Hoe verbeter je het indiensttreding-proces van je bedrijf? Dit is de eerste stap

Je indiensttreding-proces op orde krijgen, maar je weet niet waar te beginnen? De eerste stap is gelukkig niet zo ingewikkeld: ga eens vaker koffie drinken met je collega’s van IT en facility management.

Om ervoor te zorgen dat een nieuwe medewerker op zijn eerste dag alles heeft om direct aan de slag te kunnen, moeten verschillende afdelingen namelijk in actie komen.

Soepel indiensttreding-proces: verantwoordelijkheden van meerdere afdelingen

Als HR-team moet je een personeelsdossier aanmaken en de verstrekkingen inventariseren. IT moet een inlogaccount en Active Directory-account aanmaken. Facility moet een werkplek inrichten en een toegangspas aanmaken. Elke afdeling werkt hierbij vaak zijn eigen checklist af, zonder dat iemand een totaaloverzicht heeft.

Indiensttreding, een proces vol afhankelijkheden

Dat hoeft geen probleem te zijn. Maar dat is het in de praktijk vaak wel, omdat de afdelingen sterk van elkaar afhankelijk zijn. Ik wil dit illustreren aan de hand van een praktijkvoorbeeld met een te laat geleverde smartphone:

De facility-afdeling was verantwoordelijk voor het uitleveren van de smartphone, maar kon dit pas doen als deze door de IT-afdeling was geconfigureerd. De IT-afdeling was hiervoor weer afhankelijk van de personeelsgegevens die HR moest aanleveren. HR had IT een e-mail gestuurd met deze gegevens, maar die was nooit aangekomen bij IT. Dus zaten de partijen op elkaar te wachten en kwam de smartphone te laat.

IT en Facility vaak te laat geïnformeerd over de onboarding

Zelfs wanneer alles wel op tijd geleverd wordt, verloopt het proces niet altijd soepel. Een veelgehoorde klacht van IT- en facility managers aan hun HR-collega is dat ze vaak te laat horen dat er een nieuwe medewerker begint. Dat ze bijvoorbeeld op donderdag horen dat er maandag iemand moet starten. Of de hele werkplek vrijdag ingericht kan zijn?

De HR-adviseur weet dat dit kort dag is, maar de manager graag wil dat de nieuwe medewerker snel aan de slag kan. De IT- of facility manager zal hier niet blij van worden, maar hij zal het wel doen, ten koste van ander gepland werk. En zijn humeur.

De reden dat indiensttreding niet goed geregeld is

De oorzaak dat zo’n proces rondom de indiensttreding stokt is vaak dat de managers van ondersteunende afdelingen weinig contact met elkaar hebben. Ik kom vaak bij organisaties om te bespreken hoe we deze samenwerking tussen ondersteunende afdelingen kunnen verbeteren. Het gebeurt regelmatig dat de IT-, facility- en HR-manager zich in dat gesprek aan elkaar voorstellen.

De eerste keer dat ik dat zag, knipperde ik met mijn ogen. Ik dacht: hoe kun je elkaar nog niet kennen? Maar het komt vaker voor, heb ik de afgelopen jaren gemerkt.

Dat is geen onwil of desinteresse voor het andere team, maar komt vaak doordat het runnen van het eigen team al genoeg aandacht vraagt. Dat is begrijpelijk, maar het resultaat is dat dit soort afdelingsoverstijgende processen doorgaans nog niet goed geregeld is.

Ondersteunende afdelingen zoeken elkaar steeds meer op

Dat is gelukkig aan het veranderen. Onder het mom van <a href="https://www.topdesk.com/nl/blog/route-naar-esm/ (ESM) zoeken ondersteunende afdelingen elkaar steeds vaker op om te bespreken hoe ze samen betere service kunnen leveren aan hun klanten. Maar zelfs bij organisaties die aan ESM werken, blijkt het indiensttredingsproces vaak nog een kwestie van de eigen checklist afwerken en hopen dat het goedkomt.

Wil je het indiensttredingsproces verbeteren? Ga dan eens op de koffie bij jouw collega van IT en facility management. Vraag hoe zij het proces rondom de indiensttreding ervaren, wat er beter kan, en of zij dit samen met jou willen verbeteren. Als ze enthousiast zijn maar weinig tijd willen investeren, kan je zelf het voortouw nemen en hen laten volgen.

Meer weten over indiensttreding-processen en ESM?

Kijk deze webinar terug en leer welke mogelijkheden service management software biedt voor HR-afdelingen en het indiensttreding-proces.