Miért lassú a változási folyamat, hogy lehet ezt megoldani?

A változások kezelése gyakran hosszadalmas és fárasztó, ami lelassíthatja a szervezet működését. Hogyan lehet agilisabbá tenni ezt a folyamatot? A CAB (Change Advisory Board) újragondolása lehet a megoldás. Olvass tovább, és megtudhatod, hogyan!

A probléma: a CAB lelassítja a szervezetet

Bár a CAB elméletben remek módja a változások kezelésének, gyakorlatban gyakran lelassítja a változások jóváhagyását.

Sok szervezetnél hetekig vagy akár hónapokig is eltarthat a kérvények feldolgozása. Néha akár 180 változási kérés is lehet a listán, és még a legegyszerűbbek is hónapokig húzódhatnak.

Ma már elengedhetetlen az agilitás az IT szervezetekben, így ez az állapot nem tartható. Hogyan gyorsíthatjuk fel a folyamatot anélkül, hogy elveszítenénk az irányítást?

A CAB újraszervezésével és a jóváhagyási folyamat átalakításával. Itt van néhány probléma a CAB-bel kapcsolatban.

Koncepcióváltás: nem minden változást kell a CAB-nak értékelnie

Az ITIL szerint a CAB minden nem sztenderd változást értékel – de ez hosszú távon nem fenntartható.

A legtöbb szervezetben több változás van, mint amit a CAB kezelni tud. Nem reális minden kérvényt részletesen megbeszélni, és erre nincs is szükség. A legtöbb változásnak kicsi a hatása, így nem kell, hogy egy 6-8 fős tanács foglalkozzon vele.

El kell választani a fontos kérvényeket a kevésbé jelentősektől, hogy a CAB csak a lényeges ügyekre koncentráljon. Hogyan lehet ezt megoldani, mielőtt még mély hatáselemzést végeznénk?

A megoldás: Gyors Hatásértékelő Rendszer

Használj Gyors Hatásértékelő Rendszert, egy egyszerűsített hatáselemzést a nem sztenderd változásokhoz. A cél, hogy azonnal meghatározható legyen, ki dönt az adott kérelemről. Így működhet:

1. Hatáskritériumok felállítása: Határozd meg a kritériumokat, amelyek alapján értékeled a változások hatását, például az érintett ügyfelek száma, költségek, bevont munkatársak száma, biztonsági kockázatok, jogi követelmények.
2. Hatásintervallumok meghatározása: Mindegyik kritériumhoz rendelj alacsony, közepes és magas hatásfokokat. Az értékelésnél a legmagasabb besorolás számít.
3. Felelősök kijelölése: Döntsd el, ki hagyja jóvá a különböző hatású változásokat. Az alacsony hatásfokúakat például az ügyintézők is kezelhetik, míg a magas hatásúakat a CAB.

Hogyan működik ez a gyakorlatban?

Tegyük fel, hogy a Notepad++ frissítése az egész szervezetre kiterjed. Ez a frissítés általában kevés kockázattal jár, így alacsony hatásúként is kezelhető, de ha az egész szervezet érintett, akkor magasabb kategóriába sorolható. Ilyenkor érdemes megvizsgálni, hogyan csökkenthető a hatás.

Hogyan lehet meggyőzni a CAB tagokat a változtatásokról?

Lehet, hogy néhány CAB tag ellenáll a változásnak, mert úgy érzik, hogy elvesztik az irányítást. De érdemes átgondolni: megéri-e a kicsi kockázatok elkerülése az elhúzódó jóváhagyási folyamatokat? Valószínűleg nem.

Az agilisabb CAB felé vezető út

Ha javítani szeretnéd a folyamatokat és növelni az agilitást, szükség van a CAB működésének átalakítására. Mondd el a CAB tagjainak, hogy mennyi időt spórolhatnak, amit fontosabb projektekre fordíthatnak.

Még több az agilis szolgáltatásmenedzsmentről

Töltsd le az Agilis Szolgáltatásmenedzsment e-bookot, és tudd meg, hogyan teheted a csapatodat rugalmasabbá és ügyfélközpontúbbá!