ICT en FM samen in één tool: gedeelde dienstencatalogus

Stel, voor het facilitaire team van jouw organisatie wil je gebruik maken van een registratietool (FMIS) voor meldingen en verzoeken. De ICT afdeling maakt al gebruik van een dergelijke tool, alleen noemen zij het een ITSM-tool. Omslachtig? Ja. Gelukkig is het mogelijk om samen te gaan werken in dezelfde tool.

Maar welke stappen moet je zetten zodat zowel ICT als Facilitair prettig kunnen werken in dezelfde tool?

ICT en Facilitair in één tool

Maakt ICT al gebruik van een tool en wil de facilitaire afdeling daar ook mee aan de slag? Dan is het raadzaam om met beide afdelingen in één en hetzelfde systeem te werken. Dat heeft verschillende voordelen. Zo kun je eenvoudig meldingen naar elkaar doorzetten, bijvoorbeeld als ICT en Facilitair allebei actiepunten hebben om een melding op te lossen.

Daarnaast kun je één selfserviceportal samenstellen waarin alle medewerkers, en in het geval van een onderwijsinstellingen ook docenten en eventueel studenten informatie kunnen opzoeken over de dienstverlening van ICT én Facilitair.

Alles staat op één plek en heeft een uniforme uitstraling. En dan hebben we het natuurlijk nog niet over het prijsvoordeel dat hoort bij samen gebruik maken van dezelfde tool.

Samenwerken aan één inrichting

Als de ICT-afdeling al een registratietool gebruikt, dan zal deze software ook al ingericht zijn. De instellingen zijn al ingevoerd en zijn volledig gebaseerd op de werkwijze die ICT hanteert. Kiest Facilitair er nu ook voor om met dezelfde tool te werken? Dan is het van groot belang om samen met de ICT-afdeling te sparren over de mogelijkheden.

Neem samen door wat de huidige inrichting is, hoe die tot stand gekomen is en wat er voor aanpassingen nodig zijn om de tool nuttig in te kunnen richten voor zowel ICT als Facilitair.

Samenwerken IT en FM samen in een tool. Hoe je dit doet? Organiseer verschillende sessies waarin je dieper ingaat op de onderwerpen waar ICT en Facilitair elkaar tegenkomen. Doe dit met een werkgroep waarin zowel ICT als Facilitair is vertegenwoordigd. Ook de applicatiebeheerder en consultant van de softwareleverancier moeten bij deze werkgroepen betrokken zijn.

Waarom? Uit hun ervaring bij eerdere projecten, weten zij welke onderwerpen extra aandacht verdienen en kunnen zij meedenken over de vraagstukken.

Inrichten van de gezamelijke tool

Vanuit de werkgroepsessies zullen een aantal actiepunten naar voren komen. Er zullen waarschijnlijk een aantal instellingen aangepast of aangevuld moeten worden, zodat zowel ICT als Facilitair in de tool aan de slag kunnen. De applicatiebeheerder kan deze ‘nieuwe inrichting’ verzorgen, eventueel in samenwerking met andere werkgroepleden of een consultant van de softwareleverancier.

Doe dit eerst in een testomgeving en zorg dat je de nieuwe inrichting vanuit de verschillende disciplines en teams goed getest wordt. Is de inrichting volledig naar wens? Zorg dan dat de productie-omgeving wordt aangepast naar de nieuwe inrichting. En zodra die klaar is, kunnen zowel ICT als Facilitair in één tool aan de slag!

De Universiteit Utrecht ging je al voor.

Ook werken aan één servicedesk?

Meer inspiratie over het doorbreken van silo’s in je dienstverlening? Ga je de servicedesks van twee of meerdere afdelingen samenvoegen en wil je dat tot een succes maken? Stel dan een gedeelde dienstencatalogus samen.