Houd grip op je contracten

Veel organisaties kunnen flink besparen door hun leverancierscontracten onder de loep te nemen. De eerste stap is het maken van een goede inventaristaie. Daarnaast is het belangrijk dat je weet wie waarvoor verantwoordelijk is. Doe je dit niet? Dan verlies je het overzicht. Met de inzet van 3 rollen houd je overzicht en grip op je contracten. Lees verder welke rollen dit zijn.

Wie is er verantwoordelijk voor het contract?

In mijn vorige blog vertelde ik al hoe je hier de eerste stap toe zet door de lopende contracten te inventariseren. In dit blog bespreek ik hoe je het overzicht behoudt door enkele rollen te definiëren en toe te wijzen.

Een belangrijk onderdeel van contractbeheer is dat je voor elk contract precies weet wie welke verantwoordelijkheid heeft. Wie is de contactpersoon voor welk contract? Van welk budget wordt deze leverancier betaald? En wie behoudt een totaaloverzicht van alle contractgegevens? Door deze verantwoordelijkheden expliciet te benoemen en toe te wijzen, voorkom je dat je het overzicht weer verliest, omdat uiteindelijk níemand zich verantwoordelijk voelt.

In de praktijk worden in het contractbeheerproces drie rollen gedefinieerd:

1.Contracteigenaar

2.Contractmanager

3.Contractbeheerder

Bij de meeste organisaties waar ik kom, zijn dit geen aparte functies, maar behoort dit tot het takenpakket van bijvoorbeeld een IT- of facilitymanager. Hieronder leg ik uit wat deze rollen inhouden.

Contracteigenaar

De contracteigenaar betaalt. Er bestaan veel verschillende definities van deze rol, maar dit is waar het uiteindelijk op neerkomt. Hij is verantwoordelijk voor het budget waarvan de dienst betaald wordt. Vaak is de contracteigenaar ook de opdrachtgever. De contracteigenaar heeft binnen de organisatie een behoefte gesignaleerd en wil hierop inspelen door een dienst af te nemen bij een leverancier.

Let op! De contracteigenaar is niet altijd degene die het contract ondertekend heeft. De eigenaar heeft in sommige gevallen iemand van zijn afdeling gemachtigd om te tekenen. Het verschilt per organisatie wie er tekenbevoegd zijn. Zorg er echter wel voor dat het aantal tekenbevoegden beperkt is.

Bij onderwijsinstellingen kom ik het regelmatig tegen dat docenten zelf contracten mogen aftekenen, of dat hun aanvraag zonder al te veel controle wordt goedgekeurd. Dat hoeft geen probleem te zijn. Besef echter wel dat hoe meer mensen tekenbevoegd zijn, hoe lastiger het wordt om de situatie overzichtelijk te houden.

Contractmanager

De contractmanager is inhoudelijk verantwoordelijk voor meerdere contracten. Waar de rol van contracteigenaar strategisch is, is de contractmanager veelal operationeel bezig. Hij is degene die in opdracht van de contracteigenaar aan de slag gaat om een leverancier te zoeken. Hij voert de gesprekken met leveranciers, onderhandelt over leveringsvoorwaarden en bepaalt wie de leverancier wordt. De contractmanager constant bezig met actief contractmanagement.

Is het contract eenmaal getekend, dan controleert de contractmanager of de leverancier zich aan de gemaakte afspraken houdt. Hij onderhoudt ook het contact met de leverancier en de zogeheten ‘contractbenutters’: de interne collega’s die gebruikmaken van het contract. Hebben zij vragen over een dienst of contract, dan kunnen ze bij de contractmanager terecht. Daarnaast geeft hij wijzigingen in contracten door aan de contractbeheerder.

Contractbeheerder

De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het vastleggen en beheren van de contractinformatie in de contractendatabase. Hij gaat niet over de inhoud van de contracten, maar zorgt ervoor dat de informatie op een uniforme manier wordt geregistreerd door de verschillende contractmanagers. Daarnaast zorgt hij ervoor dat de gegevens up-to-date blijven, zodat de mensen in jouw organisatie die met contracten werken, altijd beschikken over de juiste informatie.

Het spreekt voor zich dat het lijntje tussen contractmanager en -beheerder kort moet zijn. De contractmanager moet immers aan de contractbeheerder doorgeven wanneer er een contract afgesloten of aangepast is.

Ik ken zelfs bedrijven waar de contractmanagers en -beheerders aan hetzelfde eiland werken. Dit werkt goed, heb ik gemerkt; het bevordert de samenwerking.

Rollen toewijzen

Zorg dat de collega’s die betrokken zijn bij het contractbeheer in jouw organisatie weten wat deze rollen inhouden, en wat er in die rol van ze verwacht wordt. Zijn die rollen uitgelegd en toegewezen, dan kunnen de mensen in die rollen er samen voor zorgen dat je grip houdt op alle contracten. Dit kunnen zij al doen door enkele eenvoudige controlemechanismen op te zetten.

Meer weten over deze rollen binnen contractbeheer?

Kijk dan de webinar terug die ik heb gegeven over contractbeheer. Hierin leg ik uit hoe je jouw contractendatabase op orde krijgt en goed kan beheren. Welke eenmalige stappen er nodig zijn, welke rollen je nodig hebt binnen jouw organisatie en hoe je de contracten op orde houdt.