Nieuw in TOPdesk: onze releases in maart

In de productupdate van deze maand ontdek je een gloednieuwe manier om je geautomatiseerde acties sneller en veiliger te beheren. Maar dat is niet het enige wat je kunt ontdekken! Blijf lezen om alles te weten te komen over wat er deze maand nieuw is in TOPdesk.

Geautomatiseerde acties: beheer je verbindingen op één plek

Naarmate je meer ervaring opdoet met TOPdesk en processen begint te herkennen die je kunt automatiseren, groeit je lijst met Geautomatiseerde Acties. De automatiseringen zelf worden ook steeds ingewikkelder. Het is geweldig dat je automatiseringen tijd besparen voor je operators, maar je wilt niet al je tijd besteden aan het handmatig onderhoud. Daarom hebben we onlangs een essentieel hulpmiddel toegevoegd om je te helpen je te concentreren op automatisering in plaats van administratie. Begin met het beheren van de verbindingsdetails voor je acties op één plek en houd deze inloggegevens veilig en up-to-date met de nieuwe functionaliteit Verbindingen.

Hoe werkt het?

Je kunt een verbinding maken in het nieuwe Verbindingen-overzicht, dat je kunt vinden via het overzicht Geautomatiseerde Acties in Actiebeheer. De verbinding omvat de authenticatiedetails die nodig zijn om de geautomatiseerde actie veilig uit te voeren. Geef de verbinding een naam, bepaal welk type verbinding je maakt en geef de juiste inloggegevens op. Zodra je de verbinding hebt opgeslagen, kun je deze selecteren en hergebruiken in elke HTTP-stap.

In de afbeelding hieronder vind je een voorbeeld van een verbinding die kan worden gebruikt voor automatiseringen binnen je eigen TOPdesk-omgeving, met behulp van de inlognaam en het applicatiewachtwoord van de behandelaarskaart APIUSER. Wij raden vaak aan de behandelaarskaart die je hiervoor gebruikt een herkenbare naam te geven.

Stel automatiseringen in – zonder obstakels

Het instellen van nieuwe acties wordt minder ingewikkeld met Verbindingen. Wanneer je handmatig inloggegevens invoert in een actie, moet je ook wat code gebruiken. En je moet vaker dan je zou willen authenticatiedetails invoeren, vooral voor complexere actiereeksen – wat onderweg leidt tot foute. Of misschien ben je vergeten dat applicatiewachtwoord op de juiste plek op te slaan? Met Verbindingen zijn deze uitdagingen verleden tijd!

Zeg vaarwel tegen handmatig onderhoud

De voordelen stoppen niet bij het maken van acties. Het beheren van bestaande acties is nu ook eenvoudiger dan ooit. Misschien herken je deze situatie: voor veel acties gebruik je dezelfde verbindingsdetails. Nu het applicatiewachtwoord is verlopen en dus wordt gewijzigd, moet je al deze acties één voor één doorlopen om dezelfde details bij te werken. Met Verbindingen loop je daar niet langer continu tegenaan. Je hoeft dat wachtwoord slechts één keer te wijzigen: in de gecentraliseerde verbinding die je hebt ingesteld.

Je kunt nu ook filteren op verbindingen in het Geautomatiseerde Acties-overzicht. Gebruik de filter om meer inzicht te krijgen in welke acties welke verbinding gebruiken. Daarbij toont elke Verbinding-kaart in welke geautomatiseerde actie die verbinding wordt gebruikt.

Verbeter je wachtwoordbeveiliging

Beveiliging is essentieel wanneer je werkt met inloggegevens. De Verbindingen-functie helpt je om authenticatiedetails veilig te beheren in TOPdesk:

• Je hoeft je applicatiewachtwoorden niet langer op te slaan in meerdere geautomatiseerde acties.
• Tijdens het bewerken van een geautomatiseerde actie zien jij (en dus ook misschien je collega's) de gebruikte inloggegevens niet meer in de gebruikersinterface.
• Omdat het bijwerken van verbindingsdetails in het verleden zo'n karwei was, was je misschien geneigd om applicatiewachtwoorden verder in de toekomst te laten verlopen. Nu is daar geen reden meer voor. Je kunt de vervalperiode korter houden, waardoor de kans op misbruik wordt verkleind.

