5 tips voor een succesvolle migratie naar Asset Management

We hebben het al vaker gezegd: een migratie naar Asset Management kan een pittig proces zijn. Net als elke andere verandering vraagt zo’n proces om tijd en inspanning. Maar de nieuwste uitbreidingen en verbeteringen in TOPdesk Asset Management maken een overstap de moeite waard!

Hoe kun je dit proces zo effectief mogelijk uitvoeren en de migratie soepel laten verlopen, voor zowel je IT-afdeling als de rest van je collega’s? Het antwoord daarop is voor elke organisatie verschillend. Maar we hebben 5 waardevolle tips die je helpen om op de beste manier aan de slag te gaan met TOPdesk Asset Management.

1. Voer een impactanalyse uit op je middelen in configuratiebeheer

Kennis is macht! Zeker als je een belangrijke verandering wilt doorvoeren, zoals een migratie naar Asset Management. Als je al jaren werkt met Configuratiebeheer, zijn er vast wel middelen die je niet wilt migreren, bijvoorbeeld omdat je ze niet meer nodig hebt. Daarom adviseren we om als eerste stap een inventarisatie te maken.

Maak een analyse van je huidige middelen in Configuratiebeheer, zodat je ontdekt welke middelen je beter kunt migreren en welke niet. Misschien zijn er tools die je al lang geleden hebt geregistreerd en waarvan inmiddels de licentie is verlopen. Of misschien slingeren er nog wat waardevolle spullen rond in de uithoeken van je IT-ecosysteem die niemand meer nodig heeft.

Begin daarom altijd met het maken van een actueel overzicht van je middelen, inclusief de afhankelijkheden tussen deze middelen en de andere systemen die je gebruikt. Zo krijg je niet alleen meer inzicht en vertrouwen in het migratieproces, maar word je je ook meer bewust van de omvang van de verandering die je gaat doorvoeren.

2. Maak een testomgeving voor de migratie

De tests vóór de migratie zijn net zo belangrijk als de migratie zelf. Een migratie van Configuratiebeheer naar Asset Management kan een ingrijpende verandering zijn voor je organisatie. Om een zorgeloos en geslaagd migratieproces te garanderen, raden we je aan om de migratie eerst uit te proberen in een up-to-date testomgeving. Hiermee voorkom je dat je migratie mislukt, kun je potentiële problemen vroegtijdig opmerken en de impact van de migratie op je organisatie effectief beheersen.

Een testrun is ook een geschikt moment om je middelsjablonen op te schonen: verwijder velden of widgets die je niet gebruikt, geef je veldwidgets een naam en pas eventueel de volgorde van de velden aan.

Heb je nog geen testomgeving? Neem dan contact op met je Customer Success Manager om te bespreken wat de beste opties zijn.

3. Reserveer voldoende tijd voor het migreren

Zoals gezegd: een migratie kost tijd en moeite. Daarom is het belangrijk dat je voldoende tijd reserveert voor een succesvolle transitie. Een migratie is een zorgvoldige klus - en foutgevoelig als je het te snel doet.

De duur van het migratieproces verschilt per organisatie, afhankelijk van factoren zoals de omvang van de organisatie, het aantal verschillende soorten middelen en het aantal afdelingen dat met het systeem werkt. Hoe dan ook, we raden je aan om je organisatie voldoende tijd te geven. Dan kun je een proces volgen waarbij precisie belangrijker is dan snelheid en kom je niet in de knel als je tegen problemen aanloopt (het is bijna onvermijdelijk dat er ergens iets misgaat, maar dat is OK).

Het is minstens zo belangrijk dat je bereid bent om een flinke inspanning te leveren. Het gaat erom dat je goed inzicht moet krijgen in de scope van de migratie. Op die manier kom je erachter welke vaardigheden jij en je collega’s nodig hebben om het proces met succes te voltooien en de verschillende taken aan de juiste mensen toe te wijzen.

4. Bereid je organisatie en je collega’s voor op de migratie

Nadat de tests zijn afgerond en voordat je begint met het plannen van de daadwerkelijke productiemigratie, is het een goed moment om te zorgen dat je collega’s zich volledig bewust zijn van de komende verandering. Het werken met Asset Management is een gezamenlijke inspanning, dus je wilt dat alle betrokkenen zo goed mogelijk geïnformeerd zijn.

Afhankelijk van de mate waarin mensen bij het project betrokken zijn, kun je ze een training laten volgen of een video, handleiding, werkinstructie of referentiekaart laten bestuderen. Bedenk bij het bepalen van de beste aanpak hoe mensen het nieuwe systeem gaan gebruiken: hoeven ze alleen middelen aan meldingen te koppelen en af en toe informatie op te vragen? Of moeten ze ook aangepaste overzichten maken, nieuwe middelen definiëren of de voorraad beheren?

5. De laatste stappen voordat je live gaat

We zijn er bijna! Als je de vorige fasen met succes hebt doorlopen, zijn de laatste stappen waarschijnlijk de makkelijkste. De laatste loodjes:

• Maak een back-up! Maak voor de zekerheid altijd een reservekopie van je TOPdesk-database voordat je de migratie uitvoert in je productieomgeving.
• Voer de feitelijke migratie van de objectsoorten uit, zoals je hebt gedaan tijdens de testmigratie.
• Zorg dat je middelsjablonen zijn ontdaan van ongebruikte functionaliteit en dat ze logisch zijn gegroepeerd.
• En tot slot: creëer vervangende functionaliteit door de benodigde acties, overzichten, rapporten en imports voor je processen te configureren, waarbij je de testomgeving als referentie kunt gebruiken.

Dat was het – je kunt aan de slag! En het leukste komt nu pas: Asset Management biedt vrijwel eindeloze mogelijkheden om jouw werk efficiënter, en het leven van je collega’s een stuk makkelijker te maken.

Dankzij de flexibiliteit en de automatiseringsfuncties van het systeem kun je heel creatief zijn met je procesoptimalisatie. Ondertussen werken wij onvermoeibaar door aan nieuwe features, dus zorg dat je op de hoogte blijft van de nieuwste functionaliteiten via onze product update-nieuwsbrief.