10 tips om een nieuwe collega zich snel thuis te laten voelen

Nieuwe verantwoordelijkheden, tientallen nieuwe gezichten en tegelijkertijd natuurlijk niet vergeten waar het toilet ook al weer was: een eerste werkdag bij een nieuwe organisatie kan overweldigend zijn.

Als HR-manager speel je een belangrijke rol in het indiensttredingsproces. Je kunt natuurlijk niet alles naar jouw hand zetten, maar met de juiste voorbereiding kun je wel voor een omgeving zorgen waarin een nieuwe collega zich een stuk sneller thuis voelt. Gebruik hiervoor mijn tien tips.

1. Ga aan de slag met een buddy

Tijdens de indiensttreding is er voor een nieuwe collega veel om te onthouden en te leren. Maak dit eenvoudiger door hem te koppelen aan een mentor of 'buddy' uit zijn team, die helpt om de weg te vinden binnen de organisatie.

2. En laat het ‘rondje bedrijf’ over aan het team

Veel nieuwe medewerkers worden voorgesteld door hun leidinggevende, terwijl dit juist bij uitstek een taak kan zijn die deze mentor of andere directe collega’s oppakken.

Zij zijn niet alleen goed op de hoogte van de belangrijkste ins en outs (en roddels) op de werkvloer, ze hebben zo ook een mooi moment om elkaar beter te leren kennen.

3. Vertel collega’s vooraf dat er een nieuwe collega komt

Een eerste werkdag is een stuk minder stressvol als je je welkom voelt. Informeer medewerkers daarom altijd even dat er een nieuwe collega begint.

Doe je dit per mail? Zet hem of haar alvast in de cc en vraag zijn team zichzelf alvast kort voor te stellen per mail.

4. Eindig de eerste dag altijd met een gesprek

Plan daarnaast voor het einde van de werkdag altijd een informeel evaluatiegesprek in. Vraag hoe het ging, of ze vragen of problemen hebben, geef feedback en bedank ze voor hun inzet. Hierdoor kun je de mogelijke onzekerheid bij een nieuwe collega over zijn eerste dag wegnemen.

5. Zorg voor een bekend gezicht

Tijdens de sollicitatieprocedure ontmoet een nieuwe medewerker waarschijnlijk al een paar toekomstige collega’s. Gebruik deze bekende gezichten om hem op zijn eerste dag direct op zijn gemak te stellen.

Lukt het niet om hem te laten begroeten door een bekend gezicht? Zorg dan dat jouw nieuwe collega wel van tevoren weet door wie hij of zij opgehaald wordt (en andersom natuurlijk).

Je hebt nu mijn eerste vijf tips gelezen. Maar lagen alle spullen als een toegangspas, laptop, mobiele telefoon of andere benodigdheden al klaar? Nee? Lees hoe je binnen 2 uur een workflow voor goede onboarding opstelt, zodat het de volgende keer wel lukt.

6. Maak ruimte vrij in de agenda van de manager

Een manager of leidinggevende is op de eerste werkdag een belangrijke steun voor nieuwe collega’s. Zorg daarom niet alleen dat deze zijn gezicht laat zien, maar plan ook een gesprek in met hem of haar. Doe dit het liefst wat later in de week, zodat nieuwe collega’s zich al wat meer op hun gemak voelen.

7. Laat het team meedenken over de eerste werkdag van de nieuwe collega

De manier waarop het bestaande team een nieuwe collega opvangt, kan een eerste dag maken of breken. Probeer het team daarom al op voorhand te enthousiasmeren over de komst van hem of haar door ze bij het welkomstproces te betrekken. Laat een of twee medewerkers bijvoorbeeld een welkomstpakket samenstellen of een borrel organiseren.

8. Plan gesprekken in met medewerkers uit alle lagen

Dit helpt jouw nieuwe collega om snel inzicht te krijgen in de verschillende functies binnen de organisatie. Daarnaast leert hij zo hoe iedereen bijdraagt aan de missie en het doel van het bedrijf, en wat zijn eigen rol hierin is.

9. Vergeet de bedrijfscultuur niet

Voor de formele bedrijfsregels is er een personeelshandboek. Maar om zich snel thuis te voelen, hebben nieuwe medewerkers ook behoefte aan informatie over de informele gebruiken, normen en waarden van de nieuwe organisatie.

Waar en wanneer wordt er geluncht? Welke activiteiten worden er georganiseerd? Hoe wordt omgegaan met verjaardagen? Deel deze informatie en betrek nieuwe collega’s zo snel mogelijk bij alle activiteiten.

10. Organiseer een kennismaking vóór de eerste werkdag begint

Kennismaken met het team is een van de belangrijkste activiteiten voor iedere eerste dag. Een drukke maandagochtend is hiervoor vaak echter niet het ideale moment. Kijk daarom eens of het mogelijk is om voorafgaand aan de eerste werkdag een uitje te organiseren met het hele team en nodig jouw nieuwe collega uit. Zo kan iedereen in een ontspannen sfeer zorgen voor een sterke eerste indruk.

Gebruik deze tips en maak van een stressvolle onboarding dag in het leven van jouw nieuwe collega een goede start van zijn nieuwe baan.

Meer informatie over onboarding?

Bij veel bedrijven moet een nieuwe medewerker op de eerste werkdag vaak nog zelf achter zijn spullen aan. Daar ligt ruimte voor verbetering. Lees in dit blog van mijn collega Martijn Poll 3 redenen om de onboarding op orde te krijgen.