Wil je meer weten over het gebruik van Verbindingen? Lees alles over Verbindingen op ons documentatieportaal.

Bestandsbeheer: ruim je bestanden op zonder handmatig werk

Op 15 maart vierden we Digital Cleanup Day 2025. Het opruimen van oude gegevens en bestanden is een drievoudige winst: het vermindert CO₂-uitstoot, opslagkosten en risico's voor gegevensopslagbeveiliging.
Hetzelfde geldt voor TOPdesk. Na verloop van tijd sla je veel gevoelige of irrelevante gegevens op. Je eindgebruikers voegen screenshots toe van foutmeldingen op hun laptop met hun persoonlijke gegevens volledig zichtbaar. Of ze uploaden hoogwaardige video's van de robotstofzuiger van het kantoor die in cirkels draait. Maar wist je dat je je bestanden in TOPdesk verantwoord kunt beheren zonder handmatig werk?
In de functionele instellingen vind je de instellingen voor bestandsbeheer. Je kunt het bestandsbeheer per TOPdesk-module instellen en zelf bepalen wanneer verouderde bestanden automatisch kunnen worden verwijderd.

We hebben onlangs ook de opzet van deze pagina herzien om je een beter inzicht te geven in hoe bestandsbeheer werkt. De interface is intuïtiever en toegankelijker geworden en bevat meer links naar onze documentatie. We hebben hetzelfde gedaan voor de instellingen voor bescherming van persoonlijke gegevens. En in de nabije toekomst krijg je een duidelijker overzicht van hoeveel bestanden je binnen je TOPdesk-omgeving opslaat.

E-mails en imports

Stem TOPdesk af op Microsoft-diensten met RBAC

Vanwege de rol bij het beschermen van gevoelige gegevens en het effectiever toewijzen van permissies, wordt role-based access control (RBAC) steeds meer het favoriete permissiemodel voor toegang tot applicaties. Voor Microsoft is dit niet anders. Veel van onze gestandaardiseerde integraties, waaronder de mailimport en de Ondersteunende bestanden-import, zijn ontworpen om naadloos met Microsoft-diensten te verbinden. Daarom hebben we ervoor gezorgd dat het verbinden met Microsoft Entra ID via Microsoft Graph nu ook RBAC ondersteunt.
Als je voor Microsoft-diensten gebruikmaakt van RBAC, dan kun je nu met succes je TOPdesk-omgeving ermee verbinden voor mailimports en het versturen van emails. Voor Ondersteunende bestanden-imports is dit binnenkort beschikbaar.
Voor meer informatie over het instellen van een verbinding met Microsoft Graph, zie onze documentatie voor mailimports en het verzenden van e-mails. Voor de Ondersteunende bestanden-import vind je een uitleg binnen de configuratie van de import in TOPdesk.

Krijg controle over je imports

Je kunt nu twee nieuwe functies gebruiken met betrekking tot personenimports:

• Importeer persoonsgroepen: gebruik een externe hoofdbron voor de categorisatie van je persoonsgroepen. Maak en werk persoonsgroepen bij in bulk via de Ondersteunende bestanden-import. Gebruik daarnaast de import voor Persoonskaarten om personen aan de juiste groepen te koppelen. Dit is momenteel beschikbaar voor Excel. In de toekomst zal dit ook beschikbaar worden voor Entra ID als hoofdbron.
• Zichtbare objecten op SSP: krijg meer controle over welke objecten je personen kunnen zien in het Selfserviceportal. We hebben 'Vestiging bekijken (showObjectsOfBranch)' en 'Dochtervestigingen bekijken (showObjectsOfSubsidiaries)' toegevoegd aan de te koppelen velden lijst. Deze velden komen overeen met de selectievakjes onder 'Selfserviceportal: 'Mijn Objecten'' op de Persoonskaart.

