Groenendijk Bedrijfskleding

“5 afdelingen, één centraal meldingspunt”

“Er lag op de IT-afdeling overal werk”, vertelt Melvin Hermsen, ERP applicatiebeheerder bij Groenendijk. “We kregen steeds meer aanvragen: via de mail, de chat en via het oude ticketingsysteem. Aan het eind van de dag konden we niet vertellen wat we allemaal hadden gedaan. Niemand kon overzicht creëren.” Daarom gingen hij en Maarten Coenen, Procesbeheer Logistiek-IT, op zoek naar een oplossing om alle aanvragen op één plek af te vangen.

Met 5 afdelingen in één tool

Op advies van een externe die tijdelijk bij Groenendijk Bedrijfskleding werkte en goede ervaringen had met TOPdesk, zijn Melvin en Maarten zelf naar de mogelijkheden van TOPdesk gaan kijken. Melvin: “In eerste instantie waren we alleen op zoek naar een nieuwe tool voor onze IT afdeling en was het helemaal niet de bedoeling om meerdere afdelingen aan te laten sluiten. In de gesprekken met TOPdesk kwamen we erachter dat de software veel breder inzetbaar is en vóór de livegang zijn er al 5 afdelingen aangesloten. Facilitair en de marketingcommunicatieafdeling zaten alles nog in excelbestandjes bij te houden, en ook wagenparkbeheer en de HR-afdeling werken nu in TOPdesk.”

Groenendijk Bedrijfskleding werkt nu ongeveer vijf maanden met TOPdesk. Melvin: “Het is veel makkelijker geworden om overzicht te creëren. We kunnen precies zien wat er gedaan moet worden, wat er loopt en wat prioriteit heeft. En we krijgen hetzelfde gedaan in minder tijd.”

Hoe TOPdesk één centraal ingangspunt creëert

Maarten: “Met TOPdesk hebben we nu één centraal punt waar iedereen bij kan. Je vindt er alles wat je mogelijkerwijs bij één van de aangesloten afdelingen wil doen. Wil je een nieuwe laptop aanvragen bij ICT? Of een bureaustoel via Facilitair? Dan ga je naar TOPdesk.”

Ook zijn het aantal eerstelijns meldingen afgenomen nu collega’s zelf de kennisbank van TOPdesk kunnen raadplegen. Melvin: “Zeker nu veel mensen thuiszitten en je niet even snel bij je collega’s langs kan lopen, duiken ze veel sneller de kennisbank in. Laatst was er bijvoorbeeld een update voor de headsets. Dan leg je één keer in een handleiding uit hoe het moet. Dan zie je dat er nog een paar mensen naar IT bellen, maar de rest het zelf doet met de handleiding uit de kennisbank.”

Transparante samenwerking

Transparantie is een belangrijk punt voor Melvin en Maarten. “Zeker in coronatijd. Je spreekt elkaar minder. Management kan nu op ieder moment rapportages inzien voor hun eigen afdeling. Zo wordt het veel makkelijker om transparant te zijn naar de rest van de organisatie toe”, vertelt Maarten. “Marketingcommunicatie verstuurt nu bijvoorbeeld iedere maandag een rapportagemail naar de hele organisatie.”

Het proces is nu zo ingericht dat alles langs de managers gaat. “Zo kan het niet zomaar gebeuren dat we iets uitvoeren waarvan vervolgens blijkt dat het budgettechnisch niet handig was. Of dat er op verzoek van een gebruiker iets wordt aangepast dat voor een andere afdeling grote gevolgen heeft”, vertelt Maarten. “Ook hebben we nu grip op de bestellingen. In het verleden zijn er bijvoorbeeld weleens goederen besteld die achteraf niet nodig waren of laptops besteld waarvan achteraf bleek dat ze nog in de kast lagen. Dat soort posten kunnen wel echt uit de klauwen lopen als je niet goed oplet”, voegt Melvin toe.

“Het management is enorm enthousiast over de vooruitgang die we hiermee maken”, weet Maarten. “Vooral over het proactief benaderen van de aanmelder, die nu alles vanuit één platform kan doen en meteen ziet wat hij kan verwachten.” Melvin deelt dat enthousiasme: “Eerst kon ik mijn werk niet loslaten. Nu zie ik aan het eind van de dag precies wat ik allemaal gedaan heb en wat er morgen op de planning staat. Als ik dan de deur achter me dichttrek ben ik vrij. TOPdesk biedt mij rust in mijn hoofd.”