Help, schooljaar start en indiensttredingsproces is niet op orde!

Aan het einde van augustus beginnen de scholen weer. Voor docenten die op een nieuwe school starten een spannende en belangrijke periode. Je krijgt namelijk maar één kans voor een eerste indruk bij de leerlingen. Een goed indiensttredingsproces is hierbij van essentieel belang.

Indiensttredingsproces verbeteren met 5 tips

Helaas weet ik, door mijn ervaringen als voormalig docent, dat het indiensttredingsproces niet op iedere school goed geregeld is. Daarom geef ik je 5 praktische tips. Zo laat je het proces dat een nieuwe medewerker meemaakt soepel verlopen.

1. Sluit processen naadloos op elkaar aan

Traditioneel gezien verloopt het indiensttredingsproces vanuit HR. Dit is de afdeling die veelal het contact met de nieuwe docent heeft en zorgt voor de contractuele zaken.

Echter spelen afdelingen als Facilitair en IT ook een belangrijke rol. Facilitair zorgt voor onder andere sleutels en printpassen. IT is verantwoordelijk voor het verstrekken van een laptop en zorgt er voor dat de docent in alle systemen, zoals Leerlingvolgsystemen (LVS) en Blackboard kan werken.

In de praktijk sluiten deze processen vaak niet naadloos op elkaar aan. Het gevolg? Veel relevante zaken zijn niet geregeld, wanneer er op de eerste werkdag al les wordt gegeven. De docent begint met een valse start aan het nieuwe schooljaar.

Het is van belang om inzichtelijk te hebben waar welke afdeling verantwoordelijk voor is. Op deze manier kun je processen naadloos op elkaar aan laten sluiten. En wordt het beschrijven van een efficiënt proces eenvoudig.

2. Begin zo vroeg mogelijk met de onboarding

Waar de zomervakantie voor docenten heerlijk is, geeft dit medewerkers van ondersteunende afdelingen vaak veel stress! Zij starten vaak een paar dagen voordat de schooldeuren opengaan. Echter is deze periode van een paar dagen erg kort om alle zaken goed te regelen.

Hier komt bij dat docenten zich graag zo goed mogelijk voorbereiden. Zeker wanneer zij bij een nieuwe school aan de slag gaan. Belangrijk is dat een docent tijdig kan inloggen in roosterpakketten, klassenlijsten kan bekijken en lesmateriaal kan inzien. Veel van deze zaken kunnen al voor de zomervakantie worden geregeld, zolang dit maar bekend is bij de partijen die hierover gaan.

Docenten gaan veel prettiger de zomervakantie in als ze weten waar ze aan toe zijn. Begin daarom zo vroeg mogelijk met het indiensttredingsproces, zodat er al zo veel mogelijk voor de vakantieperiode kan worden ondervangen. Dit zorgt voor rust bij zowel de docent als bij de ondersteunende afdelingen.

3. Zorg voor één aanspreekpunt voor je nieuwe collega

Een nieuwe school geeft allemaal nieuwe indrukken. Waar je in een regulier bedrijf vaak een periode de tijd hebt om ingewerkt te worden, moet je in het onderwijs direct voor de klas staan. Je hebt weinig tijd, dus je verdiepen in de werkwijze van de school zit er vaak niet in. Ook weet je vaak niet welke ondersteunende afdeling precies waarvoor verantwoordelijk is.

Zorg voor één vast aanspreekpunt. Dit kan iemand van de afdeling zelf zijn, maar ook gewoon een collega. Op deze manier is de nieuwe docent niet onnodig veel tijd kwijt. Hij kan bovenstaande zaken immers vragen aan zijn aanspreekpunt.

4. Buddy-up met een andere docent

In navolging op één aanspreekpunt is het helemaal efficiënt om een buddy aan te wijzen. Een buddy kan de docent begeleiden gedurende de eerste maand. Een nieuwe school met al zijn geschreven, maar ook ongeschreven, regels en afspraken is nu eenmaal lastig te doorgronden. De buddy is de schakel tussen de nieuwe docent en medewerkers binnen de school.

Bijkomstig voordeel van deze wisselwerking tussen oude en nieuwe collega’s is dat eventuele obstakels die voor vaste medewerkers onzichtbaar zijn geworden weer onder de aandacht komen. Op deze manier kunnen huidige processen, die vaak door gewoonten ingesleten zijn, direct verholpen of verbeterd worden.

5. Evalueer met je medewerkers

De indiensttreding is natuurlijk aan verandering onderhevig. Iets wat dit schooljaar actueel is, kan volgend schooljaar achterhaald zijn. Evalueer daarom de indiensttreding.

Breng bijvoorbeeld de klantreis in kaart, door een customer journey op te stellen. Belangrijk hierin is dat je de complete indiensttreding doorneemt. Vanaf het eerste contact dat er is geweest nog vóór de sollicitatie, tot aan een maand in dienst. Hierin vinden allerlei interactiemomenten plaats, de zogenaamde touch points, die je helpen je indiensttreding te verbeteren.

De 5 take-aways over het indiensttredingsproces

1. Komt er een nieuwe collega in jouw team? Maak afspraken over de verantwoordelijkheden met de betrokken afdelingen;
2. Zorg dat de lijst met docenten voor het nieuwe schooljaar vóór de zomervakantie bekend is. Zet activiteiten voor het indiensttredingsproces direct uit, zodat deze tijdens de zomerperiode behandelt kunnen worden;
3. Geef een nieuwe docent één vast aanspreekpunt. Handig om bekend te raken met processen. En je leert daarnaast meteen je nieuwe collega kennen;
4. Zorg voor een buddy tijdens de eerste maand van de nieuwe docent. Op deze manier kunnen (onzichtbare) obstakels direct getackeld en verholpen worden;
5. Evalueer na een bepaalde periode met de nieuwe docent en kom erachter hoe diegene het indiensttredingsproces ervaren heeft. Hoe je dit aanpakt? Gebruik de tips ‘In 10 stappen een customer journey voor je servicedesk’.

Lees meer over TOPdesk in het onderwijs

Wil je weten wat wij kunnen betekenen op het gebied van het onderwijs? Lees dan verder op deze pagina.