Visszaélés Bejelentési Szabályzat
Visszaélés Bejelentési Szabályzat – KIVONAT
A szabályzat rendelkezései abban az esetben alkalmazandóak, amikor az arra jogosult a TOPdesk Magyarország Kft-nál (továbbiakban: “TOPdesk” vagy “foglalkoztató”) visszaélést kíván bejelenteni. A bejelentésre a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (továbbiakban: a “Panasztörvény”) rendelkezései irányadóak.
Ezen kivonatban összefoglaljuk a panasz bejelentésére vonatkozó legfontosabb szabályokat. Részletes szabályokat a Visszaélés Bejelentési Szabályzatunk tartalmaz, amely az alábbi linkre kattintva érhető el.
Mi a panasz és ki tehet bejelentést?
A belső visszaélés-bejelentési rendszerben jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt (továbbiakban: “Panasz”) lehet bejelenteni. Az alkalmazottaknak külső bejelentővédelmi szakértőnk felé kell megtenni, de a bejelentések megtételében belső tanácsadóinktól is kérhetnek információt, tanácsot és támogatást Panasszal kapcsolatban. Annak érdekében, hogy az eljárás a lehető legelfogulatlanabb legyen, minden Panasz kivizsgálásával külső bejelentővédelmi szakértőnket bízzuk meg. A hatékony Panasz bejelentése érdekében a bejelentő belső bejelentővédelmi tanácsadónk felé is fordulhat, aki segít a Panasz bejelentésében vagy továbbítja a számára bejelentett Panaszt a külső bejelentővédelmi szakértőnk felé.
Panasz megtétele
A bejelentést tevő személy többféleképpen, akár szóban, akár írásban is tehet Panaszt.
Külső bejelentővédelmi szakértőnk:
Tonny LIPS
[email protected]
Szóbeli bejelentés: Belső bejelentővédelmi tanácsadó felé, aki továbbítja a Panaszt.
Írásbeli bejelentés: Megadott e-mail címen.
Belső bejelentővédelmi tanácsadónk:
Gáspár Levente
Szóbeli bejelentés: Időpont egyeztetés után a +36 1 235 3070-es telefonszámon személyesen. Cím: 1056 Budapest, Váci utca 81.
Írásbeli bejelentés: [email protected] vagy TOPdesk weboldalon található űrlap.
A bejelentő igény szerint anonim módon is megteheti a Panaszt, az anonim Panaszok kivizsgálására azonban a foglalkoztató nem köteles.
Az azonosíthatatlan személytől származó (pl. egy [email protected] email címről) bejelentéseket is fogadjuk, és a lehető legnagyobb gondossággal kezeljük. Az anonim módon beérkező információkat ugyanúgy vizsgáljuk meg, mint a névvel tett bejelentéseket. Azonban, az ilyen bejelentőknek tudomásul kell venniük, hogy a részletes visszajelzés és az eljárás lefolytatásával kapcsolatos további információk kérésének lehetősége igen korlátozott lehet, éppen az átaluk választott módozat miatt. Felhívjuk figyelmét, hogy az azonosíthatatlan bejelentőtől származó bejelentés érdemi vizsgálat nélküli mellőzhetőnek tekinti.
Panasz rögzítése/átvételének visszaigazolása
A panasz rögzítését követően a Panaszról vagy írásos jelentést készítünk, amelyet jóváhagyás és aláírás céljából megküldünk a bejelentőnek vagy a Panaszt tartós és visszakereshető formában rögzítjük.
Írásban (ideértve az e-mail útján tett Panaszt is) tett Panasz esetén a Panasz kézhezvételétől számított hét napon belül átvételi igazolást küldünk a bejelentőnek, amelyben tájékoztatjuk a bejelentőt Panasztörvény szerinti eljárási és adatkezelési szabályokról.
Titoktartás
A Panasz kezelésében/kivizsgálásában részt vevő személy a bejelentő személyét és más érintett személyazonosságát nem fedheti fel, kivéve, ha ehhez írásban hozzájárul, és a bejelentéssel kapcsolatos információkat szigorúan bizalmasan kezeli.
A vizsgálat lefolytatása
A vizsgálatot független és pártatlan vizsgálóval végeztetjük. A vizsgálatot nem olyan személyek folytatják, akiknek köze lehetett a jogsértés, szabálytalanság megsértésének gyanújához.
Amennyiben a panasz kivizsgálásához arra szükség van, úgy a vizsgálatot lefolytatók lehetővé teszik a bejelentő meghallgatását (személyesen vagy elektronikus úton). A vizsgálatot végzők másokat is meghallgathatnak, és erről írásos jelentést készíthetnek, amelyet jóváhagyás és aláírás céljából benyújtanak a meghallgatott személy/ekhez.
A vizsgálat befejezése után a vizsgálók elkészítik a végső vizsgálati jelentést. A bejelentő ennek egy példányát megkapja.
A Panasz beérkezésétől számított lehető legrövidebb időn belül, de legkésőbb 30 napon belül írásban tájékoztatjuk a bejelentőt a vizsgálat eredményéről.
Amennyiben a Panasz elintézését megalapozó vizsgálat előreláthatólag 30 napnál hosszabb ideig tart, erről a bejelentőt az elintézés várható időpontjának és a vizsgálat meghosszabbítása indokainak egyidejű megjelölésével tájékoztatni kell. A Panasz elintézésének határideje nem haladhatja meg a 3 hónapot.
A vizsgálat eredményéről tájékoztatjuk a bejelentőt. A bejelentéssel érintett személyeket a bejelentőhöz hasonlóan tájékoztatni kell, kivéve, ha ez sértheti a vizsgálat vagy a végrehajtás érdekeit.
