Miért hasznos egy termék- és szolgáltatáskatalógus?

Tanácsadóként azt látom, hogy nagyon kevés létesítménygazdálkodási osztály használ Termék- és Szolgáltatáskatalógust (PSC). Pedig egy jól megtervezett PSC jelentősen javíthatja a létesítményellátó osztály teljesítményét. Most elmondom, hogyan tudod ezt megvalósítani.

Katalógus: egy nagyszerű mód arra, hogy megjelenítsd a szolgáltatásaidat

A szolgáltatáskatalógus (PSC) egy dokumentum, amely leírja az összes terméket és szolgáltatást, amit az adott osztály (esetünkben a létesítménygazdálkodás) kínál a szervezet számára. A PSC olyan, mint a létesítménygazdálkodási szolgáltatások kirakata: ebben a dokumentumban az ügyfeleid minden szükséges információt megtalálnak az általad kínált eszközökről és szolgáltatásokról. Például: hogyan kell lefoglalni egy tárgyalótermet?

A Szolgáltatáskatalógus nemcsak információt ad a tartalomról, hanem üzleti kommunikációs csatornaként is szolgál a létesítményellátási osztály és a belső ügyfelek között. Ha egyértelműek az időtartamok, a megrendelések és az igények kezelésének menete, akkor biztosítva van, hogy az ügyfelek és a létesítményekkel foglalkozó munkatársak is tisztában legyenek az elvárásokkal. Ahogy elmagyarázod a PSC-ben a dolgokat, bemutatod az osztályod, mennyire formális (vagy informális), közérthető és/vagy professzionális.

Egy ilyen katalógus promóciós eszközként is szolgálhat a létesítménygazdálkodási osztály számára, hiszen növeli a szakszerűség színvonalát és bemutatja, mennyire átlátható az osztály működése. Ha egyértelműen kilistázod a szolgáltatások költségeit, az ügyfelek tudni fogják, hogyan használják fel a költségvetést, és milyen költségekkel számolhatnak.

Szolgáltatáskatalógus létrehozása

Ha megfelelően akarod tájékoztatni az ügyfeleidet, akkor a következő információkat érdemes szerepeltetni a katalógusban:

A termék vagy szolgáltatás leírása. Például, hogy pontosan mit tartalmaz egy szabványos munkaállomás?
A termék vagy szolgáltatás minőségi jellemzői. Ha a létesítménygazdálkodási osztály különböző minőségi típusokat tud biztosítani, ezeket le kell írni a PSC-ben. Milyen típusú tárgyalók állnak rendelkezésre? Mi az eljárás állófogadások vagy ünnepségek esetén?
A termék megrendelésének eljárásrendje. Ki rendelheti meg a terméket vagy szolgáltatást – elegendő, ha a menedzser lead egy rendelést, vagy a költséggazda aláírása is szükséges?
A termék szállítási feltételei. Van a terméknek kiszállítási ideje? Hol lehet átvenni, vagy pedig ki tudják-e szállítani a megrendelőnek?
Kivel lépjen kapcsolatba az ügyfél, ha kérdései, panaszai lennének, vagy elromlik az eszköz? Van erre egy telefonszám, egy intranet portál, esetleg egy helpdesk, ahol személyesen is segíteni tudnak?

A szolgáltatások kategorizálása

A termékek és szolgáltatások kategorizálása (például az ingyenes és a fizetős szolgáltatások megkülönböztetése) megkönnyíti az ügyfeleid dolgát. Ezen szolgáltatások felosztása alapszintű, plusz és testre szabott csomagokra bizonyítottan sikeres megoldás.

Alapszintű csomag: azokat a termékeket és szolgáltatásokat tartalmazza, amelyeket minden belső ügyfél ingyenesen vehet igénybe. Ilyen például a takarítás, a kávé- és teafőzéshez szükséges hozzávalók vagy a nyomtatási kellékanyagok biztosítása.
Plusz csomag: olyan termékek és szolgáltatások, amelyekért az ügyfélnek külön kell fizetnie, például ebédszolgáltatás tárgyalások során, vagy plakátnyomtatás.
Testre szabott szolgáltatások: az ügyfél igényei szerint alakulnak, ezért előre nem leírhatók. Ezekhez egyeztetés szükséges a létesítménygazdálkodási osztállyal, például rendezvény szervezése esetén.

Szolgáltatáskatalógus a TOPdeskben

Segíthetsz az ügyfeleidnek azzal, ha minden szükséges információt egy helyen biztosítasz. A TOPdesk segítségével könnyen meg tudod osztani a termék- és szolgáltatáskatalógusodat az ügyfelekkel az Önkiszolgáló Ügyfélportálon keresztül. Itt elérhetik a hívásaikat, foglalásaikat és változáskéréseiket is, sőt, új igényt is létrehozhatnak.

Az új Űrlaptervező modul segítségével tovább finomíthatod a katalógust azzal, hogy egyes részeihez űrlapokat, formanyomtatványokat készítesz. Például: leírtad, hogyan kezelitek a mobiltelefonok kiadását? Ha igen, az Űrlaptervező segítségével létrehozhatsz egy formanyomtatványt erre a célra.

A TOPdeskben a Termék- és Szolgáltatáskatalógus létrehozásával kirakati ablakot nyitsz a szolgáltatásaid számára. Ez pedig mind az ügyfeleid, mind a munkatársaid számára kényelmes megoldás. A létesítményellátó osztályok egyértelműen tudatában lesznek annak, milyen szolgáltatásokat kínálnak, a belső ügyfelek pedig pontosan tudják majd, hogyan intézzék az igényeiket.

Szeretnél még többet olvasni az önkiszolgálásról? Kattints és ismerd meg további blogjainkat!