Change Management stroomlijnen: vier vragen om vooraf te stellen

We zijn allemaal dol op wijzigingen, als we er maar beter van worden. Maar je kunt nog steeds stellen dat Change Management het ITIL-proces is dat de meeste hoofdpijn veroorzaakt. Gelukkig kun je problemen makkelijk voorkomen. Hier zijn vier vragen die je vooraf kunt stellen de implementatie ervan makkelijker maken.

1. Wat is een Change precies?

Aan het begin van een Change Management project kun je meteen goed de mist in gaan. Lang niet iedereen heeft dezelfde ideeën over wat een change is en hoe je die het beste kunt uitvoeren.

Als op dag 1 niet duidelijk is wat een change is –of nog erger, als er onenigheid over is– loop je meteen al het risico dat je project later strandt. Vraag bij de eerste bijeenkomst al ‘weet iedereen wat een change is?’

De definities die ITIL geeft over dit proces zijn goed te volgen, maar wel voor interpretatie vatbaar. Bovendien is niet iedereen even goed op de hoogte van ITIL en Change Management.

2. Waarom is deze Change noodzakelijk?

Een change is een activiteit om de IT-infrastructuur van je organisatie te verbeteren.

Vraag je altijd af waarom deze specifieke wijziging noodzakelijk is, voordat je een project begint waar deze bij komt kijken. Als je op die vraag geen antwoord hebt, heb je weinig kans op succes.

Zorg dat je project altijd een doel heeft. Misschien wil je een change proces opzetten voor alles wat geen incident is om al je werk te kunnen registreren en je toegevoegde waarde aan te tonen. Een ander proces heeft misschien juist als doel om incidenten te voorkomen. Zorg dat je doel duidelijk is.

Je hebt het doel van je project ook nodig om goed om te kunnen gaan met tegenwerpingen.

> Waarom je change-proces te langzaam is – en wat je eraan kunt doen

3. Wat moet dit proces ons opleveren?

Voorkom een eindeloze stroom aan nutteloze informatie door ook op praktisch niveau de juiste doelen te stellen.

Een voorbeeld: wil je dat change requests voortaan via formulieren worden ingezonden? Vraag in je formulier dan alleen om informatie die je echt nodig hebt. Je krijgt dan alleen antwoorden die het proces verder helpen en je houdt geen onnodige informatie en rapportages bij die je zoektocht naar de juiste informatie alleen maar belemmeren.

4. Zijn we het eens over het change management proces?

Als je halverwege een wijzigingsproject betrokken raakt, weet je vaak niet wat er precies speelt. Dat is niet zo gek als de andere teamleden ook niet weten waar ze aan toe zijn.

Zorg aan het begin van het project dat iedereen op dezelfde golflengte zit, en ook op die golflengte blijft. Houd zoveel mogelijk vast aan je plan, en informeer alle betrokkenen als je toch van koers moet veranderen.

Een goede planning en duidelijke documentatie doen wonderen. En leiderschap natuurlijk. De change manager moet ervoor zorgen dat iedereen die bij het project betrokken is weet wat er gaande is, en dat ook stakeholders (zoals management en eindgebruikers) op de hoogte zijn van de change, de gevolgen van de change en eventuele veranderingen aan processen waar zij mee te maken hebben.

> Zo maak je jouw change management proces eenvoudiger

Meer service management?

Dit is slechts een van de processen binnen service management. Wil je meer tips? Download dan ons gratis e-book Best Practice Service Management.