Altrecht

Bij Altrecht is alles voor een nieuwe medewerker vóór de eerste werkdag geregeld

Je eerste week bij je nieuwe werkgever moeten leuren om je laptop, telefoon en toegang tot alle systemen? Dat is bij Altrecht verleden tijd. De instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen lopen soepeler dan ooit dankzij de IDU-procesmodule van Scope4mation en TOPdesk.

Wanneer er voorheen een nieuwe medisch specialist startte bij Altrecht werden de bedrijfsmiddelen uitgeleverd door verschillende teams en om toegang te krijgen tot de juiste systemen waren er ook weer verschillende afdelingen verantwoordelijk voor het toekennen van alle autorisaties. Patrick Draaijer, prestatiemanager Vastgoed & Facilitair (V&F): “Dit verliep erg rommelig. Om te voorkomen dat de medische specialist zelf in de eerste week overal achteraan moest gaan, besloot de secretaresse of leidinggevende vaak zelf de telefoon, laptop, personeelsbadge en sleutels bij de verschillende teams op te halen en af te leveren bij de nieuwe medewerker. Het kostte de betrokkenen veel tijd om alles te regelen.”

De in-, maar ook door- en uitstroomprocessen bij Altrecht moesten beter en daarom riepen de afdelingen ICT, HRM, Functioneel beheer, Finance en V&F het tweewekelijkse inrichtingsoverleg in het leven. Draaijer: “Uit de gesprekken in dit overleg werd al snel duidelijk dat er weinig nieuwe taken nodig waren, maar dat vooral alle activiteiten van a tot z op elkaar afgestemd moesten worden. We besloten alle scenario’s in kaart te brengen zodat alle bedrijfsmiddelen en autorisaties, ongeacht het type dienstverband, vóór de eerste werkdag in bezit zouden zijn van de nieuwe medewerker.”

Van scenario’s naar werkbonnen

Wanneer een medewerker start – nieuw of in een andere functie – moeten taken worden uitgezet bij verschillende teams en leveranciers. “Het is daarom belangrijk om werkbonnen te genereren,” vertelt Draaijer. “Hierop staat alle informatie die nodig is om de juiste autorisaties uit te delen dan wel in te trekken, bedrijfsmiddelen uit te leveren dan wel terug te halen én de juiste sleutels en toegang te verlenen dan wel in te trekken. Maar iedere leverancier heeft weer een andere informatiebehoefte en bij ieder functieprofiel gelden weer andere regels. Als je voor iedere leverancier een aparte werkbon maakt en de werkbon alleen wilt aanmaken als het bedrijfsmiddel ook daadwerkelijk is aangevraagd, krijg je al snel tientallen scenario’s.”

De oplossing? De IDU-module van TOPdesk en Scope4mation. Draaijer: “Toen we de IDU-procesmodule tegenkwamen, waren we direct verkocht. Met deze module maken we op basis van scenario’s automatisch uitgebreide wijzigingen aan in TOPdesk met daaronder per aangevraagd bedrijfsmiddel een activiteit. De activiteiten bevatten uitsluitend de informatie die de leverancier nodig heeft om zijn rol in het proces uit te kunnen voeren en staan toegewezen aan de leverancier.”

Automatisch én foutloos

Het in- en doorstroomproces wordt nu volledig aangestuurd door de IDU-procesmodule. “Voor het instroomproces rekenen we een doorlooptijd van 5 werkdagen,” vertelt Jan-Christiaan Schotanus, teamleider HR-support. “En dan duurt de verzending van de bedrijfsmiddelen nog het langst! Alles gaat nu vrijwel automatisch én foutloos. Vroeger was het bijvoorbeeld al een heel gedoe om een pasfoto op de personeelsbadge te krijgen van het juiste formaat en een hoge resolutie. Nu kan de medewerker de foto zelf uploaden in het HRM-systeem en zorgt de IDU-module ervoor dat de foto in jpeg-formaat wordt doorgezet naar de leverancier.”

Mark Huyben, IT-manager, vult aan: “Ook het proces omtrent de laptop en telefoon verloopt nu anders. Vroeger werden alle laptops eerst naar Zeist verstuurd waar we de juiste software installeerden alvorens ze naar Utrecht gingen waar de medewerker zijn spullen moest komen halen. Nu worden de laptops en telefoons direct door onze leveranciers aangetekend naar een nieuwe medewerker verstuurd. De overige bedrijfsmiddelen worden hier verzameld en als welkomstpakket – inclusief een ansichtkaartje met persoonlijke boodschap – nagestuurd. Veel logischer eigenlijk. We zijn een zorginstelling, geen logistieke organisatie.”

Doorstroom en uitstroom

Ook de doorstroom- en uitstroomprocessen werken nu met de IDU-procesmodule. Met name met het oog op veiligheid is het belangrijk dat deze processen goed geregeld zijn, aldus Huyben: “Als je uit dienst gaat of van functie verandert, krijgen onze leveranciers automatisch een verzoek om te bepalen welke sleutels en autorisaties moeten worden ingenomen. Daarnaast wordt de toegang tot bepaalde dossiers ingetrokken, of krijg je juist toegang tot andere systemen en gegevens.”

Telefoons en laptops zijn bij Altrecht op dit moment gekoppeld aan een persoon, en niet aan een afdeling. Dus als je functie verandert, houd je toch dezelfde spullen. Huyben: “Maar dat is voor veel mensen nog wel verwarrend. Omdat een nieuwe telefoon vroeger erg lang op zich liet wachten, houden teamleiders soms een telefoon achter met het idee ‘dan heb ik er tenminste één’.”

Een wereld van verschil

Alle betrokkenen merken een groot verschil sinds de IDU-procesmodule is geïntroduceerd. “Het in- en doorstroomproces verloopt nu nagenoeg foutloos,” vertelt Draaijer. “Mensen reageren erg positief op het welkomstpakket en er zijn sinds juni vorig jaar al bijna 700 aanvragen via deze module gedaan, volledig automatisch. Reken maar uit wat dat heeft opgeleverd…”

Nimmer af

Voor Altrecht was dit project de aanleiding voor een afdeling-overstijgend overleg, maar de afdelingen ICT, HRM, Functioneel beheer, V&F en Finance komen nog steeds tweewekelijks bij elkaar. “Er zijn al diverse andere processen verbeterd en afdelingsoverstijgende issues opgelost, maar dit soort processen zijn nimmer af,” vertelt Draaijer. “Je moet constant de scenario’s afstemmen op de alsmaar veranderende omgeving. En het is vooral belangrijk om dit samen te blijven doen.”

Lees meer over het succesvol managen van het IDU-proces