gbl IT group Kft.
Hogyan támogatja a TOPdesk egy szolgáltató cég működését?
A cég fő tevékenysége az informatikai üzemeltetés, IT-support, illetve különböző informatikai projektek lefolyásának támogatása. A csapatban körülbelül 20 fő dolgozik, nagyságrendileg 60 ügyféllel, melynek köre nagyon szerteágazó, a kisebb cégektől kezdve a nagy vállalatokig. A következőkben Garami Balázs ügyvezetővel beszélgettünk arról, hogy hogyan támogatja munkájukat a TOPdesk szolgáltatásmenedzsment-rendszere.
gbl IT group Kft.
A mai digitalizált világban hatalmas segítséget jelentenek a cégek számára az olyan rendszergazda-szolgáltatást nyújtó partnerek, mint például a gbl IT group Kft. A cég fő tevékenysége az informatikai üzemeltetés, IT-support, illetve különböző informatikai projektek lefolyásának támogatása. A csapatban körülbelül 20 fő dolgozik, nagyságrendileg 60 ügyféllel, melynek köre nagyon szerteágazó, a kisebb cégektől kezdve a nagy vállalatokig.
Elmondhatom, hogy én nem egy ügyfél vagyok, hanem egy rajongó.
Garami Balázs
Miért volt szükség egy professzionális rendszerre?
„Már olyan sok egyidejű futó folyamat volt, amennyit már nem lehetett e-mailben, vagy különböző formanyomtatványokon kezelni.”
Mikor a csapat 8-10 főre bővült, egyre többen lettek bevonva ugyanazokba a folyamatokba, és nagy lett az információveszteség abból adódóan, hogy valaki lemaradt egy e-mailről, vagy kimaradt egy telefonhívásból.
Ekkor döntöttek úgy, hogy elkezdenek használni egy nyíltforráskódú rendszert, melyet idővel egy helpdesk- és folyamatkezelő rendszerre cseréltek, így került képbe a TOPdesk. Azért döntöttek egy dobozos rendszer használata mellett, mert bár egy open source rendszer testreszabhatóbb volt, mégis túl sok befektetett energiát és erőforrást igényelt az ő részükről, a TOPdesk pedig modulos szoftverként azonnal egy szinte kész megoldást tudott nyújtani számukra.
A gbl IT group folyamatai a TOPdeskben
A cég kétféle területen használja a TOPdesk rendszerét, a cégen belüli, és az ügyfeleket érintő folyamatokra.
Cégen belül a ticketing folyamatok mellett az irodai eszközök beszerzését, kategorizálását és nyilvántartását is a TOPdeskben kezelik. Továbbá a licenceket és licencmódosítási kérelmeket szintén a rendszerben vezetik. Ezekhez köthetők a jóváhagyást igénylő folyamatok, például minden egyes eset, mikor ügyfélhez mennek ki.
Idővel a HR-es folyamataikat is a TOPdesk rendszerében kezdték el követni, mint például munkatársi szerződések, fizetéskérelmek, szabadságolások, illetve beosztások kezelése.
„Jóval túlnyúlik számunkra a TOPdesk azon, hogy ticketing.”
A TOPdesk az ügyfelekkel való folyamatokat több területen is lefedi. Az egyik, mely már a kezdetek óta fennáll, az az e-mailes kommunikáció. A levélben elküldött hibabejelentés azonnal a szoftverben jelenik meg, és onnan adnak rá választ, ez által átláthatóvá téve a kommunikációt.
Ezenfelül, a gbl IT group minden futó projektjét a TOPdeskben vezeti, mint például az általuk nyújtott szolgáltatások bevezetése és kivezetése egyes ügyfeleknél. Ehhez nagy segítség még az is, hogy lehetőség nyílik a szerződések nyomon követésére az adott ügyfélnél, illetve a számukra nyújtott riportok lehívására is van mód.
A cég mindennapi működését leegyszerűsíti az, hogy az ügyfelek által használt rendszereket API-n keresztül a TOPdeskkel össze tudják kötni, ez által könnyedén vezetve és átláthatóbbá téve egyes ügyfelek hardver és szoftverállományát, illetve azoknak változásait.
A gbl IT group több területen próbálja kihasználni a TOPdesk integrálhatóságát. Az első, melyben már sikerült is lépéseket tenni, a riportálás, ahol a TOPdesk segítségével saját riport modult fejlesztettek a szoftverhez, így még professzionálisabban láthatják a belső kontrolling eredményét, és még hatékonyabban segíthetik ügyfeleiket.
„Szeretjük, fanok vagyunk, és dolgozunk azon, hogy minden egyes porcikáját kihasználjuk!”
Jóval túlnyúlik számunkra a TOPdesk azon, hogy ticketing.
Garami Balázs
TOPdesk a mindennapi használatban
„A legtöbb, amit elmondhatok a TOPdeskről az az, hogy elképesztő hatékonnyá teszi a mindennapjainkat.”
Balázs véleménye a TOPdeskről az, hogy habár a bevezetési folyamat, az élesítés egy komoly feladat, elkészültével viszont nagyon hatékony. Mindenki látja, hogy éppen ki hol tart egy folyamatban, mindenki tudja, hogy mi az ő feladata, ezzel leegyszerűsítve a mindennapi munkát.
„Egységnyi idő alatt sokkal több feladatot tudunk megoldani a TOPdesk miatt, mint ezelőtt három évvel.”
A kollégák szerint a legnagyobb előnye az, hogy úgy lehet alakítani, hogy mindenki számára a legmegfelelőbb legyen, és a felület mindenki igényei szerint formálható.
„Nagyon jó ebben, hogy ez egy keretrendszer, és mindenki magának állíthatja be, hogyan a legkényelmesebb.”
A közreműködésért köszönet Garami Balázsnak, a gbl IT group ügyvezetőjének!