3 nieuwe TOPdesk-features voor een slimmer Asset Management-proces

Als IT-manager wil je graag een duidelijk en actueel overzicht hebben van al je bedrijfsmiddelen. De Asset Management-module van TOPdesk helpt je daarbij – vooral met de nieuwste features, die jou nog betere overzichten bieden en repetitieve taken overbodig maken. Lees snel verder!

1. Een duidelijk totaaloverzicht met het Middelendashboard

Asset Management heeft een gloednieuwe feature: het Middelendashboard.

Met deze ingebouwde functie heb je altijd een volledig overzicht van je middelen. Het dashboard geeft inzicht in het aantal assets dat je hebt geregistreerd en eventuele problemen die je moet oplossen. Dit zijn enkele voorbeelden van informatie die je via het dashboard kan opvragen:

• Middelen die aan geen enkele persoon, locatie of voorraad zijn gekoppeld – waar zijn deze middelen eigenlijk?
• Middelen die tegelijkertijd aan een persoon én aan je voorraad zijn gekoppeld – is er een administratieve fout gemaakt?
• Middelen die zijn gekoppeld aan gearchiveerde personen – ontbreken er bepaalde middelen?

Wat zijn de voordelen van dit dashboard? Stel je voor: je begint elke werkdag met het openen van Asset Management. Je selecteert de dashboard-tegel, controleert de cijfers en ziet direct of er iets is dat je verder moet onderzoeken. Zo kun je eventuele onregelmatigheden snel verhelpen voordat je aan je taken van de dag begint. Dit is een uiterst handige dagelijkse routine!

2. Elimineer terugkerende taken met behulp van filters en bulkbewerking

De filteropties in Asset Management zijn recent verder uitgebreid. Het nieuwe filteroverzicht heeft een extra intuïtief ontwerp voor een duidelijker overzicht van de ingestelde filters. Je kunt bovendien een aantal vervelende, repetitieve taken uit je takenlijst halen. Bijvoorbeeld:

• Vroeger moest je een aparte middelenlijst aanmaken voor elke filteroptie die gekoppeld was aan een bepaald veldfilter. Voortaan kun je één lijst voor dat veld maken door meerdere filteropties tegelijkertijd te selecteren.
• Heb je een lange lijst met waarden voor een bepaald filter? Je kunt voortaan heel gemakkelijk veldwaarden uitsluiten waar je nu even niet in geïnteresseerd bent.
• Als je een duidelijk overzicht wilt zien van ontbrekende, nog aan te vullen informatie over middelen, kun je een lijst genereren van alle middelen die lege velden hebben.

Deze filteropties zijn superhandig wanneer je ze combineert met bulkbewerking. Waarom? Omdat je met bulkbewerking nóg meer repetitief werk overbodig maakt. Een voorbeeld: in je middelenoverzicht kun je filteren op gearchiveerde personen aan wie nog middelen zijn gekoppeld. Nadat je deze filterlijst hebt gegenereerd, kun je in één keer alle middelen van al deze personen verwijderen door ze in bulk te bewerken. Handig, toch? En de filtermogelijkheden worden nog steeds verder uitgebreid!

3. Bewerk alle sjablonen en velden op één plek met de Sjabloondesigner

De verbeterde Sjabloondesigner heeft een duidelijke taak: jou de tools geven om je middelsjablonen en velden in één overzicht te bewerken.

Er worden nog steeds nieuwe mogelijkheden toegevoegd, maar de eerste updates van de Sjabloondesigner geven je alvast een verbeterd overzicht van jouw sjablonen en velden. Wanneer er meerdere veldtypen met dezelfde naam zijn, zie je voortaan welk veld gekoppeld is aan welk sjabloon. Daarnaast heeft elk soort veld haar eigen mogelijkheden, zoals het (in bulk) toevoegen van keuzeopties voor opzoeklijsten. Je ziet ook de ID-namen van de velden – heel handig wanneer je automatiseringen wilt instellen.

Nu deze elementen zichtbaar zijn gemaakt, kun je vol vertrouwen je velden gaan wijzigen of verwijderen.

Wat zijn de vervolgstappen voor Asset Management?

Als je inspiratie nodig hebt voor het verbeteren van je Asset Management-proces, vul dan onze Quick Scan in. Je krijgt tips die precies op jouw gebruiksniveau zijn afgestemd.

Gebruik je Asset Management al regelmatig? Ontdek dan onze vier oplossingen voor Asset Management die je helpen om nog slimmer te werk te gaan—zodat jij tijd bespaart en fouten voorkomt.