Nieuw in TOPdesk: onze updates voor april

We zijn verheugd om de nieuwste updates in TOPdesk met je te delen. Deze maand lees je over onze nieuwste verbeteringen voor Kennisbeheer en Asset Management — en hoe je je goed voorbereidt op de volgende stap in het One TOPdesk User-project.

Kennisbeheer: open je kennisbank

In april hebben we het nóg gemakkelijker gemaakt om de juiste informatie te vinden en elke vraag eenvoudig te beantwoorden. Niet alleen voor jou en je behandelaars, maar zelfs voor niet-geregistreerde gebruikers zoals studenten of inwoners van een gemeente.

Publiceer jouw kennis voor iedereen – en bereik een groter publiek

De informatie in jouw kennisbank kan voor een breder publiek nuttig zijn, bijvoorbeeld ook voor mensen die je normaal gesproken niet via jouw Selfserviceportal ondersteunt.

Daarom hebben we enkele jaren geleden 'Openbare Kennisitems' uitgebracht in TOPdesk Labs voor SaaS. Door aan te geven welke items beschikbaar moeten zijn voor iedereen zonder inlog, kun je bepaalde informatie eenvoudig openbaar delen. Nu brengen we Openbare Kennisitems uit als een standaardfunctie in TOPdesk. Dit betekent dat Openbare Kennisitems niet alleen beschikbaar zullen zijn voor SaaS-klanten, maar ook in de komende release voor TOPdesk On-Premises (Virtual Appliance). Bovendien werkt het nu samen met het nieuwe Kennisbeheer, beschikbaar via de Kennisbeheer-modulepagina.

Om openbare kennisitems in je omgeving in te schakelen, ga je naar Module-instellingen > Kennissysteem > Algemeen > Functionaliteit > Het openbare kennissysteem inschakelen.

Gebruik de nieuwe URL voor openbare items

Als je deze functie al gebruikte terwijl deze nog onderdeel van TOPdesk Labs was, deelde je URL's voor Openbare Kennisitems die 'solutions/open-knowledge-items/item/…' bevatten. In deze nieuwe versie is dit deel van de URL gewijzigd naar 'solutions/public-knowledge-base/item/…'.

Hoewel het oude formaat nog een tijdje zal werken, raden we je aan om zo snel mogelijk URL's in het nieuwe formaat te delen. Je kunt de nieuwe URL's kopiëren door het kennisitem in Verkenner-modus te openen. Ga vervolgens naar het tabblad Publiceren. Onder URL vind je het veld Publieke toegang dat de juiste URL bevat.

Bijgewerkte werkbalk voor betere zoekervaring

We hebben ook het bovenste deel van de nieuwe kennisitemkaart bijgewerkt. Naast een verandering in het ontwerp – waardoor het meer samenhang vertoont met de rest van de interface – zul je twee andere belangrijke veranderingen opmerken:

• Een nieuw klikbaar kruimelpad, direct boven de titel van het kennisitem, om gemakkelijk je locatie in de kennisstructuur te vinden.
• We hebben de optie 'Door onderliggende items zoeken' verwijderd. De zoekbalk zoekt nu altijd alleen door onderliggende kennisitems. We raden je aan hiermee rekening te houden bij het (her)structureren van je kennisbank.

Op zoek naar manieren om het meeste uit Kennisbeheer te halen? Bekijk ons (Engelstalige) blog over Kennisbeheer best practices voor je IT-servicedesk.

Asset Management: personaliseer je overzicht

Kies en herschik kolommen in het middelenoverzicht

De juiste volgorde van kolommen kan de leesbaarheid van je overzichten drastisch verbeteren. Maar niet iedereen wil dezelfde kolommen naast elkaar. Om je te helpen de juiste informatie sneller in het middelenoverzicht te zien, hebben we nieuwe indelingsopties voor kolommen toegevoegd.

