Hogyan lesz új belépőből kolléga, ha több részleg is érintett?

Az új kolléga azonnal munkába tud állni a cégeteknél? Megvan mindene, amire szüksége lehet - például asztal, belépőkártya, hálózati hozzáférés? Hogyan dolgozik össze az IT, a HR és az FM (létesítményellátás), hogy mindez biztosítva legyen?

Számos szervezetnél a belépési folyamatot nehéz nyomon követni. Ennek az egyik oka, hogy a HR, az IT és a létesítményellátás gyakran egymástól függetlenül dolgozik. Hogyan lehet a leghatékonyabban felépíteni az új kolléga beléptetésének folyamatát? Az alábbiakban ezekre a kérdésekre adunk választ.

Ki felelős a komplikációmentes folyamatért?

Tapasztalataink szerint gyakori, hogy minden részleg elvégzi a ráeső részt, de senki nem látja át a teljes folyamatot. Ez azt jelenti, hogy az IT- vagy FM-vezetők gyakran az utolsó pillanatban értesülnek az új kolléga érkezéséről, és az aktuális munkát félretéve kell megoldaniuk a beléptetést. Ezért érdemes egyetlen személyt kinevezni, aki a teljes folyamatért felelős. Hogy ki legyen ez, az nem igazán fontos. Egy HR-es lehet logikus választás, mert ők végzik a belépési folyamat nagy részét, de nem mindig látják át az egész folyamatot. Egy másik lehetőség, hogy egy IT-s kollégát nevezünk ki, mert ők gyakran már rendelkeznek hozzáféréssel a bizalmas adatokhoz.

Hogyan előzhetjük meg a kavarodást, ha valaki szabadságon van?

“Általában Péter intézi a CRM-hozzáféréseket, de most betegszabin van.”

A megoldás egyszerű: biztosítani kell, hogy a feladatok átruházhatók legyenek. Állíts fel egy listát arról, hogy mely folyamatokat kell követni, és ezt kommunikáld az összes érintett munkatárssal. Néhány cég erre külön munkakört is kialakít, de ez nem mindig működik. Gyakran túl sok a kivétel. A legjobb megoldás, ha a folyamatok 80 százalékát standardizáljátok, a többi pedig rugalmas marad. Így van lehetőség rögtönözni, amikor szükség van rá, de vannak előre lefektetett szabályok, és nem minden csak úgy lóg a levegőben.

Hogyan lehet biztosítani a titoktartást, ha több részleg is érintett?

Ez gyakori aggály, és még nagyobb kérdés lehet, ha mindenki ugyanabban a rendszerben dolgozik. A HR sokkal több bizalmas információt kezel, mint az IT vagy a létesítményellátás - például teljesítményriportok vagy betegszabadságolások. Az ilyen információkat csak a HR láthatja, és ez általában nem okoz problémát. A HR tudja, mely adatok bizalmasak, és ezekhez nem ad hozzáférést. Előfordulhat, hogy a belépési folyamat segítése érdekében szükséges több információt biztosítani, például hogy az új kollégának van-e jogosítványa, vagy kap-e mobiltelefont. Ezeket az információkat általában meg lehet osztani anélkül, hogy veszélyeztetné a titoktartást.

Milyen rendszerben érdemes kezelni a beszállítói cikkeket?

Mindegy, hogy egy létesítménygazdálkodási rendszerben (CAFM), szolgáltatásmenedzsment-szoftverben (ITSM) vagy HR-programban kezeled az eszközöket, a lényeg, hogy válassz egy forrást, és biztosítsd, hogy a többi rendszer ehhez hozzáférjen. Ha használsz felhasználói portált, nem számít, melyik rendszert választod, amíg a felhasználóknak csak egyetlen felületet kell használniuk, ahol választ kaphatnak minden kérdésükre. Ezeket könnyen a megfelelő rendszerhez lehet kapcsolni a back-enden keresztül is.

Ha a részlegek együttműködnek, mindig lesznek kisebb dolgok, amiket ki kell dolgozni. Ennek ellenére úgy gondoljuk, hogy a Megosztott Szolgáltatásmenedzsment hosszútávú előnyei bőven felülmúlják az indulásnál felmerülő nehézségeket.