4 tekenen dat de Techtopus of Chaos jouw servicedesk heeft overgenomen

Laten we eerlijk zijn, van tijd tot tijd is een beetje chaos best leuk als je in IT werkt. Het hoort er ook gewoon een beetje bij: dingen gaan vroeg of laat kapot en mensen maken nu eenmaal fouten. Maar als ongeorganiseerd werken, verwarring en een gebrek aan overzicht constante factoren in je IT-dienstverlening zijn, dan heb je te maken met een groter, zorgwekkender probleem. TOPdesk heeft verschillende monsters in kaart gebracht die IT-professionals dag in dag uit heldhaftig bevechten – dit monster noemen we de Techtopus of Chaos.

Met zijn kronkelende tentakels en zijn blinde haat voor alles wat efficiënt en systematisch verloopt, houdt dit monster zowel je collega’s als de eindgebruikers in een ijzeren greep om samenwerking en overzichtelijkheid onmogelijk te maken.

Maar hoe weet je nu of je met Techtopus te maken hebt en niet met de normale ups en downs van werken in IT?

Hier zijn een paar tekenen dat dit IT-monster jouw IT-servicedesk heeft overgenomen:

1. Je hebt geen overzicht

Er gebeurt wel degelijk van alles op jouw servicedesk. Eindgebruikers dienen aanvragen in en IT lost ze op. Maar veel van wat er tussen aanvraag en oplossing gebeurt is een mysterie. Er wordt nauwelijks iets gedocumenteerd, er zijn geen standaardprocessen en er is bijna geen transparantie. Het is nooit helemaal duidelijk wie wat oppakt, waardoor je collega’s met onnodig dubbel werk worden opgescheept. Omdat niets gestandaardiseerd is, moet je elke keer het wiel opnieuw uitvinden. Bovendien is het bijna onmogelijk om KPI’s bij te houden en over de prestaties van je servicedesk te rapporteren. Al werkt je team nog zo hard, het is nauwelijks zichtbaar.
Volg je diensten in vogelvlucht en houd Techtopus uit de buurt met de overzichten en dashboards van TOPdesk.

2. Serviceafdelingen weten elkaar niet te vinden, laat staan dat ze samenwerken

Als je in silo’s werkt, heb je Techtopus een handje geholpen. Als serviceafdelingen samenwerken, halen organisaties het beste uit hun mensen en middelen. Dit komt omdat veel aanvragen eenvoudigweg niet door één enkele serviceafdeling kunnen worden afgehandeld. Om complexe processen zoals onboarding soepel te laten verlopen, is iedereens betrokkenheid nodig. Maar met Techtopus op vrije voeten is samenwerking binnen je eigen IT-afdeling al lastig, laat staan met andere teams zoals HR of facility. Het gevolg? Werken in silo’s, verwarring en wanorde.

Ontdek in onze ESM-blog hoe samenwerking tussen serviceafdelingen je dienstverlening kan verbeteren.

En de chaos beperkt zich niet alleen tot je collega’s. Dit brengt ons bij ons volgende punt …

3. Je eindgebruikers tasten in het duister

Als het gebrek aan overzicht jou al verwart, bedenk dan eens hoe je eindgebruikers zich moeten voelen. Zonder een duidelijk beeld van wie wat oppakt, kunnen aanvragen veel te gemakkelijk blijven liggen – zelfs de belangrijke. En door een gebrek aan transparantie tasten eindgebruikers volledig in het duister. Stel je voor dat je op een marketingafdeling werkt en dat je een applicatie die je voor je dagelijkse werk gebruikt ineens niet meer kunt openen. Als je niet regelmatig op de hoogte wordt gehouden door de mensen die je aanvraag behandelen, dan ga je je afvragen: heb ik eigenlijk wel een IT-aanvraag ingediend of roep ik maar wat in het luchtledige?
Als jouw servicedesk overspoeld wordt door IT-aanvragen, kun je ook te maken hebben met de Many-Headed Request.

4. Je teamgenoten voelen de druk

Als jouw medewerkers aan servicedeskstress beginnen te lijden, dan is dat een duidelijk teken dat Techtopus jouw IT-afdeling in zijn greep krijgt. Als jouw medewerkers constant brandjes moeten blussen en van de chaos proberen te ontsnappen, dan is de kans op abnormale stressniveaus groot. Vat dit niet te licht op. Stress op de servicedesk leidt tot een hoog verloop, tot meer kosten om vervangers te vinden en op te leiden, en tot lagere prestatieniveaus. De negatieve impact op zowel je klantervaring als je medewerkerservaring is groot.
Wil je servicedeskstress een halt toeroepen? Bekijk in deze blog onze tips om medewerkers te helpen het hoofd koel te houden en effectief met stress om te gaan.

Don’t let IT problems become monsters

De Techtopus of Chaos is niet het enige monster dat jouw IT-servicedesk bedreigt. Ontdek de 3 grootste problemen waar IT-managers mee te maken kunnen krijgen, en lees hoe je met TOPdesk kunt voorkomen dat die problemen monsterlijke proporties aannemen.