Voorheen koos je de kolommen die in het overzicht moesten verschijnen via de functie Kolommen in de rechterbovenhoek. Maar het bepalen van de volgorde van kolommen was niet intuïtief. In de nieuwe (bèta-)versie van de overzichtsinstelling vind je een nieuw tabblad Kolommen. Het bestaat uit twee secties. Onder Alle kolommen kies je de informatie over je middelen die je wilt zien. Vervolgens rangschik je ze onder Zichtbare kolommen precies zoals je wilt.

Vind middelen via hun samenvatting op het Selfserviceportal

Middelen in een organisatie krijgen vaak een unieke naam, maar dat is niet altijd een zeer informatieve naam voor iedereen. Het helpt je team om het juiste middel voor hun taak te vinden, maar het maakt het moeilijker voor de eindgebruiker om het juiste middel voor hun verzoek in te vullen.

We hebben de oplossing voor dit probleem. In formulieren en het ‘Mijn objecten’-overzicht op het Selfserviceportal zullen je gebruikers nu ook zoeken door de samenvatting van het middel. Gebruik hiervoor in formulieren het vergrootglas-icoon om de zoekbalk te openen. Voorheen was dit alleen de ID van het middel. Dus als de samenvattingen van je middelen de belangrijke details bevatten, zullen je eindgebruikers het juiste middel zonder veel moeite vinden. Nooit meer eindeloos zoeken naar LAP1287!

One TOPdesk User: Begin met het koppelen van je behandelaars aan personen

Met het One TOPdesk User-project werken we aan het samenvoegen van de behandelaars- en persoonskaarten, om het beheer van TOPdesk nog gemakkelijker te maken. De volgende stap naar dit doel: het veranderen van hoe je nieuwe behandelaars in TOPdesk aanmaakt.

In november 2025 wordt het verplicht om nieuwe behandelaarskaarten aan een persoonskaart te koppelen. We raden je aan om je alvast voor te bereiden op deze verandering. We hebben belangrijke wijzigingen aangebracht die je helpen voor te bereiden:

• Als je behandelaars aanmaakt met een import, kun je nu het veld voor de gekoppelde persoon in je behandelaarsimport toewijzen.
• Als je behandelaars aanmaakt via de API, kun je nu de gekoppelde persoon in het request body van het /operators endpoint opgeven.

Als je handmatig behandelaarskaarten aanmaakt, kun je deze al koppelen aan een persoonskaart via de behandelaarskaart. We werken ook aan een tijdbesparende bulk-koppeltool die in Q3 wordt uitgebracht.

Voor meer informatie over het One TOPdesk User project, zie onze speciale One TOPdesk User-projectpagina in het documentatieportaal.

Overige updates

Role-based access control voor Ondersteunende bestanden-imports

In de update van vorige maand vertelden we je over role-based acces control (RBAC), en hoe we dit ondersteunen voor het importeren en verzenden van e-mails. Je kunt nu ook de Ondersteunende bestanden-import integreren bij het gebruik van RBAC, zodat je TOPdesk moeiteloos en veilig kunt verbinden met Entra ID.

Nieuwe OData-entiteiten

Elke maand brengen we weer een lijst met nieuwe OData-entiteiten. Vind de volledige lijst met de meest recente toevoegingen in KI 18238 op My TOPdesk.

Voorbeeldweergave in het nieuwe Takenbord

Het nieuwe Takenbord heeft nu een voorbeeldpaneel, dat een volledige samenvatting van je taak geeft zonder dat je het Takenbord hoeft te verlaten. Het uiterlijk is vergelijkbaar met taakkaarten op TOPdesk Mobile, waar het meer op een chat-app lijkt. Klik op de taak – behalve op het taaknummer – om snel een overzicht van de status van de taak te krijgen.

Herken gemakkelijk onjuiste inloggegevens voor interne verbindingen

De nieuwe functie Verbindingen is ideaal voor het beheren en bijwerken van je authenticatiegegevens. Maar hoe weet je wanneer deze gegevens niet meer geldig zijn? We tonen nu een melding op de Verbinding-kaart wanneer de verbindingsgegevens voor interne acties ongeldig of verlopen zijn.