Omgevingsdienst Brabant Noord

Weer veilig aan het werk met COVID-19 dankzij werkplekreserveringen

Bij Omgevingsdienst Brabant Noord (ODBN) werken ruim 300 medewerkers dagelijks aan een schone en veilige leefomgeving voor 16 Brabantse gemeenten en de Provincie Noord-Brabant. Hoewel het thuiswerken nog steeds het uitgangspunt is bij de ODBN, wordt er in bepaalde gevallen toch weer af en toe op kantoor gewerkt. Het is belangrijk dat dit op een veilige manier kan. Informatiemanager Toon van der Pas vertelt hoe de ODBN dit oplost met werkplekreserveringen in TOPdesk.

Van nul naar 104 werkplekken

“Het merendeel van onze 330 medewerkers werkte tot voor kort vanuit huis”, vertelt Toon. “Maar nu de maatregelen rondom Corona steeds soepeler worden, is de ODBN op zoek gegaan naar een manier om medewerkers een veilige werkplek te garanderen. Belangrijke voorwaarde is dat wij snel en eenvoudig een overzicht hebben van wie per dag naar kantoor komt, zodat we onveilige situaties kunnen voorkomen.”

Toen er Corona uitbrak in Nederland, liep er bij ODBN een implementatietraject van TOPdesk, vertelt Toon. “We werken al jaren met TOPdesk via onze IT-leverancier, en waren net bezig om dit in eigen beheer te nemen zodat we TOPdesk volledig op maat kunnen inrichten. In een gesprek met de consultant van TOPdesk, noemde zij werkplekreserveringen als oplossing voor ons vraagstuk over veilig werken op kantoor. Met werkplekreserveringen kunnen we onze werkplekken in TOPdesk registreren, vastleggen welke werkplekken te reserveren zijn en wat de looproutes zijn. Na een dag inrichten, zijn nu 104 van onze 200 werkplekken weer back in business.”

Werkplekreservering op maat

De flexibiliteit van TOPdesk was een belangrijke voorwaarde om met werkplekreservering te werken, vertelt Toon. “Binnen onze organisatie zijn er ook collega’s die dagelijks met privacygevoelige informatie werken. Zij moeten bij elkaar kunnen zitten op speciaal voor hen gereserveerde, en afgeschermde werkplekken. Binnen TOPdesk konden we dit prima oplossen doordat we per werkplek kunnen instellen wie deze wel en niet kan reserveren.”

Naar kantoor? Help yourself!

De nieuwe procedure om naar kantoor te komen, is uitgerold via de selfserviceportal. Dit portaal laat werknemers in een paar klikken de beschikbaarheid van werkplekken inzien en een plek reserveren. Toon: “Omdat er in deze tijden al zo veel op medewerkers afkomt, wilden we dit zo eenvoudig mogelijk houden. We hebben daarom in de selfserviceportal ook een aantal kennisitems en een kort instructiefilmpje beschikbaar gesteld, waarin we uitleggen hoe werkplekreservering in TOPdesk werkt.”

De enige regel die ODBN heeft geïmplementeerd? Je reserveert een werkplek altijd voor een hele dag. Toon: “Ben je maar 2 uur op kantoor? Dan moet je nog steeds de hele dag boeken. Dit is misschien niet ideaal voor de bezetting, maar het zorgt er wel voor dat iedereen altijd aan een schoon bureau werkt en we niet overbodig vaak schoonmaken.”

Op weg naar een veilig kantoor

Een werkplek reserveren via TOPdesk is sinds begin juni mogelijk. Toon: “Collega’s zijn heel enthousiast, en vertellen dat ze met deze maatregel met veel plezier en een veilig gevoel weer aan de slag gaan. Als je reserveert, weet je immers zeker dat je een plekje hebt op minimaal anderhalve meter afstand van je collega’s. Tegelijkertijd weten wij door de registratie ook hoe de bezettingsgraad van het kantoor er per dag uitziet. We kunnen hierdoor zorgen voor een betere spreiding, en drukte voorkomen. TOPdesk maakt het mogelijk dat we in tijd op een gecontroleerde manier weer naar kantoor kunnen.”

Lees meer over werken met 1,5 meter afstand & Enterprise Service Management