Reserveringenbeheer
Jouw ruimtes, middelen en diensten zo geboekt
Met de Reservations Management-software van TOPdesk is het reserveren van ruimtes, middelen en diensten zoals catering zo gepiept. Je krijgt een duidelijk overzicht met al je middelen en faciliteiten, van vergaderzalen tot laptops en bedrijfsauto's. En dankzij planners en to-dolijsten weet iedereen in jouw team hoe ze reserveringen soepel kunnen laten verlopen.
Probeer TOPdesk zelf
Eenvoudig diensten aanvragen
Weten jouw klanten precies wat er beschikbaar is? De Self-Service Portal van TOPdesk geeft je gebruikers een duidelijk overzicht van alles wat ze kunnen reserveren, inclusief bijbehorende middelen. Willen gebruikers een vergaderzaal reserveren? Dan kunnen ze gelijk een laptop, koffie en thee bestellen en zien wat deze diensten kosten. De duidelijke planner begeleidt gebruikers stap voor stap door de reserveringsaanvraag. Je kunt eenvoudig foto’s en een omschrijving van elke ruimte en dienst toevoegen, zodat klanten precies weten wat ze reserveren.
Maak deelbare ruimtes beschikbaar
Beschikt jouw organisatie over ruimtes met verstelbare wanden? Je kunt zowel deze grote opdeelbare ruimtes als de subruimtes laten reserveren en bepalen wat de standaard bloktijd, diensten en capaciteit zijn. Dit helpt jouw eindgebruikers met het boeken van de meest geschikte locatie – groot of klein.
Weet wie de deelnemers zijn
Reservations Management geeft je de mogelijkheid om eenvoudig deelnemers aan een reservering toe te voegen. Nodig zowel medewerkers als externe deelnemers uit – je kunt zelfs nieuwe bezoekers direct in de reserveringsplanner aanmelden. Heb je de tijd of locatie van de reservering aangepast? Dit wordt automatisch doorgegeven aan de deelnemers, wat jou een hoop tijd en moeite bespaart.
Al je reserveringen in één overzicht
De reserveringenplanner geeft je een duidelijk overzicht van alle reserveringen en je kunt met een paar klikken faciliteiten of diensten toevoegen. Houd de bezetting en kosten van een ruimte nauwkeurig bij met de handige dashboard- en rapportagemogelijkheden van TOPdesk.
De juiste ruimte zo gevonden
Filteropties in Reservations Management helpen je precies de juiste ruimte vinden. Je hoeft alleen het aantal personen in te vullen, de gewenste locatie en je kunt de ruimte meteen boeken. De planner laat eventuele dubbele reserveringen zien. Of maak het jezelf makkelijk en toon alleen beschikbare ruimtes.
Beheer je reserveringen met gemak
Als er ruimtes of middelen zijn gereserveerd, wil je zeker weten dat ze op tijd beschikbaar zijn. Met Reservations Management van TOPdesk is dat heel eenvoudig: lijsten vertellen je welke bedrijfsmiddelen afgegeven en teruggegeven moeten worden, en helpen je om dit met een paar klikken te doen. Het takenbord geeft je één duidelijk overzicht van alle gereserveerde diensten, zodat medewerkers precies weten welke taken moeten worden uitgevoerd en alle reserveringen soepel verlopen.
Geïnformeerd op het juiste moment
Informeer collega’s over de voor vandaag geboekte ruimtes met het Meeting Overview. Geef het overzicht weer op een scherm bij de entree zodat bezoekers direct weten waar zij naartoe moeten. Wil je meer informatie geven over de beschikbaarheid van een vergaderruimte? Gebruik Room Reservation Screen op tablets naast de deur zodat men kan zien of de ruimte bezet is en direct de ruimte kan reserveren.
Wist je dat gebruikers eenvoudig hun terugkerende reserveringen kunnen wijzigen in de Self-Service Portal van TOPdesk?