Kezeld ICT- és FM-folyamataidat egy rendszerben

Képzeld el, hogy a szervezetnél a létesítményüzemeltetési csapat egy nyilvántartó rendszert szeretne használni a bejelentések és igények kezelésére (FMIS). Az ICT már használ egy hasonló rendszert, amit ők ITSM-rendszernek hívnak. Bonyolultan hangzik? Igen. Szerencsére van lehetőség arra, hogy együtt dolgozzatok egy rendszerben. Milyen lépéseket kell megtenned, hogy az ICT és a létesítménygazdálkodás hatékonyan együttműködjön ugyanabban a rendszerben?

ICT és létesítményüzemeltetés egy rendszerben

Az ICT már használ egy olyan rendszert, amit a létesítménygazdálkodási folyamatok kezelésére is szeretnének bevezetni? Ebben az esetben érdemes lenne, ha a két részleg ugyanabban a rendszerben dolgozna, hiszen ennek számos előnye van. Így könnyedén tudnak bejelentéseket átadni egymásnak, például akkor, ha egy bejelentés megoldásához mind az ICT-re, mind a létesítményüzemeltetésre szükség van.

Érdemes létrehozni egy olyan önkiszolgáló portált is, ahol minden dolgozó – például egy oktatási intézmény esetében az oktatók és akár a diákok is – könnyen információt szerezhet a cég ICT és FM szolgáltatásairól. Így minden megtalálható egy helyen.

Ha az ICT már használ egy rendszert a bejelentések nyomon követésére, akkor ezt a rendszert már egyszer bevezették a szervezetnél, és a szükséges beállításokat az ICT működésére szabva már elvégezték. Ha úgy döntötök, hogy a létesítményüzemeltetés is ugyanebben a rendszerben fog dolgozni, fontos, hogy az ICT-vel együtt feltérképezzétek a lehetőségeket. Nézzétek meg, hogyan alakították ki a jelenlegi rendszert, és milyen változtatásokat kell végrehajtani ahhoz, hogy azt közösen tudjátok használni.

Dolgozzatok egy közös beállításon

Hogyan kezdj hozzá? Üljetek össze rendszeresen, és mélyedjetek el azokban a témákban, amelyek az ICT és az FM munkája során felmerülnek. Ezekben a megbeszélésekben vegyen részt mind az ICT, mind pedig a létesítményüzemeltetés képviselője. Érdemes bevonni az alkalmazásgazdát és a szoftvercég egy tanácsadóját is. Miért? A korábbi projektek tapasztalatai alapján tudni fogják, melyek azok a témák, amelyekre több figyelmet kell fordítani, és melyek azok a kérdések, amelyeket együtt érdemes megvitatni.

A közös rendszer kialakítása

A megbeszélések során körvonalazódni fog, hogy mik a folyamat következő lépései. Valószínűleg számos beállítást meg kell változtatni ahhoz, hogy az ICT és a létesítményüzemeltetés közösen használhassa a rendszert. Az alkalmazásgazda gondoskodhat az „új beállítások” megvalósításáról, esetleg a csapat más tagjaival és a szoftver-beszállító cég tanácsadójával együttműködve.

Először egy tesztkörnyezetben hozzátok létre az új beállításokat, és győződjetek meg róla, hogy minden csapat alaposan tesztelje őket. Minden igénynek megfelelnek az új beállítások? Ezután figyelj arra is, hogy az éles környezetet is az új beállításokhoz igazítsátok. Amint ez készen van, az ICT és a létesítményüzemeltetés elkezdhet ugyanabban a rendszerben dolgozni!

Közös service desk?

Szeretnéd sikeresen egyesíteni két vagy több részleg service deskjét? Készíts egy megosztott szolgáltatáskatalógust!