Het verschil tussen functioneel, applicatie- en technisch beheer

Binnen functioneel beheer, beheer je de functionaliteiten van de tool. Je bent dus de functioneel beheerder. Vaak wordt de functie echter ook applicatie-beheerder of technisch beheerder genoemd. Deze termen worden soms door elkaar gebruikt, maar is dit terecht of zijn er grote verschillen? In dit blog leg ik uit wat de termen betekenen en welke rol je wanneer nodig hebt.

De rollen zijn afhankelijk van het soort tool

Voor ik uitleg wat de verschillende rollen betekenen, is het goed om te beseffen dat de rol die je nodig hebt, afhankelijk is van de soort tool die beheerd moet worden. Is het een standaard-applicatie of niet? En heb je dit in eigen beheer (on-premises) of maak je gebruik van een SaaS-oplossing?

Vraag 1: Beheer je een standaard of niet-standaardapplicatie?

Bij een standaardapplicatie worden de functionaliteiten van de software door de producent bepaald. Grote aanpassingen en extra functionaliteiten kunnen door de klant niet zelf in de tool bijgebouwd worden. Een voordeel hiervan is dat enkel de standaardfunctionaliteiten beheerd hoeven te worden, waardoor hier weinig technische kennis voor nodig is.

Heb je een niet-standaardapplicatie, zoals SAP? Dan kunnen er modules en functionaliteiten bijgebouwd worden voor jouw organisatie. Dit wordt een maatwerkapplicatie genoemd. Omdat er echt ontwikkeld moet worden, is er veel meer technische kennis nodig voor het beheer hiervan.

Vraag 2: Heb je de applicatie als SaaS of on-premises?

Van oudsher werden alle applicaties lokaal beheerd – dus on-premises. Voor deze beheervorm moest je servers in huis hebben en genoeg technische kennis om die databases, servers en infrastructuur te beheren. Tegenwoordig is het steeds gebruikelijker dat een applicatie in de cloud wordt beheerd en je het als service afneemt. Op die manier hoef je dus minder technische kennis in huis te hebben.

De volgende vraag is: Welke tool vraagt welke rol? En welke taken komen hierbij kijken?

Functioneel beheerder

Het beheren van de functionaliteiten van een standaard-applicatie is de hoofdtaak van een functioneel beheerder. Functioneel beheerders hebben dus weinig technische kennis nodig. Zij blinken juist uit in de soft-skills. Zij hebben meer met presenteren, het overtuigen van mensen, vergaderingen leiden en documentatie vastleggen.

Applicatiebeheerder

Het werk van een applicatiebeheerder is veel technischer. Op basis van wensen van de gebruikers van een niet-standaardapplicatie, is het zijn taak om delen bij te bouwen. Een applicatiebeheerder moet dus kunnen programmeren en overzichten kunnen bouwen. Soms wordt dit werk door iemand van IT uitgevoerd, in andere gevallen wordt hier een externe consultant voor ingehuurd.

Van oudsher komen de werkzaamheden van de functioneel beheerder ook bij de applicatiebeheerder terecht. Dit betekent een extra belasting op zijn bestaande takenpakket. Om niet het risico te lopen dat deze taken vergeten worden, is het belangrijk dat er iemand anders op deze extra functie zit. En indien nodig zouden beide functies naast elkaar moeten bestaan.

Technisch beheerder

De technisch beheerder is niet verantwoordelijk voor de software zelf, maar voor de infrastructuur eromheen. Hij zorgt ervoor dat servers in de lucht blijven en dat ze goed benaderbaar blijven. Dit is alleen aan de orde bij on-premises applicaties – bij SaaS-applicaties neemt de leverancier al het technisch beheer voor zijn rekening.

Vreemde eend: functioneel applicatiebeheer

In de theorie bestaat deze functie niet. De functieomschrijving van een functioneel beheerder staat omschreven in BISL, die van een applicatiebeheerder in ASL. In geen enkele theorie word er gesproken over een functioneel applicatiebeheer.

In de praktijk komt deze functieomschrijving echter wel vaak voor. Een lastige functie, want iemand moet zowel over sociale en technische skills beschikken. Het aantal mensen dat dit goed kan combineren is zeldzaam. In de praktijk komt het er op neer dat er te weinig tijd is voor alle werkzaamheden. Daarom ben ik geen voorstander van deze functie. Je doet van alles een beetje, in plaats van beide aspect met volle aandacht.

Nog meer halen uit functioneel beheer?

Slimmer omgaan met je applicaties en veel geld besparen voor je organisatie? Lees hoe je dit aanpakt in ons gratis e-book Functioneel beheer.