Impactanalyse als één proces in één tool

Verandering is in iedere organisatie onlosmakelijk verbonden met groei en ontwikkeling. Maar verandering gaat ook gepaard met risico. Risico’s goed inschatten is dus vaak de sleutel tot geslaagde verandering. Stel je de volgende situatie voor: we willen een gloednieuwe keuken kopen. De eerste stap is dan natuurlijk een model te kiezen dat we ons kunnen veroorloven.

De installatie van de keuken is echter ook iets om rekening mee te houden. We moeten dus niet alleen kijken naar de prijs, maar onszelf ook vragen stellen als: van welk materiaal moeten de keukenkastjes zijn gemaakt? Hebben we een loodgieter nodig om de vaatwasser te installeren? En hoe zit het met een elektricien? Zal de nieuwe keuken wel goed passen bij de inrichting van de rest van ons huis? Een impactanalyse is op zijn plaats.

Uitgebreide impactanalyses registreren in TOPdesk

Om, zoals bij de aanschaf van een nieuwe keuken, de beste beslissing te nemen over een impactvolle aankoop is het belangrijk om rekening te houden met de relevante risicofactoren en deze te analyseren. In organisaties ziet het scenario er iets anders uit, maar het is in de kern vrijwel hetzelfde: het doel is om een zo goed mogelijk onderbouwde beslissing nemen over een verandering. Welke effecten zal die beslissing hebben op de rest van de organisatie? Daar zijn impactanalyses voor bedoeld: het vaststellen van de mogelijke gevolgen van een bepaald type verandering.

Tot nu toe was het beantwoorden van dergelijke vragen in TOPdesk niet altijd gemakkelijk. Je moest bijvoorbeeld zelf handmatig een impactanalyserapport maken, in Word of Excel of soms in Teams. Dat betekende dat je voor iedere wijzigingsaanvraag een nieuw bestand moest aanmaken, opslaan en als bestand bij een wijziging in TOPdesk moest uploaden.

Dit proces werkt wel, maar het is veel te tijdrovend, beperkend en gedecentraliseerd. Bij het uitvoeren van impactanalyses komt al veel werk kijken, dus het is niet meer dan logisch dat je het jezelf zo makkelijk mogelijk wilt maken.

Het is echter nu ook mogelijk om een impactanalyse beschikbaar te stellen als een onderdeel in de TOPdesk Change Management-module. Eén proces in één tool, maar met zo veel meer mogelijkheden.

We hebben het analyseproces flexibeler en beter aanpasbaar gemaakt

Je kunt in Change Management het extra tabblad Impactanalyse openen en de velden invullen op basis van de mogelijke implicaties van de wijzigingsaanvraag. De impactanalyse wordt nu vastgelegd als een asset in TOPdesk en is zichtbaar in het extra tabblad. Bovendien kunnen de velden worden aangepast. Je kunt naar wens categorieën toevoegen die je voor je eigen wijzigingsproces geschikt vindt.

Dit geeft je meer mogelijkheden om een analyse te maken die bij je proces past. Want als je analyse to the point is, kun je beter onderbouwde keuzes maken over risico’s die je wilt nemen. Dat is essentieel voor het doorvoeren van een succesvolle wijziging.

Naast het registeren van de impactanalyse in Change Management, is het even belangrijk om het hele wijzigingsproces op één plaats te houden wanneer je de impactanalyse binnen TOPdesk Change Management uitvoert. De medewerker die de wijziging moet goedkeuren en uitvoeren, heeft dus toegang tot de volledige inhoud van de impactanalyse op de wijzigingskaart.

Hiermee is ook de geschiedenis van nieuwe toevoegingen en aanpassingen beschikbaar. Je hebt dus veel meer overzicht in het hele proces, waardoor je beter in staat bent om potentiële risico’s in te schatten en voor een succesvolle wijziging te zorgen.

Een beetje meer liefde in je impactanalyse stoppen, loont

Al met al is het uitvoeren van impactanalyses de sleutel tot succesvolle wijzigingsprocessen. Het is altijd een goed idee om tijd en moeite te besteden aan het in kaart brengen van de risico’s waarmee je te maken krijgt als je een organisatorische wijziging doorvoert. Natuurlijk verschillen de wijzigingen in reikwijdte, en daarmee ook de impact die ze kunnen hebben.

Hoe dan ook, als je het wijzigingsproces zo soepel mogelijk wilt laten verlopen, dan kan het nooit kwaad om wat extra liefde in impactanalyse te steken. Nu dit veel makkelijker en flexibeler in TOPdesk kan, ben je goed op weg met ieder wijzigingsproces dat je wil ondernemen.

Wil jij weten hoe dit stap voor stap technisch gezien in elkaar zit? Bekijk dan de tutorial van technisch consultant Max Veenhof.