A vizsgálat lefolytatását követően lehetővé tesszük a bejelentő számára, hogy válaszoljon a vizsgálati jelentésre és a Panasz kivizsgálása során hozott döntésre.
A bejelentő védelme
Minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedés,
- amelyre a bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és
- amelyet a bejelentővel fennálló jogviszonnyal vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg,
jogellenesnek minősül akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
A bejelentő a bejelentés jogszerű megtételéért nem vonható felelősségre, ha a bejelentő alapos okkal feltételezte azt, hogy a bejelentés szükséges volt a bejelentéssel érintett körülmények feltárásához.
Hatálybalépés időpontja
A Visszaélés Bejelentési Szabályzat 2024. július 10-én lép hatályba, és a TOPdesk intranetén, a TOPhu-n és a weboldalon, a www.TOPdesk.hu-n kerül elhelyezve, ezzel biztosítva, hogy mind külső, mind belső felületről könnyedén elérhető legyen.
Whistleblowing Policy – EXTRACT
The provisions of the Policy shall be applied in the event that the entitled person wishes to report an abuse to TOPdesk Magyarország Kft (hereinafter “TOPdesk” or “Employer“). The provisions of Act XXV of 2023 on Complaints, Notifications of Public Interest and Rules for Reporting Abuse (hereinafter referred to as the “Whistleblowing Act“) shall apply to the notification.
This extract summarises the main rules for reporting a Complaint. Detailed rules are set out in our Whistleblowing Policy, which is available via this link.
What is a complaint and who can report it?
The internal whistleblowing system allows you to report information about an unlawful or suspected unlawful act or omission or other abuse (hereinafter “Complaint“). Employees should report to our external whistleblower protection specialist, but may also seek information, advice and assistance from our internal advisors in making a Complaint. In order to ensure that the procedure is as unbiased as possible, all Complaints are investigated by our external whistleblower protection expert. To ensure an efficient whistleblowing process, the whistleblower can also contact our internal whistleblower protection advisor, who will assist in reporting the Complaint or refer the reported Complaint to our external whistleblower protection expert.
Making a Complaint
The person making the Complaint can do so in several ways, either orally or in writing.
External whistleblowing protection expert:
[email protected]
Reporting orally: Complaint is forwarded to the external whistleblowing protection expert.
Reporting in writing: The given e-mail address.
Internal whistleblower protection advisor:
Gáspár Levente
Reporting orally: Request for appointment via calling phone number +36 1 235 3070. Address: 1056 Budapest, Váci utca 81.
Reporting in writing: [email protected] or via the webpage of TOPdesk.
The whistleblower may also submit the Complaint anonymously if he/she wishes, but the Employer is not obliged to investigate anonymous Complaints.
We also receive and treat reports from an unidentified person (e.g. from an email address [email protected]) with the utmost care. Information received anonymously will be investigated in the same way as reports made by name. However, such whistleblowers should be aware that the possibility of receiving detailed feedback and requesting further information on the conduct of the procedure may be very limited, precisely because of the way in which they have chosen to do so. Please note that a notification from an unidentified whistleblower will be considered as inadmissible without further investigation.
Recording/confirming receipt of Complaint
Once the Complaint has been recorded, we will either prepare a written report of the Complaint, which will be sent to the whistleblower for approval and signature, or we will record the Complaint in a durable and retrievable form.
In the case of a written Complaint (including Complaints made by e-mail), we will send a receipt to the whistleblower within seven days of receipt of the Complaint, informing the whistleblower of the procedural and data management rules under the Whistleblowing Act.
Confidentiality
The person involved in the handling/investigation of the Complaint shall not disclose the identity of the whistleblower or of any other person concerned, unless the whistleblower consents in writing and treats the information relating to the Complaint as strictly confidential.
Conduct of the investigation
The investigation will be carried out by an independent and impartial investigator. The investigation will not be conducted by persons who may have been involved in the suspected infringement or irregularity.
If necessary to investigate the Complaint, the investigators will allow the whistleblower to be heard (in person or electronically). The investigators may also interview others and prepare a written report which will be submitted to the person(s) interviewed for approval and signature.
After the investigation is completed, the investigators will prepare a final investigation report. The whistleblower receives a copy of this report.
We will inform the whistleblower in writing of the outcome of the investigation as soon as possible after receiving the Complaint, but no later than 30 days.
If the investigation leading to the settlement of the Complaint is expected to take longer than 30 days, the whistleblower shall be informed of this, together with the expected date of settlement and the reasons for the extension. The time limit for the settlement of the Complaint shall not exceed 3 months.
The results of the investigation will be communicated to the whistleblower. The persons concerned by the notification shall be informed in the same way as the whistleblower, unless this might harm the interests of the investigation or enforcement.
nce the investigation has been carried out, we will give the whistleblower the opportunity to respond to the investigation report and the decision taken in the investigation of the Complaint.
Protection of the whistleblower
Any measure that is detrimental to the whistleblower,
- which is due to the lawful making of the notification and
- which is carried out in the context of a legal relationship or connection with the applicant,
is unlawful even if it would otherwise be lawful.
The whistleblower cannot be held liable for lawfully making the notification if the whistleblower had reasonable grounds to believe that the notification was necessary to disclose the circumstances covered by the notification.
Date of entry into force
The Whistleblowing Policy enters into force on 2024. July 10 and will be posted on the TOPdesk intranet, TOPhu and the website www.TOPdesk.hu, ensuring that it is easily accessible from both external and internal interfaces.