz, hogy legyen mögöttetek olyan tapasztalat, mind a kis, mind a nagyvállalati szegmensből, hogy várhatóan olyan ’gold standard’ megoldást fogtok tudni javasolni, ami segít a vállalatoknak, hogy megkapják a nekik szükséges eszközt a problémájuk megoldására […]”

A bevezetés ráfordítási korlátok miatt döcögősen ment, de a supportos kollégánkkal minden felmerülő kérdést meg tudtak beszélni. Eleinte csak az eszközkezelő modult használták nyilvántartásra, leltárazásra, majd a hibajegykezelés és a változás kezelés lehetőségeibe is belemélyedtek.

”Második bevezetés”

Gyakran tapasztaljuk, hogy ha az ügyfeleink különböző okok miatt nem szabják kellően az igényeikre a TOPdesket, a szoftver használata nem lesz optimális. Ilyen esetekben ajánljuk, hogy egyeztessenek a konzulenseinkkel, akik segítenek átgondolni és tökéletesíteni a rendszert a könnyed munkavégzés és a maximális kihasználtság érdekében. Ez merült fel a Budai Egészségközpont Zrt. esetében is : A közös gondolkodás hatalmas sikert aratott mind az ügyfél és beszállítói oldalon is. Leginkább az eszközkezelésben és a könnyítette meg mindennapi munkájukat. Korábban megesett, hogy több eszközük elveszett, ezzel anyagi károkat és időbeli kiesést okozva a cégnek. A TOPdesk segítségével azonban a nyilvántartott eszközök minden mozgását vissza tudják nézni és ellenőrizni .

„Bármikor lehúzhatok egy listát, darabra annyi, stimmel. Ugyanúgy van minden megcsinálva. Az összes kiadás/bevételi bizonylat és az átadás/átvételi bizonylat is. Ez nem mindig volt elmondható. Ez egy nagy hiányosság volt nálunk, de nagyon szépen rendbe raktuk és azóta is így használjuk. .”

„Szerintem nem is a rendszer a lényeg, hanem a hozzáadott szakértelem meg az implementációs csapat, aki mögötte áll, és ebben azt gondolom, hogy büszkék lehettek magatokra, mert amit mi kaptunk tőletek az értékes volt.”

Az inspirációt ügyfeleink egymástól nyerik

Nem csak a konzulenseink és ügyfeleink esetében tartjuk fontosnak és rendkívül hasznosnak a közös gondolkodás erejét. Ügyféleseményeinken lehetőséget biztosítunk kerekasztal beszélgetések, előadások és networking keretein belül arra, hogy betekintést nyerjenek az ügyfelek egymás TOPdesk használatába. Ez által inspirációt nyerhetnek újabb megoldási lehetőségekre, amik bevezetésével még inkább megkönnyíthetik mindennapi munkájukat.

„[…] annyi ötletet hallottam, hogy máshol mit csinálnak, hogy oldották meg, milyen funkciókat raktak a TOPdeskbe akár veletek, akár úgy, hogy ők házon belül próbálták megcsinálni, valamilyen úton módon API-t írtak hozzá. Egy nagyon inspiráló, jó esemény volt ez számunkra. Ötleteket adtak ahhoz, hogy miket lehetne csinálni és miket lehet ebből még kihozni .”

Amennyiben inspirálónak találtad a Budai Egészségközpont Zrt.-vel végzett közös munkánkat, és érdekel, hogy a TOPdesk hogyan könnyítheti meg a hétköznapjaidat is, ne habozz, igényelj személyre szabott demót!