Andere updates

• E-mails verzenden: TOPdesk zal nu automatisch proberen een e-mail opnieuw te verzenden als de mailserver de aanvraag de eerste keer niet kon verwerken.
• Asset Management-filtering: ontdek welke assets zijn gekoppeld aan een specifieke asset. Het nieuwe filterpaneel in het middelenoverzicht bevat nu de ‘Relaties’-optie, om zo alle middelen weer te geven die als ouder en/of kind aan een specifiek middel zijn gekoppeld.
• Koppelingsoorten verwijderen: Koppelingsoorten helpen je de verschillende relaties tussen je middelen te categoriseren. Je kunt nu elke niet relevante koppelingsoort verwijderen. Deze functie vind je op het paneel 'Koppelingsoorten' in de Sjabloondesigner.
• 'Mijn bezoekers'-overzicht: Het onlangs gemoderniseerde 'Mijn bezoekers'-overzicht in de SSP stelt je nu in staat URL-parameters toe te passen. Filter je overzicht via de SSP op de juiste manier en kopieer de URL uit de URL-balk van je browser om deze makkelijk opnieuw te openen. Gebruik het om te specificeren hoe je het bezoekersoverzicht filtert, wat een meer gepersonaliseerde ervaring biedt die je gemakkelijk kunt bookmarken of toevoegen als een standaardknop in je SSP.
• OData-rapportage: we hebben meerdere nieuwe items toegevoegd aan verschillende tabellen voor het maken van aangepaste rapporten. Voor een volledige lijst, zie onze releasenotes-pagina, of kijk in KI 18206 en KI 18207 op My TOPdesk.
• Sneak preview voor SSP-Incidentkaart: vorige maand deelden we dat we werken aan een nieuw ontwerp voor de Incidentkaart op het Selfserviceportal. Gebruikers die dit voorproefje openen, zien nu nieuwe antwoorden op het incident en alle relevante incidentdetails, plus de functie om hun aanvraag te sluiten en opnieuw te openen. Wil je je gebruikers een glimp van de toekomst geven? Vul dit formulier in op My TOPdesk (alleen voor hoofdcontacten) om het voor hen in te schakelen.

Bereid je voor op deze twee veranderingen in TOPdesk

Binnen de komende maanden komen er twee belangrijke veranderingen naar TOPdesk die je aandacht vereisen.

Bijgewerkte Incident API voor rich text-editing

Om onze nieuwe Rich Text-editor op de Incidentkaart te introduceren, moeten we enkele cruciale wijzigingen aanbrengen in onze Incident API. Hierdoor kunnen sommige van je automatiseringen, waarin specifieke API-endpoints worden gebruikt, niet meer volledig werken wanneer we deze nieuwe editor in je omgeving lanceren. Dit gaat om endpoints voor het opvragen van de ‘progress trail’ (GET /progresstrail, GET /actions, GET /requests) en de endpoints die bijlagen teruggeven (GET /attachments). Ontdek welke specifieke API-endpoints worden beïnvloed en hoe ze in de nieuwe situatie werken in dit kennisitem op My TOPdesk.

'Gesprekken'- en 'Aan de slag'-widget binnenkort met pensioen

Voor je team is de startpagina van het behandelaarsgedeelte het eerste wat ze zien wanneer ze beginnen met werken in TOPdesk. Ons doel is om deze startpagina een duidelijk en overzichtelijk startpunt te maken voor het vinden van je taken. Daarom gaan we de 'Gesprekken’- en 'Aan de slag'-widgets in Q4 van dit jaar verwijderen. We hebben geleerd dat deze widgets niet meer de beoogde waarde toevoegen: gesprekken vinden nu plaats in verschillende communicatietools, en je hebt misschien gemerkt dat er in de 'Aan de slag'-widget al een tijdje iets niet goed gaat met de verbinding.