Enza Zaden

Enza Zaden heeft maar één tool nodig om grip te houden op processen, medewerkers en productie

Bij Enza Zaden zijn bijna alle modules in gebruik. Van Incidentbeheer tot Bezoekersregistratie. Gert Ruiters, applicatiebeheerder bij Enza Zaden, heeft in de afgelopen anderhalf jaar steeds meer processen in TOPdesk ondergebracht. “Als je TOPdesk in huis hebt, is het zonde als je het niet optimaal gebruikt!”

De ICT-afdeling werkte al jaren met TOPdesk voor incidentregistratie en wijzigingsbeheer, maar Enza Zaden had nog veel meer modules in huis. Gert vond het tijd om hier wat mee te gaan doen. “Je kan enorm veel geld besparen als je gewoon gebruikt wat je in huis hebt. Als mensen iets nodig hebben, hoef je vaak helemaal geen nieuwe tool aan te schaffen. Ik heb ooit ergens anders gewerkt waar ze de applicaties gingen inventariseren. Bleken ze gewoon 560 applicaties in huis te hebben. Kun je nagaan! Daar konden er zo 300 van weg.”

Of iedereen stond te springen om met TOPdesk te gaan werken? Niet echt. “Op verandering zit nooit iemand te wachten, dus het ging wel met horten en stoten”– Gert lacht – “Gelukkig heb ik een paar enthousiastelingen getroffen bij HR, Facilitair en Inkoop. Samen is zoiets veel leuker.”

Onderhoudscontracten op machines

Facilitair is binnen Enza Zaden onder andere verantwoordelijk voor de machines in de laboratoria en productiestations. En het onderhoud wordt allemaal in TOPdesk geregeld. “Alle machines zijn gekoppeld aan een ruimte en gebouwnummer in de TOPdesk-module Asset management,” vertelt Gert. “Daarin hebben we reeksen ingebouwd op contracten van leveranciers. We hebben bijvoorbeeld vele machines waar onderhoud voor nodig is. Een aantal keren per jaar moet dit gebeuren. Helemaal geautomatiseerd. Met een reeks, operationele taken en een mailtje naar Facilitair: ‘Let op! Deze moet in onderhoud!’”, afstemmen met de gebruiker, en natuurlijk een mail naar de leverancier.

Er gaat natuurlijk buiten het onderhoudscontract van de machines ook wel eens iets kapot. Dit kunnen medewerkers op de werkvloer zelf melden via de Self-Service Portal. Dan krijgt Facilitair een melding, maar ook de inkoopafdeling werkt in TOPdesk en kan van hieruit meteen een werkbon genereren voor een leverancier. “Maar we gaan nog een stapje verder,” vertelt Gert enthousiast. “We zijn nu bezig met een koppeling met Dynamics 365, ons nieuwe inkoopsysteem. Dan wordt dat automatisch gesynchroniseerd met TOPdesk en krijgt de leverancier direct de bestelling binnen.”

HR is ook enthousiast

Inkoop en Facilitair doen dus veel met TOPdesk, maar ook HR is om. Sterker nog: HR is een van de meest enthousiaste gebruikers. “Ik zal het wel even laten zien!” Gert deelt zijn scherm en er verschijnt een hele lijst met modules. “In principe hebben we dit dus in één jaar opgezet.” Hij klikt door naar de module Operationeel beheer. “HR heeft veel terugkerende taken. Van die dingen die als gele post-its aan je scherm hangen, die je maar één keer per maand moet doen. Bijvoorbeeld de betaling regelen voor de Belgische collega’s, of de adressen voor het personeelsblad updaten. Dit zetten ze nu in TOPdesk en dan krijgen ze vanzelf een seintje. Dit is hun geheugensteuntje.”

Gert klikt nog even door en al snel verschijnt een enorme lijst met kennisitems, van zwangerschapsverlof aanvragen tot verzuimregelingen. Deze hele kennisbank wordt via de Self-Service Portal beschikbaar gesteld aan de medewerkers. “HR heeft het hele CAO-boek erin gehangen,” vertelt hij. “En ze hebben overal een formuliertje voor. Vrije dagen verkopen, bijkopen, noem maar op! Hierdoor kwamen we er bij ICT achter dat onze inrichting niet zo simpel was voor de gebruiker. Toen hebben we ons deel omgebouwd à la HR, zo werd het een stuk begrijpelijker.”

“Bedankt voor je mail, maar we zijn er niet”

De Self-Service Portal wordt internationaal gebruikt, van Nederland tot Rusland, van Maleisië tot Tanzania. Het is de bedoeling dat alle medewerkers hun vragen en problemen zoveel mogelijk via de Self-Service Portal doorgeven. Gert: “Als je een mailtje stuurt, krijg je van de supportdesk meteen een antwoord met een verwijzing naar de Self-Service Portal en de mededeling dat ze niet aanwezig zijn. Dat zijn ze wel, en ze lezen je mailtje wel, maar we willen mensen natuurlijk naar de Self-Service Portal lokken.”

En lukt dat een beetje? “Om eerlijk te zijn, zijn de cijfers teleurstellend,” zegt Gert terwijl hij z’n schouders ophaalt. “Zo’n 50% maakt er gebruik van. Je hoort vaak ‘ik stuur wel een mailtje’. Maar mensen gaan nog wel om. Voorheen bleef een mailtje een dag of twee bij de supportdesk liggen voordat het werd doorgestuurd. Nu hebben we de supportdesk er tussenuit gehaald voor alle applicaties en stuurt TOPdesk alles meteen naar de juiste persoon. Je wordt dus echt sneller geholpen. En hoe meer afdelingen aansluiten, hoe logischer het voor medewerkers wordt om hier gebruik van te maken.”

Niet te veel willen

Afgelopen jaar moesten alle collega’s bij Enza Zaden via MS Teams gaan werken. Dus dan is het niet handig om ook nog eens allerlei andere applicaties aan te bieden. “Dan worden mensen gek,” zegt Gert. “Bij ICT kan je je niet omdraaien of de technologie is al veranderd; kun je je voorstellen hoe het is voor iemand die hier geen affiniteit mee heeft? Dan is het wel heel fijn dat je TOPdesk hebt. Alles in één tool, dat maakt het een stuk makkelijker!”

Alleen nog projectbeheer

Gert ziet nog genoeg uitdagingen die hij in TOPdesk wil onderbrengen. “Het reserveren van fietsen bij Facilitair kan in de toekomst ook via TOPdesk, maar we willen o.a. ook de bestellingen voor de lunch hierin zetten, en gaan dan kijken hoe de bedrijfskantine verder aangesloten kan worden.