Nieuw in TOPdesk: wat we gelanceerd hebben in februari

Welkom bij onze nieuwe blog met productupdates! We hebben besloten om af te stappen van onze traditionele nieuwsbrief. Waarom? Omdat je je met deze blogs voortaan kan verdiepen in alle maandelijkse updates dankzij uitgebreidere uitleg, verhelderende video’s en aanvullende informatiebronnen. Ook deze maand zijn er weer genoeg nieuwe dingen te ontdekken. Verken alle nieuwe releases in TOPdesk!

Het vernieuwde Takenbord

Wil je een duidelijker overzicht hebben van al je geplande taken in TOPdesk en hulp krijgen bij het prioriteren van die taken? Het Takenbord is precies wat je zoekt. Maar je had het misschien al gemerkt: het was tijd voor een make-over. Daarom heeft ons ontwikkelteam het Takenbord gemoderniseerd volgens ons nieuwe ontwerpsysteem.

Nieuwe look, nieuwe features

We hebben rekening gehouden met jullie wensen voor de look-and-feel van het nieuwe Takenbord en de werking ervan. In de eerste versie zie je gloednieuwe filters voor behandelaars en behandelaarsgroepen, plus een optie waarmee je meldingen en operationele activiteiten kan filteren op vestiging. Je kan taken bekijken zoals je gewend was, maar je kan ze nu ook weergeven in een compacte tabelvorm.

Dit is nog maar het begin. Hou onze updates in de gaten en ontdek hoe je een nog beter overzicht van je taken krijgt met de volgende versies. Zo zorgen we ervoor dat je nog maar één oplossing nodig hebt om je werkzaamheden te overzien.

Aan de slag met het nieuwe Takenbord

Proefritje maken? Klik op de knop in de banner boven in het Takenbord en schakel over naar de nieuwe versie. Omdat het nog geen definitieve versie is, kan je altijd nog terugschakelen naar de oude versie.

Toekomstige verbeteringen

Als je terugkeert naar de oude versie, geef dan jouw feedback op het nieuwe Takenbord. De komende maanden gaan we je feedback gebruiken om het verder te ontwikkelen.

Een gebruiksvriendelijke workflow voor kennisbeheer

In de nieuwe versie van het Kennissysteem deel je makkelijker informatie met collega’s en klanten. Met onze nieuwste update kan je snel een link naar een kennisitem kopiëren vanuit de suggestiewidget of de zoekresultaten van het Kennissysteem – zowel voor het behandelaarsgedeelte als de selfserviceportal.

Wil je aan de slag met het nieuwe Kennissysteem? Schakel over naar de nieuwe versie via de banner op de modulepagina van het Kennissysteem, en ontdek de verbeterde opties voor tekst met opmaak en de intuïtievere workflows.

Verbeterde persoonsimports

Als jouw behandelaars de best mogelijke diensten willen leveren, dan hebben ze actuele informatie nodig over de mensen die ze via TOPdesk moeten helpen. Zo hebben de juiste mensen toegang tot jouw portaal en hebben je behandelaars alle informatie bij de hand om de juiste antwoorden te geven. Met onze importfunctionaliteit importeer je deze gegevens in slechts enkele stappen in TOPdesk. We hebben enkele updates toegevoegd die jou nog meer controle geven over dit proces.

Persoonlijke informatie veilig importeren naar je persoonskaarten

De eerste belangrijke wijziging is de nieuwe kaartsoort Persoon (persoonlijke en contractgegevens) bij de Ondersteunende bestanden-import. Met deze optie importeer je de gebruikelijke persoonskaarten, maar tegelijkertijd ook velden uit de tabbladen Privé en Contract, zoals het woonadres en de contractinformatie. Deze velden waren eerder nog niet beschikbaar. Ze bevatten vaak privé-informatie die alleen toegankelijk is voor bepaalde medewerkers, dus alleen behandelaars met schrijfrechten voor deze twee tabbladen kunnen een import configureren voor deze kaartsoort.

Wil je deze extra informatie toevoegen aan een persoonsimport die je al eerder hebt ingesteld? Doe dan het volgende:

1. Selecteer de gewenste import in het importoverzicht.
2. Klik op Wijzigen om de configuratie van de import te openen. Je kan ook op Meer > Kopiëren klikken als je een nieuwe import wil maken naast een bestaande import.
3. Stel in stap 1 (Doel) de kaartsoort in op Persoon (persoonlijke en contractgegevens).
4. Voeg de nieuwe velden toe aan je import via stap 3 (Veldtoewijzing).

Extra opties voor het importeren van managergegevens

We hebben ook het proces voor het importeren van managerinformatie bij persoonsimports verbeterd. Wil je de manager van een persoon aanpassen met behulp van een import, dan moet je een unieke sleutelwaarde opgeven om die manager te identificeren. Omdat de bestaande opties nog niet alle mogelijke unieke sleutels omvatten, hebben we hier alle tekstvelden beschikbaar gemaakt.

Daarnaast kan je in de import nu specifieker aangeven welke verzoeken een manager mag goedkeuren binnen TOPdesk.

Betere gebruikerservaring bij het beheren van Entra ID-verbindingen

Microsoft Entra ID is een veelgebruikte oplossing voor identiteits- en toegangsbeheer, die je makkelijk kan integreren met TOPdesk. Omdat het opzetten van een dergelijke integratie geen alledaagse taak is, vinden we dat dit proces zo intuïtief mogelijk moet zijn. Daarom hebben we een paar tekortkomingen in de gebruikerservaring verholpen. Je kan nu bijvoorbeeld de veldtoewijzing van een bestaande import aanpassen zonder dat je eerst de verbindingsinstellingen moet openen. Bovendien is het opgeven en opnieuw gebruiken van verbindingsgegevens makkelijker gemaakt.

