De Goudse Verzekeringen

De Goudse Verzekeringen gaat voor goud met Facility Management Software van TOPdesk

“Voorheen hadden we heel veel extra werk door de registratie van alle binnenkomende meldingen’’, vertelt Chantal, Teamcoördinator Facilitair, en al 16 jaar werkzaam bij De Goudse Verzekeringen. “De IT-meldingen werden geregistreerd in aparte Excel sheets en de facilitaire meldingen weer in een ander FMIS systeem. Hierdoor was er erg weinig overzicht.”

Drie jaar geleden koos de IT-afdeling samen met de afdeling Facilitair voor een nieuw servicemanagementsysteem. Chantal licht toe: ‘’Het systeem waarin wij werkten was verouderd en niet zo gebruiksvriendelijk als dat van TOPdesk. Gelukkig komen alle meldingen nu binnen via één Facility Management Information System (FMIS). Zo is het voor al onze medewerkers meteen duidelijk waar je bijvoorbeeld een defecte lamp moet melden of een ruimte kan reserveren.’’ De doorlooptijden van De Goudse Verzekeringen zijn hierdoor al met 10% verbeterd.

Zonder zorgen op bezoek

Naast meldingenbeheer gebruikt de receptie van De Goudse Verzekeringen TOPdesk voor Bezoekersregistratie. Alhoewel het eerst nog een uitdaging was om alle medewerkers van De Goudse Verzekeringen aan te leren de bezoekers te registreren, ziet Chantal dat nu 95% van de bezoekers netjes staat aangemeld dankzij de gebruiksvriendelijkheid van de tool. ‘’Dit is voor mij erg prettig, omdat ik als Teamcoördinator Facilitair op tijd moet weten wanneer ik bijvoorbeeld de garage moet afsluiten om genoeg parkeergelegenheid te creëren voor bezoekers.”

Bezoekersregistratie geeft daarnaast inzicht in het aantal leveranciers dat aanwezig zal zijn in één bepaalde ruimte. ‘’Op deze manier kunnen we de anderhalve meter afstand waarborgen, en voorkomen dat twee verschillende leveranciers in dezelfde ruimte werken. Zo kan iedereen zonder zorgen op bezoek bij De Goudse Verzekeringen”, aldus Chantal.

Weer veilig naar kantoor

Maar dat is niet het enige waar De Goudse Verzekeringen de anderhalve meter probeert te waarborgen. Zo heeft Chantal Reserveringenbeheer gebruikt voor het inrichten van werkplekken op anderhalve meter afstand. Eerst alleen, daarna met behulp van een TOPdesk consultant. Chantal: ‘’De teammanagers die Reserveringenbeheer gebruiken zijn hier ontzettend blij mee, want zij hoeven nu niet zelf bij te houden wie er naar kantoor komt. Ik heb vastgelegd dat maar 50% van de 300 werkplekken gereserveerd kunnen worden. Zo kunnen veel van onze medewerkers veilig naar ons kantoor in Gouda als de corona-omstandigheden het toelaten.’’

Samenwerking tussen Facilitair en andere serviceafdelingen als grootste winst

De grootste winst volgens Chantal? De nauwe samenwerking tussen Facilitair en de andere serviceafdelingen binnen De Goudse Verzekeringen. De in-en uitdiensttreding van medewerkers verloopt nu bijvoorbeeld veel soepeler. Met Wijzigingsbeheer is het aanmelden van nieuwe medewerkers één proces geworden.

Binnen de Self-Service Portal is een tegel aangemaakt voor dit proces. De teammanagers hebben de autorisatie om de gegevens van de nieuwe medewerker in te vullen. Hierbij zijn bepaalde velden verplicht gemaakt. Als de gegevens zijn ingevuld, start er in TOPdesk een automatische workflow voor alle betrokkenen afdelingen. Zo weten ze precies wat ze moeten voorbereiden voor de nieuwe collega.

Wanneer een nieuwe medewerker zich bij het kantoor in Gouda meldt, doet de HR-afdeling eerst een korte ID-check. Daarna krijgt diegene meteen inlogcodes, die de IT-afdeling heeft klaargezet. Chantal: ‘’Normaal gesproken moest je hiervoor helemaal naar de vierde verdieping, maar dat hebben we nu allemaal beneden bij de receptie samengebracht. Bovendien krijgen de nieuwe medewerkers ook nog een welkomstbadge en een goodiebag die weer worden geregeld door de afdeling Facilitair. Zo heb je gelijk een warm welkom als je begint bij je nieuwe werkgever, en dat is voor ons een heel mooi resultaat.’’

Chantal geeft dan ook aan: ‘’TOPdesk is een hulpmiddel tot verbeterde interne dienstverlening, en door de tool is er bovendien meer samenwerking binnen en buiten de verschillende serviceafdelingen van De Goudse Verzekeringen ontstaan.’’