Reinier de Graaf kórház

Orvosi műszerek ezrei optimális állapotban

Tíz fős csapat közel 11 000 orvosi műszert vásárol, tart karban és javít. Ez aztán a feladat! Hogy kezelik ezt a Reinier de Graaf kórháznál, miközben ügyfeleik igényeit is kielégítik? Anna Arnout-Mank, az Orvosi Műszer Csoport vezetője elmagyarázza.

Anna csapata kezeli a diagnózis, a kezelés, a monitorozás és a megelőzés legváltozatosabb eszközkészletét. “Egy szuper fejlett sebészeti robotnak mindig jól kell működnie, de ugyanez vonatkozik az egyszerű mérlegkészletekre is. Körülbelül 200 különböző típusú berendezést kezelünk, és mindegyik típus saját karbantartást igényel.” – mondja. Az Orvosi Műszer Csoport munkája egy eszköz megvásárlásával kezdődik, és életciklusának végéig tart, tehát sok eszközkezeléssel jár. “Elég, ha csak a szerződéskezelésre, az operatív irányításra és a működési hibák kezelésére gondolunk. Azonban változtatásokat eszközölünk a műszereken, és bizonyos alkatrészeket raktáron tartunk.”

Azonnal egyértelművé teszi, hogy mit kell tenni

A teljes irányítás támogatását már 1,5 éve a TOPdesk segítségével végzik. Egy nagy változás, aminek Anna nagyon örül. Elmagyarázza, hogy miért: “A régi rendszerünkben az eszközök voltak a kiindulópontok, viszont a munkavégzés most már folyamatalapú. Minden eszközt három fő kategóriába sorolunk, alattuk alkategóriákkal. Minden fő kategóriának saját kezelési csoportja van a csapatunkon belül.” Így azonnal áttekinthető a folyamat. Anna: “Az eszközök listája helyett azonnal láthatjuk a csoportonkénti feladatokat a kezdőképernyőn, így mindenki pontosan látja a teendőit és könnyedén átvállalhatja más munkáját is. Ez a korábbiaktól eltérően nem az egyénekhez kapcsolódik.” Eszközönként minden lényeges információ eszköztérképeken keresztül is elérhető, és a feladatok onnan is felvehetők.

Könnyen küldhető hibajelentések

Csapatvezetőként Anna most már jobban belelát a történésekbe. “A nap végén például látom, hogy mely szolgáltatási értesítéseket kezeltük, és hol vagyunk mínuszban. Ennek eredményeképp nagy figyelmet fordíthatunk az átfutási időkre, amelyek már sokkal jobbak.” Az önkiszolgáló portál megkönnyíti a berendezés felhasználói számára a hibajelentések küldését. “Automatikusan értesítik őket az előrehaladásról, és maguk is követhetik a folyamatot” – meséli Anna. Sajnos a koronaválság miatt nem tudtunk utánajárni, de a szervezet visszajelzései alapján az ügyfelek elégedettsége nőtt.”

A változások végrehajtását most még szorosabban felügyelik és azok gyorsabban zajlanak. “Az eljárásban szereplő jóváhagyási folyamat teljesen digitális. Ha egy műszer módosítására van szükség, az osztályvezetőnek többé nem kell aláírnia és beszkennelnie a papíralapú dokumentumokat.”

Először is, térjünk vissza az alapokhoz

A folyamatok TOPdesk-beli beállításakor Anna visszatért az alapokhoz. “Nagyon alaposan szemügyre vettük a folyamatainkat. Milyen típusú irányítást érint ez? Mit kell betartanunk az Orvostechnológiai Szövetség szerint? Hogy akarunk a jövőben dolgozni? Ajánlom ezt a megközelítést más kórházaknak is, amelyek váltani akarnak. Egy másik tipp az adatbázis megtisztítása. Milyen adatokra van igazán szüksége? Ugyan időigényes, de végül jobb megoldás születik. A TOPdesk tanácsadói remekül segítettek ebben.”

Ami őt illeti, a TOPdesket csak ajánlani tudja. “Különösen, ha más osztályok is használják. Manapság minden összefügg egymással, és jó, ha a felhasználók különböző dolgokat oldhatnak meg ugyanazon az eszközön keresztül. A szoftver szerintem nagyon intuitív módon is működik. Persze, időbe telik megszokni, de a változás mindig ilyen!