Vereenvoudigde workflow voor mailimports

Met de importfunctie voor e-mails kan je alle e-mails uit bepaalde e-mailmappen aan TOPdesk toevoegen in de vorm van een melding of wijzigingsaanvraag. Deze wordt vervolgens op de juiste manier gecategoriseerd en toegewezen. Zo kan je een gedetailleerd systeem opzetten dat automatisch taken aanmaakt en bijwerkt voor meerdere teams.

Wil je hierbij onnodig repetitief werk voorkomen? Wij hebben twee elementen voor jou verbeterd:

• Configuraties voor mailimports kopiëren: naarmate je organisatie groter wordt, groeit ook de behoefte om e-mails te importeren. Wil je een importbewerking instellen voor een nieuw team? Of heb je een nieuwe map gemaakt voor dringende e-mails? Kopieer dan gewoon een bestaande mailimport, pas 'm aan waar nodig, en klaar is Kees!
• Status van mailimports exporteren: exporteer met één druk op de knop een volledig overzicht van al je mailimports naar een Excel-bestand, inclusief informatie over de laatste uitvoering.

Zo voorkom je chaos in Asset Management

Wil je een duidelijk overzicht hebben van de bedrijfsmiddelen binnen jouw organisatie? Voor een effectief Asset Management-proces is het essentieel dat je gericht kan zoeken en alleen de informatie ziet die jij en je team nodig hebben. Deze functies helpen je hierbij.

Ongebruikte middelsjablonen archiveren

Sommige middelsoorten zijn op een gegeven moment niet meer relevant voor jouw organisatie. Of misschien verandert de manier waarop bedrijfsmiddelen in sjablonen worden gecategoriseerd. Hoe dan ook: je hebt een tool nodig waarmee je jouw Asset Management kan opschonen zonder dat je belangrijke historische gegevens verliest. Daarom hebben we een optie toegevoegd om middelsjablonen te archiveren.

Deze nieuwe update werkt goed samen met het Velden-paneel dat we onlangs hebben toegevoegd aan Asset Management. Dit paneel toont alle velden die je hebt aangemaakt, plus de sjablonen waarin ze worden gebruikt. Met al deze tools bepaal jij meteen welke velden en sjablonen niet meer relevant zijn.

Verbeterde filters

Je hebt waarschijnlijk gemerkt dat we bijna elke week extra filters toevoegen aan het vernieuwde middelenoverzicht. Dit zijn de nieuwste toevoegingen:

• Filter je voorraadruimtes op voorraad-ID en je middelenoverzicht op middel-ID. Zo kan je specifieker zoeken naar voorraden en middelen, samen met de zoekbalk die ook andere velden doorzoekt.
• Met de filters in het overzicht van de voorraadruimtes kan je nu ook filteren op gekoppelde middelsoorten. Zodra je een middelsoort selecteert, zie je een nieuwe kolom in het overzicht. Deze kolom toont het aantal gekoppelde middelen van dit type.
• Alle middelen die je wel of niet kan reserveren, vind je terug met het blok met reserveringsfilters in het nieuwe paneel.

Zie je het nieuwe filterpaneel niet? Zet de balk Nieuwe filters tonen aan en schakel de bètaversie in.

Overige updates

Een beter overzicht van alle herhalende stappen

Bij geautomatiseerde acties kan je met het herhalen van stappen één of meer stappen een bepaald aantal keren uitvoeren. We hebben nu de mogelijkheid toegevoegd om de naam van een herhalende stap aan te passen. Dat geeft je niet alleen een beter overzicht wanneer je aan de actie werkt, maar is ook handig voor het oplossen van problemen. Als een herhalende stap mislukt, verschijnt de naam van de stap in de logboeken. Zo kan je veel makkelijker problemen opsporen en verhelpen.

Uitgebreide OData-rapportage

We hebben een groot aantal nieuwe velden toegevoegd aan de OData-feed in verschillende onderdelen van TOPdesk, waaronder diensten en locaties. Ga voor een volledig overzicht van alle toevoegingen naar de releasenotes-pagina en filter op Reporting.

Een preview van de nieuwe incidentkaart voor de selfserviceportal

Geen enkele TOPdesk-oplossing is belangrijker voor de klantervaring dan de incidentkaart in de selfserviceportal. Waarom? Omdat jij daar met je eindgebruikers praat. Daarom werken we hard aan het moderniseren van de gebruikerservaring: we ontwikkelen een nieuwe interface die op elk apparaat werkt, die nog meer opties voor tekst met opmaak ondersteunt en waarmee je in een mum van tijd inline afbeeldingen aan gesprekken toevoegt. Met het nieuwe ontwerp voor deze kaart leggen we bovendien de basis voor toekomstige verbeteringen.

Wil je je gebruikers alvast een voorproefje geven van de nieuwe incidentkaart? Vul dit formulier op My TOPdesk in (alleen voor hoofdcontactpersonen, en TOPdesk-versie 15.02.010 en hoger). Zodra we je verzoek hebben verwerkt, zien je eindgebruikers een banner boven hun incidenten waarmee ze hun aanvragen kunnen openen in de nieuwe gebruikersinterface.