Het nut van een FMIS

Werk jij als medewerker bij een ondersteunende dienst? Dan weet je als geen ander dat je nauwelijks dagen hebt die precies zo lopen zoals je ze van tevoren plant. Je moet veel werkzaamheden ad hoc uitvoeren als je de organisatie zo goed mogelijk wilt ondersteunen. Vaak ontbreekt daarin een totaaloverzicht. Een FMIS kan je hierbij uit de brand helpen. Hoe? Dat vertel ik je in dit blog.
Medewerkers van een ondersteunende dienst krijgen dagelijks veel verschillende werkzaamheden op hun bord. Zonder overzicht van al deze werkzaamheden ontkom je niet aan vragen zoals:

• Welke meldingen komen nu eigenlijk binnen?

• Is er niks vergeten?

• Wat is de status van een melding?

• Heeft een collega deze al opgepakt?

• Zit er overlap in de verschillende meldingen?

• Is alles naar tevredenheid van de melder opgelost?

Kun je deze vragen niet of niet altijd beantwoorden? Dan kan dit ertoe leiden dat je meldingen of aanvragen vergeet, niet correct oplost of juist dubbel uitvoert.

Verzorgen verschillende facilitaire medewerkers dezelfde taken? Dan weten ze op een gegeven moment niet meer wie nou exact met wat bezig is. Gelukkig kun je dit eenvoudig wegnemen: registreer meldingen en hou actiepunten die uitgevoerd zijn bij in een FMIS.

Wat is een FMIS?
Een FMIS (Facilitair Management Informatie Systeem) is software waarin onder andere meldingen en aanvragen geregistreerd worden die door klanten, medewerkers en collega’s ingediend zijn. Het systeem kan ook breder ingezet worden voor bijvoorbeeld gebouwonderhoud, middelenregistratie en reserveringsbeheer.

Als je meldingen registreert, kun je ze ook eenvoudiger prioriteren. Met een duidelijk overzicht van openstaande meldingen, is helder welke meldingen als eerste afgehandeld moeten worden. Dat betekent dus ook dat meldingen die nieuw binnenkomen, niet per definitie direct afgehandeld worden. Misschien moeten eerst andere meldingen afgehandeld worden, die meer prioriteit hebben.

Voordelen van een FMIS

Ook voor de facilitair manager, coördinator of teamleider heeft het gebruik van een FMIS voordelen. Doordat meldingen en verzoeken geregistreerd worden, kun je:

• Meldingen verdelen over de aanwezige medewerkers;

• Meldingen die op naam staan van eventueel afwezige teamleden herverdelen;

• Analyseren hoeveel meldingen binnenkomen bij de medewerkers en hoeveel tijd er nodig is om deze meldingen af te handelen;

• Meldingen doorzetten naar leveranciers en de dienstverlening van die leveranciers te monitoren;

• Een historie opbouwen van het aantal incidenten per ruimte of object.

Deze informatie is waardevolle input voor toekomstige verbeterprojecten. Misschien zie je dat het meubilair van merk X veel vaker kapot gaat, dan het meubilair van merk Y. Of dat complexere meldingen te lang blijven liggen, doordat er veel meldingen ad hoc binnenkomen.

Ervaringen uit de praktijk

Als consultant kom ik regelmatig over de vloer bij middelbare onderwijsinstellingen en onderwijsgroepen. Meestal voor de ICT-afdeling. Zij registreren hun meldingen en verzoeken vaak al in een servicemanagementsysteem. Steeds vaker merk ik dat de facilitaire afdeling hun meldingen ook wil registeren. Maar hoe nuttig is dit?

Een situatieschets om aan te geven waar ik het over heb: de schoolbel gaat. Het is 12:10 uur en de middagpauze begint. Overal waar je kijkt vliegen de deuren van de klaslokalen open. Een aantal leerlingen rent zo snel als ze kunnen de gangen door naar de kantine, in de hoop als eerste een broodje te bemachtigen. In de aula ontstaat al snel een flink rumoer.

Als conciërge houd je gedurende de pauzes toezicht op de leerlingen in de aula. Terwijl je net een student wil vertellen dat kauwgom onder de tafel plakken toch echt niet de bedoeling is, komt één van de docenten naar je toe. Hij vertelt dat in zijn lokaal 2.32 bij twee stoelen de rugleuning los zit. Hij vraagt of het snel gemaakt kan worden, want hij komt nu eigenlijk stoelen te kort. “En de buitenzonwering is ook nog steeds niet gemaakt. Wanneer wordt dat opgelost?”. Je geeft aan dat je vanmiddag na de lessen wel even langsloopt om te kijken of je het direct kan oplossen.

De rest van de pauze probeer je zo goed mogelijk te onthouden wat de docent zojuist bij je gemeld heeft. Maar tijdens de pauze help je ook nog een leerling die zijn pasje thuis is vergeten bij het openmaken van zijn kluisje. In de gang zie je dat één van de TL-buizen is uitgevallen. En aan het einde van de pauze blijkt ook nog dat één of andere grappenmaker de wc-deur op slot heeft gedraaid, terwijl er niemand op het toilet zit.

Zodra de schoolbel gaat voor het begin van de volgende lessen, keert de rust in de gangen langzaam terug. Tijd om samen met de andere conciërges te lunchen. Tijdens de lunch blijkt dat één van de andere conciërges al contact heeft gehad met de leverancier van de zonwering. Er is afgesproken dat ze langskomen, maar wanneer weet je collega niet meer. Dat moet hij opzoeken in zijn mail. Laten we dan eerst maar de wc-deur openen en de TL-buis vervangen. Maar in welk lokaal waren die stoelen nou ook alweer kapot?

Denk groot, begin klein

Je hoeft een FMIS niet altijd groots en meeslepend in te zetten. De inzet van facilitaire software alleen voor het meldingenproces kan al helpen bij een groot deel van de hiervoor beschreven punten. En dit proces kun je vaak al binnen enkele dagen inrichten.

Natuurlijk kun je de dienstverlening verder professionaliseren met een FMIS met meerdere modules. Zo kan je met een self service portal (SSP) meldingen bij binnenkomst structureren en oplossingen op veelgestelde vragen proactief aanbieden. Een SSP zorgt er bovendien voor dat docenten en medewerkers altijd meldingen kunnen indienen zonder de conciërge in de wandelgang aan te spreken. Ook kan je in een facilitair systeem periodiek onderhoud aan gebouwen vastleggen en structureel verzorgen. Maar zoals we vaak zeggen bij TOPdesk: “Denk groot, begin klein”.

Meer lezen over FMIS?

Wil jij een FMIS gebruiken of maak je al gebruik van een FMIS voor de facilitair medewerkers, en ben je benieuwd hoe je dat praktisch houdt? Wil je aan de slag met een FMIS maar weet je niet waar je moet beginnen? Neem dan contact met ons op, we helpen je graag verder.