Sportkontroll Kft.

Folyamatkezelés az egészségügyben

A Sportkontroll Kft. 2017-ben alakult, korábbi ügyfelünk, a Mens Mentis Egészségcentrum egyik létesítményeként. A szervezeti átalakulások után ma a Sportkontroll Kft. egy modern, profi, mégis családias magánegészségügyi centrum. Profiljukból adódóan kulcsfontosságú volt a beérkező megkeresések professzionális rendszerben történő mielőbbi feldolgozása, és a gyors folyamatkezelés. A gördülékeny és hatékony ügyintézés révén ugyanis felgyorsul a páciensek ellátását támogató adminisztrációs folyamat.

Egészségügy a TOPdesk előtt

Korábban minden pácienshez tartozó levelet kinyomtattak és kartonba rendeztek. Ezek átláthatósága és kezelése idő-, energia- és papírigényes folyamat volt. Emiatt hozták magukkal a Mens Mentisből a TOPdesket, mint jól bevált megoldást.

„A Mens Mentisben annak idején napi 3-400 bejövő e-mailünk volt. Ennek a megoldására a TOPdesket választottuk. Mi voltunk az elsők az egészségügyben, akik elkezdték használni, emiatt tényleg a saját profilunkra alakították ki. Kijöttek a TOPdesktől, elmondtuk, mit szeretnénk, milyen folyamatok vannak és annak alapján hoztuk össze a rendszert. Itt a Sportkontrollnál is nagyjából ugyanazok a folyamatok vannak, így nem volt kérdés, hogy hozzuk-e magunkkal a TOPdesket, szükségünk volt rá.”

TOPdesk a mindennapokban

„Akkoriban a Mens Mentisben lehetett telefonon is bejelentkezni, de természetesen sokszor volt foglalt a vonal, mint bármilyen szolgáltatónál. Amióta megalakult a Sportkontroll, minden online működik. Van egy online bejelentkezési felület, a honlapon le lehet adni a receptigényt és a távkonzultációt is. Amint bejelentkezik valaki bármely szolgáltatásunkra, beírjuk a bejelentkezett időpontra, és a számítógép egyből automatikus sms-t és e-mailt küld, amely tartalmazza a fontos információkat. Ez így mindenkinek könnyebb, átláthatóbb és gyorsabb. Nem beszélve arról, hogy a páciensnek is kényelmes, mert visszajelzést kap, hogy éppen hol tart az ügye. Például, hogy: „a bejelentését regisztrálták”. Ha az orvoshoz kerül a bejelentkezés, akkor a páciens ismét kap egy e-mailt, hogy „bejelentése kezelőorvoshoz került.”

Az évek során sok változás történt: új TOPdesk-verzióra, valamint helyileg telepített rendszerről felhős megoldásra váltottak.  Az átállás azonban nem viselte meg a Sportkontroll csapatát: „Észre se vettük, tényleg a világon semmi gondot nem okozott a váltás. Teljesen jól működik a felhő, ez is hibátlan, és az sem elhanyagolható, hogy bárhonnan elérhető.

GDPR a TOPdesk-kel

A GDPR sem jelentett különösebb kihívást a Sportkontrollnak, hiszen egészségügyi cégként alapból is kiemelten figyeltek a páciensadatok védelmére. A TOPdeskben tárolt szenzitív adatok biztosítására plusz egy biztonsági lépcső került a folyamatba: „a leletküldésnél különösen fontos, hogy csak az adott páciens tudja megnyitni, ezért egy tömörített fájlban küldjük ki azt, ami csak egy, a pácienshez tartozó kóddal nyitható meg. Ha annak nincs birtokában, akkor nem tudja megnyitni. Ez kellett a TOPdeskünk GDPR-kompatibilissé tételéhez.”

Minden jól működő gépezetbe kerülhet néha homokszem. A Sportkontroll csapatának fontos volt, hogy ilyen esetekben magyar nyelvű támogatást vehessenek igénybe – többek között ezért is döntöttek anno a TOPdesk mellett: ”A TOPdesk könnyen tanulható volt számunkra, akárhányszor volt valami kérdésem, telefonáltam és együtt beállítottuk a dolgokat. Szerencsésnek tartom magunkat, hogy van egy cég, ami ennyire korrekt, profi és gyorsan reagál.”